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ISO 9001:2015 – 9.1.3 Análisis y evaluación (Requisito 9.1 – Parte 3)

Pessoas analisando relatórios em meio a papéis, um tablet e um notebook.
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Mientras, en el ítem 9.1.1 Generalidades, la ISO 9001: 2015 se orienta a las empresas a aspectos más básicos, como la definición de métodos y plazos, por ejemplo; el requisito 9.1.3 Análisis y evaluación indica a donde se deben llevar los datos recolectados.

Continuando la serie sobre el requisito 9.1, voy a escribir un poco sobre la importancia del análisis y evaluación de datos y sobre ese ítem (9.1.3) en específico de la 9001. Veamos lo que la norma dice:

9.1.3 Análisis y evaluación

La organización debe analizar y evaluar los datos e información apropiados de seguimiento y medición.

Los resultados de análisis se deben utilizar para evaluar:

a) la conformidad de productos y servicios;

b) el grado de satisfacción del cliente;

c) el rendimiento y la eficacia del sistema de gestión de la calidad;

d) si la planificación se ha implementado eficazmente;

e) la eficacia de las acciones tomadas para abordar riesgos y oportunidades;

f) el rendimiento de los proveedores externos;

g) la necesidad de mejoras en el sistema de gestión de la calidad

NOTA Los métodos para analizar datos pueden incluir técnicas estadísticas.

¿Por qué analizar y evaluar es tan importante?

 

Realizar el seguimiento y la medición de los procesos de su empresa es fundamental para lograr actuar sobre ella y alcanzar más resultados. Si los números levantados durante este paso están equivocados, cualquier decisión tomada será más un tiro en la oscuridad que una acción enfocada y centrada en las metas que usted espera alcanzar.

Por otro lado, sólo medir y hacer seguimiento no cambiará absolutamente nada en su empresa. Esto sucede porque son las acciones que usted toma a partir de los números levantados que van a cambiar la realidad de sus procesos, productos o servicios.

Para quedar un poco más claro, medir y seguir un aspecto sin analizarlo sería como contabilizar la cantidad de quejas de clientes que usted recibe todos los meses y no parar para evaluar si han aumentado o disminuido durante el año, no analizar las causas- raíz de esas reclamaciones y no actuar sobre lo que fue levantado. Si usted no evalúa y analiza estas reclamaciones, usted y su empresa no hacen nada para garantizar que su cliente siga lo siga siendo y que su empresa continúe alcanzando los resultados que espera.

¿Pero qué es lo que la ISO 9001: 2015 dice sobre eso?

Me gusta este punto (9.1.3) del requisito 9 justamente por creer que ayuda a las empresas a dar sentido a la medición y el seguimiento.

En los puntos 9.1.1 y 9.1.2, la norma dice que las empresas deben determinar “qué”, “cuándo” y “cómo” realizarán el Seguimiento, medición, análisis y evaluación del SGC. En el ítem 9.1.3 la norma determina que los datos recopilados sean analizados para que las empresas sepan:

1. si sus productos y servicios están siendo entregados conforme a los requisitos del cliente;
2. si el cliente está satisfecho con lo que ha recibido de la organización;
3. si el sistema de gestión de la calidad ha dado buenos frutos, es decir, está desempeñando los papeles que debería y ha sido eficaz para la empresa;
4. si lo que la organización planea hacer se ha implementado de manera que trae resultados para ella;
5. si los riesgos se han gestionado para evitar su incidencia o minimizar los daños si se producen;
6. si los proveedores externos (proveedores) han suministrado insumos y materias primas que ayudan a garantizar la calidad de los productos y servicios;
7. ¿cuáles son las mejoras necesarias en el sistema de gestión de la calidad y en los procesos de la empresa.

El Ítem 9.1.3 Análisis y evaluación te ayuda a entender tu empresa

De esta forma, este requisito sirve de baliza para que usted determine lo que necesita ser medido, monitoreado, evaluado y analizado en su empresa. Todos los hechos, datos e información que usted trate deberán mostrar para usted, como mínimo, lo que se describe desde la parte “a)” hasta la “g)” en el ítem 9.1.3.

No obstante, esto no quiere decir que usted necesita tener, por ejemplo, un indicador para cada uno de los temas descritos entre los temas A y G. La ISO 9001: 2015 presenta algunos aspectos que deben estar en su radio de atención, que necesitan ser evaluados y analizados por su empresa. Usted decide cómo traer esto para su enfoque, qué rutinas de monitoreo, indicadores y análisis va a adoptar, en fin: ¡cómo usted lo hace eso es su decisión!.

Además, también puede suceder que exista otros aspectos importantes para el funcionamiento de sus procesos, y que esto no esté presente en este ítem. En este caso, debe asegurarse de que haya suficiente información para entender si la organización está o no haciendo lo que necesita.

Seguir, medir, analizar y evaluar PARA TOMAR DECISIONES

Las informaciones que el ítem 9.1.3 pretende traer a la superficie son la base para una gestión sana: Enfocada en el cliente y que posibilite el crecimiento sustentable de la organización. Esto sucede porque tener información que ayude a comprender el SGC en ese nivel de profundidad ayudará a tomar decisiones basadas en hechos y datos, centrados en las necesidades de la empresa.

Siempre habrá un millón de cosas para hacer en su empresa, y trabajar en las actividades, acciones, proyectos (e incluso procesos) equivocados pueden costar muy caro. Por lo tanto, no importa si usted tiene ISO o no, lo que realmente importa es medir, seguir, evaluar y analizar su empresa de la forma que le ayude a tomar mejores decisiones.

¡Simplifique el análisis y la evaluación para comprometer a las personas!

Si usted ha leído mis artículos sobre el requisito 9.1, percibió cuánto medir, seguir, analizar y evaluar es importante para mantener la empresa enfocada en lo que realmente importa. Sin embargo, debido a la cantidad de información que gestionamos hoy en día, esto puede ser bastante complejo de hacer.

Cuando hay varios indicadores, recolecta de datos y diferentes responsables , no siempre quien hace la recolección de la información es la misma persona que las analiza y eso va tornando el proceso mas lento y hasta se pueden presentar errores, con datos imprecisos.

Sin embargo, hay una forma de automatizar todo esto, simplificando la recolección y análisis de datos e involucrar a las personas en el proceso.

Con el módulo de gestión de indicadores de Qualiex, sus indicadores quedarán organizados en grupos y registrados en una única base, facilitando el acceso y garantizando el secreto de las informaciones. Además, definirá metas, responsables, periodicidad de los análisis y documentar toda la información necesaria para registrar un indicador mucho más SMART. Acceda a nuestro sitio y sepa cómo podemos ayudarle a mejorar la toma de decisiones basada en hechos y datos allí en su empresa:

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