Involucrando equipos remotos (nuevos) desafíos de comunicación y liderazgo

La pandemia de coronavirus ha cambiado no solo nuestras vidas, sino también la forma en que las empresas y las personas operan su trabajo. El trabajo a distancia es una de esas realidades a las que nos enfrentamos de inmediato. Después de todo, ¿Cómo podemos seguir involucrando a los equipos de forma remota?.

Sin embargo, no estamos preparados para trabajar de forma remota, simplemente cambiamos, así, en un corto período de tiempo. ¿Cuáles son los impactos de esto en la participación de las personas?.

Creo que ya se han tomado muchas acciones inmediatas, ahora es el momento de pensar y consolidar este modelo para que tenga la mayor adaptación posible y no interfiera con las actividades de la empresa, hasta que haya pasado el período de aislamiento social.

Quiero compartir puntos de atención para que el trabajo remoto ocurra de manera más efectiva en su empresa.

En primer lugar, garantice una infraestructura adecuada

Es ilusorio hablar de compromisos si tenemos fallas en la estructura de trabajo. Y no me refiero solo a tener mesas y sillas adecuadas, por crucial que sea entonces, ¿Cómo continuamos involucrando equipos de forma remota?.

¿Las personas tienen acceso a la información que necesitan? ¿Tienen equipos para realizar llamadas, dispositivos móviles y otros recursos para operar su trabajo? ¿Tienen permisos de acceso al software o incluso el software es suficiente?.

Si esto es defectuoso olvídese del resto por ahora, su prioridad es asegurar que el equipo cuente con los recursos necesarios para trabajar. Lo que dice la norma ISO 9001 en el requisito 7.1.3 Infraestructura, todavía está en vigor y tenemos que trabajar en ello para cumplirlo.

Esto no significa que tenga que funcionar igual que antes, solo que debe generar conformidad, igual o mejor antes. Si es menor, tendremos una no conformidad, jejeje.

Mi felicidad fue recibir varios comentarios de nuestros clientes de Qualiex diciendo cuánto ayudó el software a que la información y los procesos estuvieran disponibles para todos en la empresa, incluso en el trabajo remoto.

Defina rutinas de interacción con su equipo

Si ya tenía reuniones diarias, semanales o mensuales, adáptelas para llamadas y siga haciéndolas, sin descuidarlas. Mantener las rutinas en su lugar lleva a las personas al flujo natural del trabajo y ayuda a mantenerlas en movimiento.

Pero no solo es hacer lo que hacia antes, es importante evaluar si necesitamos nuevas rutinas. Los líderes que se ocupan del trabajo remoto tienen reuniones diarias con su equipo. No es complicado y no requiere mucho tiempo, es una conversación rápida de 15 minutos, todos los días a la misma hora, donde todos en el grupo pueden decirle cómo fue el día y sus prioridades para el día actual. Verá distintas ventajas en esto, pero quiero resaltar dos principales:

• Estar disponible en un momento predecible donde todos puedan expresarse.
• Traer pautas importantes para el día.
• Responder preguntas del equipo sobre el trabajo, la empresa o cualquier otra cosa.
• Tener un compromiso hecho y declarado de las entregas de todos.

Rutinas como estas ayudan a la gente a seguir sintiéndose parte del equipo y hasta de algo mejor.

El mensaje que queremos enviar ahora mismo es: “Es un mundo diferente, no sabemos cuánto tiempo va a durar y no estamos seguros de lo que va a pasar después, pero ahora quiero asegurarme de que todo el mundo sienta que tiene lo necesario para dar lo mejor de sí mismo.

Establezca un desafío común

Jeison ya habló aquí en el blog sobre los pilares que anclamos para superar esta crisis. ¡Este es un objetivo común que tenemos y que nos ayuda a estar en movimiento! Necesitamos calificar, trabajar duro, ser creativos para superar este desafío.

Por supuesto, en medio de este desafío hay un gran escenario de crisis, ¡pero el desafío nos pone en movimiento y tiene un gran poder para unir personas y continuar involucrando a equipos remotos! sobre todo, si está conectado para aportar y colaborar con las personas como clientes, sociedad, en fin.

Establezca un desafío común con su equipo. Pregúnteles: “¿Cuál es nuestra mejor contribución a la empresa y la sociedad en este momento de crisis?”, O “¿Cuáles deberían ser nuestras prioridades en este momento?”. Discutir, escuchar, establecer un punto común, una frase que guiará el trabajo y las prioridades durante este período de aislamiento social.

Usted se sorprenderá con el potencial de su equipo y la conexión que puede brindar a las personas.

Confíe en su equipo

Uno de los mayores dolores de los líderes en este período es no poder realizar la supervisión presencialmente. De hecho, este es un miedo disfrazado de dolor. Miedo a que el equipo no trabaje de manera eficiente, o tenga pereza porque está en casa, no importa cuántas encuestas demuestren lo contrario.

Garantizar el trabajo estando en el mismo lugar que su equipo es lo que yo llamo “falso control”. La persona que no quiera trabajar y entregar su trabajo va a encontrar la forma de no hacerlo lejos de usted o delante de usted. Si no confía en su equipo, algo anda mal con usted o con su equipo. Y si tiene buenos dotes de comunicación, podrá resolverlo con buenas conversaciones, incluso de forma remota.

En el trabajo remoto, la medición de la productividad no se apoya en las horas trabajadas, ¡medimos las entregas!

