Control de la información documentada: consejos básicos y cuidados que debe tener

El control de la información documentada es un punto crucial para mantener el sistema de gestión en funcionamiento correcto. Es a través de él que se registra información importante de la compañía, como el contexto de la organización o los registros de no conformidades.

Es por eso que, en el texto de hoy, quiero hablar sobre algunos aspectos básicos que ayudan a hacer un seguimiento del control de la  información documentada más consistente dentro de la empresa. Para hacer esto, reflexioné sobre algunas preguntas que la gente nos envía y llegué a los temas que leerá en este texto.

Es necesario crear una codificación para documentos

La mayoría de las veces, las compañías trabajan con archivos digitales que se almacenan en el servidor o computadora de la empresa. Son videos, archivos de texto, imágenes, hojas de cálculo, diagramas de flujo y una multitud de formatos que sirven para diferentes propósitos. Y generalmente son muchos documentos.

Lo que sucede es que necesitas crear un código que te ayude a comprender estos archivos sin abrirlos uno por uno. Cuando vea el nombre del archivo, debe conocer los conceptos básicos. La propia ISO 9001: 2015 nos explica qué es esto básico en el punto 7.5.2, letra a): lo básico del documento es la identificación y la descripción.

Esto se debe a que la creación de código para el documento es muy común y las empresas a menudo identifican documentos de esta manera. Con un código y un nombre claro. El nombre ayuda en la búsqueda, el código ayuda a que el documento sea único.

De acuerdo, Davidson, pero ¿cómo lo hago?

Mucho depende de su proceso y gestión, pero le daré un ejemplo para que sea más fácil de entender.

Puede crear un código alfanumérico con un acrónimo inicial que apunte, por ejemplo, a un área o sector de la empresa. Podemos usar las letras QUA para Calidad, COM para Comercial, ATD para Servicio, etc. Luego agrega a ese acrónimo un número que identifica de qué documento se trata, por ejemplo 0001. Entonces obtiene QUA-0001, COM-0001, ATD-0002, y así sucesivamente. De esa manera, cuando, por ejemplo, vea el archivo COM-2342, sabrá que este documento es comercial.

Mantener una codificación clara lo ayudará a organizar mejor sus documentos y hacer referencia a ellos con mucha más precisión y certeza. Además, si no tiene un sistema de gestión de documentos bien diseñado, ahorrará tiempo buscando un archivo.

No tenga dos documentos con el mismo nombre

El ejemplo que di anteriormente sobre la codificación es muy efectivo y realmente lo recomiendo. Pero es solo un ejemplo, hay otras formas de hacerlo.

Sin embargo, este segundo tema es una regla indiscutible. No puede tener dos documentos con el mismo nombre y código. El nombre y el código ayudarán a garantizar el control de la información documentada. Es a través de ellos que mantendrá cierta trazabilidad y garantizará el uso correcto del documento.

Imagínese tener 5 documentos diferentes con el mismo nombre y código, ¿cómo sabrá el colaborador cuál usar? Por lo menos tendrá que abrir y leer todos estos documentos. Y eso significa que tomará 5 veces más tiempo solo encontrar el archivo que necesita. Además, si esto sucede, simplemente no tiene control sobre la documentación.

Centralice la base de datos de los documentos

Esta es seguramente una de las mayores dificultades de la gestión de documentos. Y para ilustrar esto, contaré una historia corta. Imagine que administra un documento que utilizan 7 colaboradores diferentes. Luego crea este documento y se lo envía por correo electrónico. Ahora tiene 8 copias de este documento ejecutándose en su empresa, 8 copias que respaldan la ejecución del proceso, ¿es correcto?

Cuando actualice este documento, deberá asegurarse de que todas las copias estén actualizadas. El problema es que estos documentos proliferan dentro de la empresa. Estos 7 contribuyentes crean otras copias para sí mismos y envían copias a otros contribuyentes. En este caso, incluso si notifica a todos en persona, incluso si busca documentos en las computadoras, siempre hay otra copia perdida en el universo de su empresa.

