Como reducir el tiempo de revisión de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad

Reducir el tiempo de revisión de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad debería ser una prioridad en la gestión de documentos. Especialmente cuando este documento está directamente relacionado con un proceso. Digo esto porque cuanto más tiempo tarda un documento en aprobarse, más se puede ejecutar el proceso sin las mejoras implementadas en la nueva versión.

Además, debe comprender que cualquier pérdida de tiempo es una pérdida de dinero. Hay varias mejoras de proceso que pueden aportar grandes ganancias para su negocio. Entonces, si pierde decenas de horas al mes debido a un proceso de revisión de documentos ineficiente y no puede trabajar en estas mejoras, está desperdiciando recursos al gastar tiempo innecesario en actividades que podrían optimizarse.

Entonces, en el artículo de hoy, quiero hablar sobre algunos factores que crean ruido en la gestión de documentos. Si actúa para minimizar estos factores, probablemente ahorrará mucho tiempo y ahorrará tiempo a las personas. Le ayudará a tener un proceso de revisión de documentos más productivo. Y eso, por supuesto, ayudará a reducir el tiempo de revisión de los documentos del sistema de gestión de calidad.

Tener solo los documentos necesarios

Puede parecer un poco obvio a primera vista. Pero no puedo contar cuántos correos electrónicos recibimos preguntando qué documentos necesitamos crear para obtener ISO 9001: 2015.

Drucker ya ha dicho: “No hay nada más inútil que hacer eficientemente lo que ni siquiera debería haberse hecho”. Entonces, la pregunta no es “qué documentos son requeridos por ISO” sino más bien: ¿Qué documentos son necesarios para mi proceso? Entonces, si tiene un documento para el Estándar, está perdiendo el tiempo actualizando algo que ni siquiera debería existir.

PD: Si quieres saber un poco más sobre esto, tengo una publicación que habla sobre los procedimientos obligatorios de ISO 9001: 2015

https://blogdelacalidad.com/empresas-resilientes/

Entrene a las personas

Gran parte del desperdicio de tiempo y desperdicio empresarial se atribuye a la falta de competencia. Y en la gestión de documentos no es diferente. Por lo tanto, las personas necesitan capacitación para reducir el tiempo de revisión de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad.

La revisión es un proceso como cualquier otro. Si las personas no saben lo que hay que hacer , pasarán más tiempo buscando. Del mismo modo, se debe enseñar a las personas a ser objetivas, no a embellecer documentos. Tenemos una tendencia a escribir de una manera sofisticada y “sofisticada” (tal vez herencia escolar, de todos modos). Más bien, debemos enseñar a las personas a ser claras, simples y objetivas. De esta forma:

• Quien escribe no pierde el tiempo en rodeos
• Quien revisa no pierde tiempo leyendo lo que no necesita leer;
• Quien lee entiende y asimila mejor el contenido del documento.

Resumiendo: ¡Todo el mundo gana!

El fundador de Tesla, Elon Musk, dice que, si la información escrita necesita ser explicada en persona, es mejor reformularla. Creo que se puede decir lo mismo del contenido de sus documentos.

Estandarice documentos

Cada vez que hacemos algo diferente, nuestros cerebros toman tiempo para comprenderlo y adaptarse a él. Además de eso, también consume parte de nuestra energía.

De esa manera, si cada documento nuevo en su empresa se hace desde cero, el tiempo solo tiende a aumentar. Después de todo, piensa conmigo. La persona que crea el procedimiento o proceso tendrá dificultades para formalizar puntos importantes en su documento para su empresa. Puede ser hasta que ella olvide algo. Como el revisor no podrá analizar objetivamente qué aspectos se describen en el documento, no sabrá qué buscar.

Entonces, cree modelos de documentos específicas para su empresa. Tratando de asegurarse de que solo tengan la información que marque la diferencia en su proceso. Esto acelerará enormemente tanto la creación como la revisión de documentos.

No tiene que crear ningún modelo extravagante, fórmulas mágicas ni nada. Simplemente haga un modelo que pueda seguir la gente. Si es necesario, capacítelos (tema anterior). Aquí en Forlogic, por ejemplo, hacemos los procedimientos utilizando el buen modelo PDCA, que ayuda mucho y simplifica las cosas.

Evita las revisiones por e-mail

Si tiene muchos documentos y desea reducir el tiempo de revisión de documentos del sistema de gestión de calidad, el correo electrónico no es la mejor herramienta para hacer que este proceso sea eficiente. Además de llevar mucho tiempo, las revisiones por correo electrónico pueden reducir en gran medida la integridad y la seguridad del sistema de gestión.

Tenga en cuenta que, entre la creación del documento y la aprobación final , hay un camino a seguir. Por lo tanto, pasará por revisores, aprobadores, partes interesadas del proceso, etc. Cuando envía el documento para su revisión por correo electrónico, es muy fácil perder el control de esta cadena. El documento puede incluso perderse y llegar a quienes no deberían tenerlo.

Imagine un documento que debe pasar por 5 personas antes de su aprobación. ¿Cómo sabrá si las personas ya han abierto el correo electrónico? ¿Si recibieron y conocen la demanda? La única forma es llamar o buscar a la empresa. Y eso puede consumir un tiempo considerable.

E incluso si la gente te responde rápidamente. Cada uno hará consideraciones en un documento diferente (en una copia). Luego obtienes las 5 copias y tienes que consolidar todo en una versión. Una vez hecho esto, debe volver a enviarlo a las 5 personas y reiniciar todo el proceso, después de todo, solo usted lee las consideraciones de todos los involucrados.

