Las 10 C de la evaluación de un proveedor

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Monise Carla

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Al comprar, el proveedor era perfecto, pero luego… ¡no tanto! Tuvo flexibilidad en la negociación, pero más tarde te diste cuenta de que el nivel de comunicación y de atención al cliente eran inaceptables para tu proceso o incluso que los niveles de calidad no eran los esperados. En otras palabras, ¿alguna vez ha establecido una relación con un proveedor para luego darse cuenta de que se equivocó de elección?

Las incompatibilidades entre sus necesidades y la oferta de un proveedor pueden ocasionar costes, retrasos, retrabajos e incluso dañar la reputación de su empresa, por eso es tan importante realizar una evaluación eficaz y sistemática de los proveedores.

Ray Carter, Director de DPSS Consultants escribió un artículo en 1995 en «Purchasing and Supply Management» sobre las 7 C’s de la Evaluación de Proveedores, y luego añadió 3 c’s más, que son:

  1. Competency (Competencia)
  2. Capacity (Capacidad)
  3. Commitment (Compromiso)
  4. Control (Controlar)
  5. Cash (Efectivo)
  6. Cost (Coste)
  7. Consistency (Consistencia)
  8. Culture (Cultura)
  9. Clean (Limpia)
  10. Communication  (Comunicación)

Si utilizamos estas 10 C’s como lista de comprobación, probablemente podremos evaluar a los posibles proveedores de varias maneras, mejorando el análisis sobre la eficacia de los proveedores. Difícilmente un proveedor se destacará en los 10 ítems, tal vez sea fuerte en algunos y débil en otros, y usted puede incluso utilizar esto en la negociación, especialmente si las debilidades del proveedor representan riesgos significativos para su empresa.

Pero, ¿cómo debo considerar cada C de la evaluación de proveedores?

Para entenderlo mejor, hablemos de cada uno de ellos.

1 – Competencia

Comprender el grado de competencia del proveedor. Hacer una evaluación exhaustiva de las capacidades del proveedor en relación con lo que necesita puede incluso funcionar, pero sobre todo, fíjese en lo que piensan otros clientes. ¿Están satisfechos los clientes actuales del proveedor? ¿Qué problemas tienen? Y si conoce a antiguos clientes, ¿por qué cambiaron de proveedor?

No te equivoques, quizá algo que no funciona bien en otra empresa puede funcionar en la tuya. Así que busque clientes que tengan valores similares a los suyos para asegurarse de que la información que ha obtenido es relevante para usted.

2 – Capacidad

El proveedor debe tener capacidad suficiente para atender las necesidades de su empresa. Entonces, ¿con qué rapidez podrán responder a estas y otras fluctuaciones del mercado? Este punto es bastante difícil de evaluar, pero si su proveedor tiene al menos estos riesgos previstos, es un comienzo.

3 – Compromiso

¿Cómo demuestra su proveedor que se compromete a ofrecer un buen nivel de calidad? ¿Tiene iniciativas de calidad como ISO 9001:2015, seis sigma, es decir, tiene un SGC en marcha? Además, si buscas una relación a largo plazo, ¿cómo demuestra él su compromiso con sus clientes?

4 – Control

¿Qué nivel de control tiene este proveedor sobre sus políticas, procesos, procedimientos y su cadena de suministro? Aunque tenga un software de control, ¿mantiene la gestión de este control?

5 – Dinero

En algunos casos, la solidez financiera puede ser un factor muy importante a tener en cuenta, especialmente si está evaluando a un proveedor que contribuye a una actividad principal de su empresa.

6 – Coste

Como en toda evaluación, el coste del producto o servicio es un factor que también hay que analizar. Sin embargo, por mucho que algunas empresas utilicen el coste como factor clave de elección, no es el principal a tener en cuenta, especialmente si se busca un proveedor para una relación continua y a largo plazo.

7 – Consistencia

¿Cómo se asegura el proveedor de fabricar constantemente productos de calidad? Nadie es perfecto todo el tiempo, pero es importante saber qué procesos y procedimientos garantizan que el proveedor sea coherente a la hora de entregar los productos según la norma acordada.

8 – Cultura

Las mejores relaciones comerciales se dan cuando ambas partes comparten valores similares. Por ejemplo, si el valor más importante de su organización es la calidad, y su principal proveedor está más preocupado por cumplir los plazos, estas incompatibilidades pueden hacer que estén dispuestos a entregar productos de una forma que puede ser inaceptable para usted. Por mucho que la cultura sea una cuestión compleja, conocer la misión y los valores del posible proveedor es una buena práctica para analizar qué principios se comparten.

9 – Limpieza

Aunque parezca mentira, no vamos a hablar de 5s, ¡sino de sostenibilidad! ¿Qué hace el proveedor para ser más limpio con el medio ambiente y la sociedad? ¿Cumple la legislación medioambiental? ¿Hace alguna práctica relacionada con esto? ¿Tiene una buena reputación entre los interesados? La verdadera cuestión es saber si su proveedor tiene una «pizarra limpia».

10 – Comunicación

Se trata básicamente de cómo el proveedor pretende mantenerse en contacto con usted. ¿Qué canales de comunicación existen? Y además, cuando algo va mal, ¿cómo se comunicará el proveedor con usted? ¿Será rápido? ¿Cómo se producirá esta comunicación?

Puede utilizar este modelo para evaluar la competencia y la viabilidad de los posibles proveedores, e incluso si le resulta inviable evaluar a los 10, empiece por aplicar uno u otro que considere que se ajusta más a su forma de trabajar. Esto le ayudará a elegir la empresa que mejor se adapte a sus necesidades y se alinee con los valores de su organización, por lo que es más difícil que su proceso de evaluación de proveedores se eche a perder.

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