Si tiene un desafío común que es claro y está en alineado con la estrategia de su empresa, puede delegarlo entre las personas de su equipo convirtiéndolo en objetivos y metas. Transforme estos objetivos en entregas claras como: sitio web, informe entregado, correo electrónico enviado, planeación diseñada, plan de acción concluido, entregar número x de alguna cosa, en fin. Monitorear estas entregas diaria y semanalmente, esta es una de las formas en que podemos continuar involucrando a equipos remotos. ¡Es eso!

Es lo que decía el gran profesor Falconi en el libro “Manejando la rutina del día a día”: ¡defina el trabajo! Déjelo claro y no tendrá problemas. Su equipo estará feliz porque tiene muy claro lo que espera y lo que están entregando y usted dormirá plácidamente.

Apoye a su equipo

Por mucho que enfrentemos varios desafíos en este momento, existen formas muy sencillas de ayudar a su equipo. Quiero hablar un poco sobre esas maneras.

Tenga una rutina de retroalimentación

Se suponía que esto iba a suceder, pero si no es así, empiece a hacerlo. Ya lo sé, ya hablé de reuniones diarias donde conocerá a todos los miembros del equipo, pero algunas personas demandarán cuidados diferentes, ya sea por la naturaleza del trabajo o incluso por el momento que están atravesando, asegúrese de acompañarlos correctamente.

El apoyo puede ser semanal, quincenal y, según la situación, diario, pero es importante apoyar al equipo. Siempre ha sido importante, pero es posible que no se haya visto a sí mismo como una “persona que ayuda a otros a superar sus desafíos”. Si necesita estar cerca de alguien ahora mismo, ¡hágalo!

¡Y no evite las conversaciones difíciles! Está claro que personalmente es mucho mejor hacer este tipo de conversación por todo el lenguaje corporal y cosas por el estilo, por lo que es importante que estas conversaciones sucedan con una video llamada.

En cualquier caso, esté preparado, esté atento, aclare y repita tantas veces como sea necesario, refuerce con un correo electrónico si es necesario, pero no posponga la resolución de conflictos. Los feedbacks (retroalimentaciones) tienen la función de ayudar a las personas a desarrollarse y en cualquier momento con esa intención bien alineada, funcionará.

Recuerde: ¡todavía tiene la responsabilidad de ayudar al equipo a desarrollarse!

Ofrezca apoyo emocional al equipo

La entrega del trabajo es fundamental en este momento, pero no entregarán el resultado si no están bien psicológicamente. Mantenga su atención en el comportamiento del equipo. Perciba a las personas y aprenda a saber cuándo les va bien o no, o al menos anímelas a hablar cuando tengan problemas.

El líder es un gestor de percepción. (Roberto Tranjan, Metanoia – Propósito de negocios)

Esté atento a las personas, vea si tienen la información con la que necesitan trabajar y si también están compartiendo esa información de manera apropiada. Esto será más fácil si usted tiene una herramienta de comunicación centralizada, o incluso varias herramientas con objetivos bien definidos y entendidos por el equipo.

Ejemplo: usaremos Telegram para interacciones y conversaciones laborales, pero nos llamaremos si hay algo urgente. Usaremos Google Meet para nuestras reuniones diarias y enviaremos el enlace de la reunión en Telegram.

Puede que esto no sea suficiente para apoyar el estado emocional de las personas, y esto es completamente normal.

En el trabajo remoto, perdemos las conversaciones no planificadas que ocurren al ir a buscar café, beber agua, y estas influyen en el desempeño de la jornada laboral.

Es el momento de ser creativo. Los grupos de whatsapp u otras herramientas más informales pueden ayudar en esta interacción. Y sí, usted DEBE incentivarlo y trabajar en ello. ¡Usted es el líder!

Promocione fiestas virtuales, almuerzos, cafés o happy hours, cada uno en su casa, y hable de temas que no tienen nada que ver con el trabajo, ¡esta es también una forma de que sigamos involucrando a equipos de forma remota!

Un ejemplo aquí en Forlogic: El equipo se reunió para jugar Gartic, un juego de adivinar el diseño y el equipo ha estado interactuando y divirtiéndose. También tenemos el club de lectura, donde la gente lee un libro y se reúne periódicamente para discutir el aprendizaje de la lectura. Por mucho que parezca “forzado”, reducirá el sentimiento de aislamiento y promoverá un sentido de pertenencia.

Trabajo remoto o presencial, estamos hablando de personas

Por mucho que parezca que todo ha cambiado, al final, ¡estamos hablando de personas! El compromiso ocurre cuando garantizamos la comunicación con foco en crear significado y competencias en la ejecución, involucrando a las personas en el resultado del trabajo, participando en la decisión. No es nada nuevo, nada de lo que no hayamos hablado aquí.

Sé que las cosas no están pasando como estamos acostumbrados, pero es una buena oportunidad para pensar si todas las actividades que tanto nos preocupan en nuestras oficinas son realmente fundamentales para ayudar a nuestro equipo, no solo en este momento, sino en todo tiempo.

Estas nuevas soluciones pueden estar en prueba y corren un gran riesgo de no funcionar la primera vez. Por supuesto, tendremos dificultades. ¡Pero tenemos que hacerlo!

Mejore, hágalo de nuevo, aprenda y siga. ¡Necesitamos continuar involucrando a equipos remotos!

Es hora de poner en práctica nuestras mejores habilidades y vivir la excelencia todos los días. No nos equivocaremos siempre que tengamos la intención de ayudar a las personas a desarrollarse para ofrecer lo mejor de sí mismas, ya sea en persona o de forma remota.