En su empresa, ¿los proyectos tienden a no concretarse o, peor aún, cada área controla sus proyectos y acciones por separado sin estándares de seguimiento? Si la respuesta es sí, podrías estar perdiendo dinero. Siga leyendo este artículo para descubrir cómo un plan de acción puede ayudarlo a aumentar sus ganancias.
Primero, vayamos al punto clave, “¿qué es un plan de acción?” Todo comienza con el plan estratégico cuya esencia es más integral, ya que guiará el rumbo de toda una empresa. Por otro lado, el plan de acción es más puntual y se enfoca en acciones específicas. Plan de acción también llamado plan de actividades, o plan de trabajo, son los registros de información sobre las tareas, es decir, “qué hacer y cómo hacerlo”.
El objetivo es estandarizar el trabajo, con el fin de crear una rutina para los empleados. Este desglose ayuda a organizar y controlar el flujo de tareas para lograr los objetivos de la organización.
Es importante que todos los miembros de la empresa tengan claro:
- ¿A donde quieres ir?
- Su contribución a la planificación estratégica de la empresa;
- Qué metas alcanzar.
A la hora de elaborar tu Plan de Acción, ten en cuenta que debe dar una guía muy clara de todas las acciones a realizar y aun así de manera eficiente. Recuerda la famosa frase:
“Si no sabes a dónde ir, cualquier camino te llevará allí”. Lewis Carroll, escribiendo Alicia en el país de las maravillas.
¿Cómo puede un plan de acción ayudar a aumentar mis ganancias?
En un mercado tan competitivo, es habitual que las empresas busquen la excelencia en la gestión empresarial, implantando sistemas de Gestión de la Calidad para asegurar su sostenibilidad y presencia en el mercado, superando las estrategias de la competencia y asegurando su propio desarrollo.
Para las empresas que tienen dificultades para organizarse, el plan de acción es sin duda una de las mejores opciones. Sirve como una herramienta para la mejora de procesos, contribuyendo directamente a la definición de acciones a realizar luego de la recolección y análisis de datos.
El plan de acción se aplica a todas las acciones para definir las etapas de ejecución de cada proceso; está siempre encaminada al cumplimiento de las metas allí definidas en la Planificación Estratégica.
Para el plan de acción, los registros históricos, actas de reuniones, encuestas e informes de auditoría son las fuentes de información necesarias, las cuales deben ser utilizadas para elaborar un plan consistente, dentro de las necesidades del negocio.
Por lo tanto, podemos decir, en resumen, que el plan de acción es el documento que debe utilizarse para planificar las acciones necesarias para lograr el resultado deseado o para resolver un problema.
¿Qué beneficios puede ofrecer el Plan de Acción a la empresa?
Así, un plan con metas definidas no despegará si las acciones para alcanzar estas metas no están, una por una, asociadas a un plan de acción. Por lo tanto, el plan de acción es una herramienta útil de trabajo que beneficia a todos los departamentos de la empresa, contribuyendo al alineamiento de responsabilidades y brindando claridad sobre las formas de evaluación y sobre la productividad de los equipos.
Conoce algunos de los beneficios de aplicar esta herramienta, que contribuye a incrementar tu rentabilidad:
Reducción de costes:
Un buen plan de acción ayuda a resaltar las causas fundamentales de ciertos problemas que enfrenta la empresa. Con ello, evita la reincidencia y corrige cuellos de botella que influyen negativamente en el crecimiento de la empresa.
Optimización del tiempo:
Porque proporciona una dirección para que los empleados entiendan lo que se debe hacer y qué problema se abordará con esa acción, evitando la repetición del trabajo, el desperdicio, los retrasos y la falta de estandarización.
Comunicación mejorada:
La claridad sobre lo que se debe hacer, combinada con un control periódico, genera mayor compromiso y compromiso del equipo, para obtener resultados, asegurando que las acciones se llevarán a cabo según lo planificado.
Mapeo de riesgos:
Al evaluar los procesos internos, la corporación puede mapear riesgos y prevenir problemas y también identificar oportunidades.
Seguimiento de los resultados obtenidos:
Cuando la empresa tiene objetivos bien definidos, se puede seguir el cronograma de acciones, evaluar presupuestos y tener un control más efectivo sobre el negocio.
Tomar decisiones asertivas:
Cuando puede analizar procesos internos y realizar un seguimiento de los resultados. Es posible evaluar las métricas de los resultados, posibilitando tomar decisiones más acertadas para el éxito del negocio.
Mejora de procesos:
Después de todo, monitorear las acciones de cada proceso permite una comprensión más profunda de lo que genera o no resultados para su organización, lo que permite a los empleados desarrollar habilidades y competencias durante el proceso y estar mejor preparados para enfrentar los desafíos del día a día.
¿Qué debe contener mi Plan de Acción?
Por lo general, el plan de acción se configura en formato de hoja de cálculo electrónico, que contiene información como:
- los objetivos;
- las acciones;
- el responsable;
- respectivas fechas de entrega.
Puede crearse de forma sencilla, con pocos campos e información para el seguimiento y control, o elaborarse de forma más robusta – Lo que definirá qué formato se debe crear es la necesidad del proyecto o proceso.
El plan de acción debe contener:
- El objetivo general de lo que se quiere lograr;
- Todas las acciones y actividades que deban realizarse;
- Fecha prevista de inicio y finalización de todas las acciones o actividades;
- Previsión presupuestaria para cada acción;
- La persona responsable de realizar cada actividad;
- Previsión de riesgos y sus respectivos planes de contingencia.
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