Gestión de procesos

El Plan de Contingencia y la Gestión de Riesgos

Imagem de uma placa de acidente nuclear, simbolizando a gestão de riscos e a importância de um bom Plano de Contingência.
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En días pasados, recibí una duda en el Blog acerca del Plan de Contingencia. Y es relativamente común recibir preguntas sobre ello por aquí. Entonces decidí escribir algunos artículos sobre eso. Hoy, pretendo explicar lo que es un Plan de Contingencia y dar algunas informaciones importantes sobre él. Si van a salir más posts, pero vamos por partes.

El Plan de Contingencia, en algunos casos, es una extensión natural de la Gestión de Riesgos. Por lo tanto, si se hace de forma seria y responsable, la necesidad de un plan de contingencia aparecerá en diversos contextos. Entonces, para empezar, vamos a hablar un poco sobre los riesgos.

¿El Plan de Contingencia forma parte de la Gestión de Riesgos?

De forma simplificada, gestionar riesgos significa a) identificar lo que puede, en algún momento futuro, afectar a su empresa, y; b) prepararse para hacer frente a estos efectos. A partir de eso, tenemos algunas posibilidades de acción, que pueden ser:

  • eliminar la posibilidad de que ocurra el riesgo (prevenir, evitar);
  • reducir la probabilidad de que suceda (mitigar);
  • tercerizar los efectos de ese riesgo (transferir);
  • aceptar que el riesgo puede suceder.

El plan de Contingencia entra en una situación en la que no es posible eliminar el riesgo. Se utiliza en situaciones en las que, por más que reduzca la probabilidad de que ocurra el riesgo, siempre habrá una posibilidad (aunque pequeña y bien monitoreada) de incidencia. De esta forma, incluso actuando preventivamente, hay que hacer más.

¿Todo riesgo necesita un Plan de Contingencia?

¡No! Esta metodología no se aplica a todos los riesgos. Lo que pasa es que algunos riesgos pueden traer impactos muy severos para la empresa. Como la gente suele decir: “pueden hacer muchos estragos!”.

Y estos estragos pueden tener diferentes efectos. Pueden causar daño a la reputación de la organización, haciendo que pierda clientes. Pueden perjudicar la cadena de suministro, haciendo que la empresa quede sin proveedores, lo que puede hacer que la producción pare. Incluso pueden referirse a la vida de las personas que trabajan en la empresa, poniendo a los empleados en riesgo.

Entienda que todos los riesgos son importantes y deben ser manejados. Sin embargo, cada riesgo debe ser tratado con la intensidad necesaria . Así, cuando el impacto es muy alto y la probabilidad también, aun trabajando muy fuertemente en la prevención, a veces es necesario tener un “Plan B” en caso de que el riesgo venga a incidir. Un plan que ayude a la empresa a hacer frente de la mejor manera posible con los efectos de la incidencia del riesgo. Y eso es un Plan de Contingencia.

Una reserva importante

Los Planes de Contingencia se vinculan más a acontecimientos negativos, con grandes pérdidas y daños. Sin embargo, es posible crear Planes de Contingencia para factores positivos también, como una entrada alta e inesperada en caja ($), stock u otro recurso.

De esta forma, podemos decir que un Plan de Contingencia es algo hecho para lidiar con las consecuencias de un riesgo. ¡Sea él una amenaza u oportunidad!

Plan de Contingencia requiere entrenamiento

El Plan de contingencia, además de servir para minimizar daños, también sirve para mantener a las personas de la empresa tranquilas a la hora de la tempestad. Se trata de contener efectos muy graves, es decir, situaciones que las personas tendrían dificultades para eludir. Así, es fundamental que usted promueva entrenamiento sobre ese plan, incluyendo simulaciones, ejercicios y todo lo que sea necesario.

No sirve de nada tener un Plan de Contingencia perfecto en el papel, pero nadie sabe que existe. La gente tiene que saber que existe, tiene que ser concienciada acerca de su seriedad. Más importante aún, ellas tienen que saber cómo ejecutarlo si es necesario.

¿Es obligatorio tener un plan de contingencia en mi empresa?

Para saber si es necesario o no elaborar un Plan de Contingencia, es necesario analizar el contexto de la empresa. Entender los procesos y analizar los riesgos y efectos que pueden generar. De la misma forma, la necesidad de ellos también puede ser una determinación legal o estatutaria (como en industrias químicas, por ejemplo, en que una serie de planes de Contingencia son requeridos).

Además, la demanda de un plan de contención también puede surgir de un cliente importante. Es común, por ejemplo, que algunas empresas soliciten planes de Contingencia para garantizar que el abastecimiento de lo que compran no sea interrumpido.

Por ejemplo, tengo una casa de materiales de construcción que apuesta en el alto giro, así que el cemento es mi producto clave. Y quedarse sin ese producto es un riesgo para mí. Entonces el requisito de mis proveedores de cemento Planos de contención para el caso de que no consiguen las materias primas necesarias para producir el producto. De esta forma, sé que mi abastecimiento no será perjudicado.

¡No confunda la importancia de las cosas!

Usted no hará un Plan de Contingencia para cualquier cosa. Él es un aspecto importante del SGC y que tratará asuntos muy serios, de situaciones que pueden ser muy perjudiciales para su empresa. Es como si fuera un Plan B tan o más importante que el Plan A.

De todos modos, muchos profesionales están tan entusiasmados con el Plan A que no prestan atención al Plan de Contingencia. Pero, como dije en la parte superior del artículo, el Plan de Contingencia es una extensión de su gestión. Sólo se debe hacer en caso de necesidad del proceso y para garantizar la seguridad de la empresa. Entonces, si es realmente necesario, no caiga en la trampa de planear cualquier cosa. En algunas situaciones, el futuro de la empresa depende de ello.

Si usted tiene alguna experiencia en Planes de Contingencia, deje en los comentarios. Es bueno conocer tu opinión. En el próximo artículo, voy a dar algunas orientaciones sobre cómo hacer un Plan de contingencia, entonces, ¡Nos vemos pronto!

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