ISO 9001:2015 – ¿Por qué crear y actualizar información documentada? (Parte 2)

El requisito 7.5 de la ISO 9001: 2015 dice que la organización debe determinar la información que se documentar en su SGC. La documentación de la información es una gran manera de retención del conocimiento, pero también funciona como apoyo para la operación de procesos y alcance de resultados, así que voy a hablar sobre la importancia de este requisito para la empresa.

En el ítem 7.5.2 Creando y Actualizando, la ISO 9001: 2015 dispone varias prácticas que deben ser ejecutadas referentes a la creación y actualización de esas informaciones:

7.5.2 Creación y actualización

Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente
sea apropiado:

a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);

b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por
ejemplo, papel, electrónico);

c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación

El desafío comienza cuando aparecen las palabras “debe” y “asegurarse”. La regla de que la palabra “debe” determina un elemento obligatorio sigue siendo válida, pero tenemos que estar atentos también al término asegurar, que tiene como significado “hacer infalible, seguro, garantizar, afirmar con certeza”. Es decir, ¿qué método o proceso usted hará que asegure, garantice y haga infalible la identificación, descripción, formato, medio, análisis crítico y aprobación de la información documentada?

Antes de entrar en la desesperación, vamos a entender lo que tenemos que asegurar:

a) la identificación y descripción

La información documentada debe tener títulos, fecha, autor, número de referencia y más cualquier otra cosa que indique su identidad única. Imagine una empresa que contenga 1.000 documentos y alguien le pide que encuentre el contrato de los proveedores del período de enero a marzo de 2013. Sería un trabajo extremadamente largo y desgastante si los contratos no se archivan con la identificación adecuada. Para evitar el retrabajo y la pérdida de recursos, es importante mantener patrones de identificación que diferencien un documento del otro en el caso de título, fecha, número de referencia. El autor contribuye no sólo a la identificación, sino para saber quién debe ser consultado en caso de dudas o consideraciones sobre la información documentada.

La identificación y la descripción del documento deben definirse con el objetivo de que la información documentada sea única y rastreable.

b) Formato y medios de soporte

Los documentos deben ser adecuados a las personas interesadas facilitando el acceso a esta información, por lo que la ISO define que el formato y el medio de disponibilidad se definen. Si un documento se almacena electrónicamente, las personas deben acceder a ellos por un ordenador, una notebook, una tablet o un smartphone. Usted no puede dejar una información sólo en formato electrónico si necesita ser accesible a quien no tiene computador. Lo mismo ocurriría si la empresa opera en Brasil y Canadá, las informaciones documentadas pertinentes necesitan estar en portugués e inglés.

El formato y los medios se deben definir pensando en las personas que necesitan acceder a la información documentada.

c) Revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación

La empresa necesita determinar a los responsables de revisar y aprobar la información antes de que se pongan a disposición de las personas. La revisión es importante para alinear y mejorar la comunicación en la empresa adecuando según sea necesario, pues el mensaje que escribo puede no ser entendida de la misma forma por mi público objetivo, o sea, por las personas que van a usar esa información para ejecutar sus actividades. De la misma forma, los revisores también necesitan preocuparse por la suficiencia de la documentación: ¿toda la información que fue evidenciada es suficiente para su propósito?

Por eso es tan importante involucrar a más personas interesadas en el flujo de revisión y aprobación de la información documentada.

Este flujo debe ser definido pensando si el lenguaje es apropiado y si hay suficiente información para apoyar la ejecución de las actividades.

Bueno, ahora que entendemos cada ítem y por qué son importantes, necesitamos crear un proceso que asegure que usted nunca perderá una información documentada, que esté en un formato accesible para sus usuarios y que los datos contenidos sean adecuados y suficientes para el usuario su fin.

Es importante recordar que el título del ítem es Creando y actualizando lo que nos ayuda a entender que el análisis debe hacerse no sólo para nuevos documentos, sino también para los documentos que ya existen y necesitan ser actualizados.

En el próximo artículo, hablaremos sobre el ítem 7.5.3 Control de la Información Documentada que será mucho más simple si el 7.5.2 Creando y actualizando se hace de la manera correcta.

 

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