Es claro que puede enviar documentos de uno en uno, pasando solo las versiones revisadas. Pero este es un trabajo de centralización que, en teoría, no forma parte de la revisión de documentos. Trabajo que podría optimizarse conscientemente, por ejemplo, a través del software de gestión de documentos.

¡Enfóquese en lo esencial!

Lo que realmente quiero decir es: el proceso de revisión de documentos debe centrarse en la preparación, revisión, aprobación y divulgación de documentos. ¡Este es el verdadero enfoque de la gestión de documentos! Todo lo que haga que huir de esto, puede y debe ser mejorado

No tengo otra manera, ¡necesito los correos electrónicos!

Sé que lo que dije en el tema anterior es bastante radical. Pero note que estoy hablando de:
1. Sistemas de gestión con muchos documentos;
2. De forma ideal de otimizar el proceso de revisión de los documentos

Sé que mucha gente usa correos electrónicos para muchas rutinas de SGC y puede que no haya de manera ideal. Sin embargo, incluso si no es ideal, hay mejores formas que el correo electrónico, ya sea a través de Google Drive o Net Folders. E incluso si usa el correo electrónico, algunas prácticas son universales y pueden ayudar a agilizar el proceso:

Haga una reunión periódica

De vez en cuando, puede ser interesante realizar una revisión de documentos o una reunión de alineación de procesos. Esto ayuda a mantener a todos informados y ejecuta el proceso de revisión de una manera más controlada. Además, es una buena oportunidad para que las personas hagan preguntas sobre los documentos o el proceso.

Aclare las fechas acordadas y responsables

También en esta reunión, es importante definir las fechas y los responsables de cada paso del proceso, definiendo, por ejemplo, el flujo de revisión (el Flujo es muy importante, hablaré más al respecto en el próximo tema).

Organice los “cómo”

Deje bien claro también cómo se harán las revisiones. Formalice a las personas cuáles serán los canales de envío, ya sea por correo electrónico, carpeta de red, Google Drive, etc. De todos modos, un poco más detalles técnicos del proceso.

Recuerde: estas son “medidas de contención”

Solo tenga en cuenta que estas pueden no ser actividades del proceso en sí. Que no agregan valor al proceso y que no debería necesitar hacerlas. Después de todo, centralizar el trabajo de revisión en usted NO reduce la pérdida de tiempo.

En realidad, solo está absorbiendo y ocultando el desperdicio de un proceso ineficiente. Y la pregunta que queda es: ¿es el trabajo de la Calidad eliminar los desechos o absorberlos ?

Tenga flujos de revisión bien definidos

Pensando en la revisión como un proceso, podemos determinar pasos intermedios, con entradas y salidas. Por lo tanto, la primera versión de un documento es la salida para el escritor y la entrada para que el revisor trabaje. Y si este proceso no está bien definido, estas entradas y salidas se pierden.

Normal, cada proceso es así. Lo que puede dificultar un poco es que cada tipo de documentos puede pasar por un flujo diferente. Con diferentes revisores y aprobadores, en diferentes industrias y, no con poca frecuencia, incluso en diferentes procesos. Por lo tanto, el flujo de revisión es un camino a seguir dentro de la empresa. Un camino que dirige las entradas y salidas a las personas 

Si no tiene flujos de documentos bien definidos, las personas no sabrán cómo actuar con ellos en el momento de la revisión. ¿A quién enviar? ¿Quién necesita aprobar esto? ¿Qué empleados están interesados en la revisión? ¿Todos los empleados necesitan saber los puntos que han cambiado? Y ahora, ¿debo enviar el documento por correo electrónico a toda la empresa? Tenga en cuenta que hay varias decisiones que pueden estandarizarse en un flujo de revisión. Esto evita perder tiempo haciendo que se ejecute el proceso de revisión.

Bono: Cuidado con los documentos asociados

Este aspecto no está directamente relacionado con el tiempo, pero colabora un poco. Hay muchos documentos que contienen asociaciones con otros documentos. Esta es información importante que, dependiendo del cambio, causa un cambio en cascada, haciendo cambios en muchos otros documentos necesarios. Esto es común, por ejemplo, en procesos y procedimientos.

Si estas asociaciones no son claras, perderá tiempo buscando documentos que deban cambiarse. Peor que eso, no puede actualizar ningún documento que sea importante para el funcionamiento del SGC Por lo tanto, además de no reducir el tiempo para revisar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, también puede causar daños en el sistema y la ejecución del proceso.

El SGC eficiente depende de una gestión eficiente

¡Estoy seguro de que trabaja (o quiere trabajar) para optimizar los procesos! Todos queremos promover mejoras en nuestro trabajo y empresa. Entonces comience a pensar que esto debe hacerse en el más mínimo detalle.

Los documentos son herramientas de trabajo importantes https://blogdelacalidad.com/informacion-documentada-registro-o-documento/ Y la gestión de documentos está diseñada para brindar información importante a las personas. Por lo tanto, no tiene sentido querer optimizar las cosas a la mitad, porque el proceso Lean brinda a las personas lo que necesitan cuando lo necesitan. Ya sean documentos, equipos o información.

Por lo tanto, reducir el tiempo de revisión de los documentos y garantizar que se revisen de manera ágil no es un requisito de ISO o del auditor externo. Es una necesidad de su proceso asegurarse de que siempre tenga la información más actualizada y, por lo tanto, ¡pueda lograr los mejores resultados!