Gestión de procesos

Causa raíz de las no conformidades: Buenas prácticas para el análisis y la identificación

Imagem de uma planta com as raízes em formato de fluxograma, simbolizando a busca pela causa raiz das não conformidades.
Imprimir artigo

Encontrar la causa raíz de las no conformidades es todo un desafío para cualquier profesional. Ya sea un empleado de SGC, un gerente o alguien que está implementando la Calidad en la empresa.

Esta dificultad se debe en gran medida a los diversos contextos en los que puede surgir la NC  ¡Cada ocurrencia es diferente! Por lo tanto, cada uno necesita un análisis único, centrado específicamente en el problema que está causando en la empresa.

Pensando en eso, decidí escribir este artículo con algunas buenas prácticas que pueden guiar el proceso de manejo y ayudar a encontrar la causa raíz de las no conformidades. No voy a hablar sobre todo el flujo de negocios, sino solo sobre el análisis de la causa raíz.

¿Por qué es tan importante encontrar la causa raíz de las no conformidades?

Muchas veces, nos apresuramos a elaborar el plan de acción porque tenemos la impresión de que resolverá todo. Y esta percepción incluso tiene su encanto y realidad.

Sin embargo, debemos entender que hemos ideado el plan de acción para eliminar una causa raíz. Si identificamos la causa raíz incorrecta, estaremos trabajando para eliminar la causa raíz incorrecta. Entonces, ¿qué pasa? Sí, la ocurrencia vuelve a ocurrir, porque no actuamos en la raíz del problema. Sobre lo que realmente lo causó.

¡Así que no hay manera! Este paso es esencial y es muy necesario, ¡pero mucha atención!

Use las herramientas de la Calidad

Esta es quizás la práctica más básica de todas. De esa manera, si NO utiliza ninguna herramienta de la calidad en su análisis, está en malas condiciones.

Digo esto porque el uso de técnicas específicas ayuda a organizar la búsqueda de la causa raíz de las no conformidades. Si no usted no usa ninguna, es probable que no identifique nada de manera asertiva, sino que “adivine” lo que puede estar sucediendo.

Yo, en particular, no conozco muchas herramientas diferentes para este propósito, pero se tres que marcan la diferencias:

  1. 5 porqués
  2. Diagrama de Ishikawa
  3. Brainstorming

Involucre más personas que ejecutan el proceso

La tercera herramienta que mencioné en el capítulo anterior es la lluvia de ideas. Cualquiera que conozca esta herramienta sabe que funciona mucho mejor en grupos. Para encontrar la causa raíz de las no conformidades, esta regla es aún más válida.

Si usted es un administrador de procesos, es importante ayudar con el análisis de la causa raíz. Pero no sirve de nada hacerlo solo o encerrado en una oficina de calidad. Las personas que más entienden el proceso y cómo funciona son las personas que lo ejecutan.

Viven los cambios y la rutina del proceso, para que conozcan todos los detalles importantes. Por lo tanto, mientras más personas se involucren en el proceso, el análisis será mejor y más asertivo.

¡No descarte ninguna hipótesis!

Aun en línea de la tormenta de ideas (Brainstorming) y el involucramiento de las personas. Una advertencia: ¡Tome las cosas con calma, no haga nada a la fuerza! Involucrar a todos es útil, también será un poco más de trabajo. Digo esto porque pueden pasar dos cosas:

1º – El entusiasmo por “resolver el problema” reduce su importancia.

Jeison (nuestro Director Ejecutivo) nos dijo una frase interesante hace unos días de  H. L. Mencken:

“Para cada problema complejo, siempre hay una solución simple, elegante y completamente incorrecta”.

Así, en un grupo de personas, es fácil dejarse seducir por la primera causa encontrada y dar el caso cerrado. En este punto, como conductor de la reunión de análisis, usted tendrá que actuar. Debe asegurarse de que las causas se debatan, se vuelvan a debatan una y otra vez hasta q al final se determine la verdadera causa raíz.

2º – La tormenta de ideas parece demasiado grande

Hay ocurrencias muy complejas. Eso lleva mucho tiempo para analizar y realmente descubrir. En tales casos, en una lluvia de ideas bien hecha, surgirá mucho. Aquí, es igual de fácil querer descartar una idea que parece “algo fuera de la caja”.

Nuevamente, usted tendrá que actuar para garantizar que todas (dije todas) las posibles causas raíces sean tomadas en cuenta… Eso no significa que tengas que analizarlas todas en el momento.  bien en ese momento. Pero hay que asegurarse de que todo está estudiado y analizado.

¡Manténgase enfocado en el proceso, no en la gente!