Entonces, un consejo: ¡no envíe estos documentos por correo electrónico! Cree una carpeta o un conjunto de carpetas en la intranet de su empresa y cultive a las personas con la idea de buscar documentos allí, para que siempre usen la versión que cargó, la más actualizada.
Dependiendo de cuántos documentos y colaboradores tenga, esto puede incluso resolver el problema, pero seguirá siendo una medida paliativa temporal. De hecho, lo ideal es tener un sistema de gestión de documentos (y lo hablaré al final del artículo).

Cuidado con las revisiones por e-mail

Aquí, quiero enfatizar el tema de las revisiones por correo electrónico. Esta es una práctica muy común, pero puede y eventualmente erosionará su sistema de gestión de documentos.

Cada vez que envía un correo electrónico a alguien, está utilizando un canal de comunicación muy válido. Sin embargo, este canal no está destinado a administrar archivos, ni siquiera a operaciones a largo plazo. Y le resultará muy difícil realizar un seguimiento de la información documentada.

Cuando envía un documento para su revisión por correo electrónico, no tiene control sobre él. No hay forma de saber si el contribuyente vio, abrió, leyó o incluso eliminó (aunque sin querer) junto con una gran cantidad de correo no deseado que generalmente recibimos en nuestras bandejas de entrada.

En algunos casos, incluso raros, existe la posibilidad de que el proveedor de correo electrónico no entregue su mensaje. En este caso, solo hay pérdidas. Pierde el tiempo de reenviar y esperar el regreso. Envía un día, el siguiente cobro al colaborador (que no recibió el archivo) y luego tiene que volver a enviar el mismo día para que el colaborador incluya esta revisión en los planes.

Sin mencionar que esto puede conducir a conflictos de confianza (y desconfianza). Después de todo, ¿cómo probará el empleado que no recibió el correo electrónico? Lo sé, la pregunta parece un poco absurda.

Cuidado con la seguridad de los documentos

Otro punto clave en el control de la información documentada es la seguridad. Independientemente de cómo decida almacenar sus archivos, debe comprender que gran parte de la información que se guardará es confidencial. Puede ser información estratégica de la empresa o incluso datos de clientes. Por lo tanto, la seguridad de la información debe mantenerse. Cuando me refiero a esto, estoy hablando de los tres pilares de la seguridad de la información:

• Confidencialidad: permita que solo aquellos que realmente necesitan los documentos los vean;
• Disponibilidad: garantizar que las personas puedan acceder a los documentos cuando y donde los necesiten (información correcta en el momento adecuado);
• Integridad: asegúrese de que estos documentos sean legibles y seguros (en medios digitales, no corruptos, por ejemplo).

Contrate un sistema de gestión de documentos

Todos los detalles que cité en este artículo causan mucha fricción en la empresa. En gran medida, algunos de ellos son responsables de burocratizar el SGC porque las personas pasan más tiempo moviendo documentos que trabajando en ellos, y esto es inaceptable. Y esto generalmente no se trata solo de la cantidad de documentos, sino de la complejidad del proceso.

Con esto en mente, creamos Forlogic Docs Aquí puede definir diferentes flujos de revisión y definir carpetas específicas para cada tipo de documento. Por lo tanto, cuando inserta un nuevo documento en el sistema, el flujo de revisión comienza automáticamente, notificando a las partes responsables y centralizando todo lo que se hace en un solo lugar.

Además, con Docs, puede eliminar la Lista maestra de documentos y realizar un seguimiento de la información documentada a través de un panel de control (dashboards) simple e intuitivo. Esto ayuda a reducir el número de documentos atrasados y facilita muchísimo la gestión.

Tenga control de la información documentada que mejora los procesos

Controlar la información documentada es fundamental para cualquier sistema de gestión. Es él quien garantizará, por ejemplo, que las mejores prácticas estén estandarizadas. Que las instrucciones de trabajo estén actualizadas para su uso. Que los procedimientos no contienen errores que ya han sido identificados y corregidos.

Así que no importa cómo gestiones tus documentos, ¡hazlo bien! Con la seriedad y el esfuerzo necesarios para brindar resultados a su negocio. De lo contrario, te garantizo que la pérdida será mucho mayor que una NC de auditoría.