Hace unos días, estaba hablando con una persona que trabaja con Ingeniería,  Metrología . Es un cliente nuestro en Qualiex  y Metroex  y, más aún, un gran socio de Forlogic. Estábamos hablando sobre el enfoque basado en procesos, que ahora se instituyó más fuertemente en 17025: 2017 (una de las áreas de especialización de nuestro socio). Y me dijo algo interesante:

“Davidson, muchas personas que trabajan con 9001 aún no entienden qué es un enfoque de proceso”.

Y estoy de acuerdo con él. Después de todo, hasta el día de hoy veo informes de personas que NO están buscando la causa raíz de las no conformidades. En su lugar, estos profesionales están buscando culpables del error X, Y o Z.

En estos casos, la causa raíz encontrada es “error humano” o “tal persona no siguió el proceso”. Comprenda que: ¡Estas no son causas fundamentales! Si esto sucedió, fue el proceso el que salió de control, porque el proceso es quien debería evitar los errores.

Incluso en los casos en que la falta de competencia conduce a NC, no es responsabilidad de las personas. La empresa no tiene un proceso de admisión (o integración) que garantice que solo personas competentes trabajen en los procesos productivos.

El enfoque del proceso es trabajar para que el proceso sea a prueba de fallas. Encontrar culpables es mezquindad o ignorancia, así que tendríamos que ir caso por caso para averiguarlo, jaja. (Predigo que la gente me dira muchas cosas después de leer la última oración. ¯\_(ツ)_/¯ I’m so sorry!)

¡Capacite a las personas sobre no conformidades, procesos y Calidad!

¡Ahora, tomando el gancho de la competencia! ¡Debe asegurarse de que las personas involucradas en el análisis entiendan lo que están haciendo allí!. Y aquí también hay dos aspectos a tener en cuenta:

1 – Las personas deben estar conscientes de lo que están haciendo

No sirve de nada detener la línea de producción para analizar la causa raíz de las no conformidades si las personas ni siquiera saben qué es la no conformidad. No estoy hablando de enseñar el término técnico, el Qualite.

Las personas necesitan entender qué no conformidades hay en su vida diaria. Por lo tanto, este trabajo no será “Cosa de la Calidad”.

2 – Las personas necesitan entender las herramientas de calidad

Nadie tiene que ser un doctorado en el diagrama de Ishikawa, para saber dónde nació la herramienta o quién la creó. Pero las personas necesitan saber qué es necesario para aplicar la técnica en el proceso que realizan.

Incluso para que no genere fricción entre las personas. ¿Imagina aplicar los 5 por qué sin explicar a la gente cómo funciona la técnica? Sucesivamente preguntando por qué y por qué. Sin un mínimo de conciencia y conocimiento, las personas no entenderán que se trata de una investigación de proceso, no de un “interrogatorio de la calidad”.

¡No acepte ocurrencias mal documentadas!

Tener la información correcta sobre NC es crucial para poder continuar con el trato. La falta de información o el registro incorrecto cuando se abre el evento puede hacer que sea muy difícil (o incluso imposible) identificar la causa raíz de las no conformidades.

¡Por lo tanto, asegúrese de un registro detallado! Con evidencia, descripciones y lo que sea necesario. ¡Indique a los auditores internos que hagan esto y, si es necesario, obligue al auditor externo a explicar el NC! Lo importante es tener un registro completo, que le brinde información para avanzar en el análisis.

PD: Si quiere entender este paso un poco mejor, escribí una publicación solo para hablar sobre la recopilación de información de los CN. En él, hablé sobre 3 preguntas esenciales para comenzar el proceso de tratamiento 

Garantice un análisis consistente para encontrar la verdadera causa raíz de las no conformidades

En general, el proceso de negociación implica mucho más que simplemente encontrar la causa raíz de las no conformidades. Sin embargo, este trabajo dirigirá el resultado de toda la ejecución. Después de todo, el objetivo de abordar la no conformidad es eliminar la causa raíz de un problema que afecta a la empresa.

De esta manera, cuanto más se esfuerce su equipo por encontrar lo que está interrumpiendo los procesos (causas fundamentales), más significado tendrá este trabajo, más resultados logrará y menos NC reincidirán. Si no valoraste tanto este paso, ¡es hora de salir del modo automático y garantizar un análisis eficaz!

PD: Si conoces alguna buena práctica que no esté en el artículo, ¡déjala en los comentarios! 😉

Autor

Comentarios

Posts Relacionados

Diversos documentos e materiais sendo acessados de um computador, simbolizando o Controle da informação documentada.
← Post mais recente
Control de la información documentada: consejos básicos y cuida...