¡La última oportunidad para evitar recurrencia de no conformidades recurrentes!

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Juliana Geremias

Juliana Geremias

Aquí en el Blog de Calidad notará que hemos explorado mucho el tema “recurrencia de no conformidades”, hay varios artículos sobre este tema directa o indirectamente.

Por supuesto, no es un accidente. Nuestros clientes preguntan, entendemos que esto es un dolor de cabeza para la mayoría de los profesionales de Calidad y los problemas que experimentamos aquí dentro de la firma son las principales razones que nos emocionan para hablar de ello.

Además, el proceso de gestión de la no conformidad tiene varias etapas, cada una con sus peculiaridades a observar, también involucran a muchas personas diferentes y esto hace que la maduración de este proceso se dé a largo plazo, variando según la intensidad de la dedicación de los involucrados en ese proceso. ¡Por eso es un tema para hablar!

Hoy, en particular, quisiera desarrollar un tema que Rogério Meira desarrolló brillantemente en el artículo El secreto (guardado bajo 7 claves) de la recurrencia de las No Conformidades.

¿Cuál es el problema de la recurrencia de las no conformidades?

A partir de ahora, creo que hablaré el mismo lenguaje que algunos profesionales de la Calidad: la recurrencia de las no conformidades. Pongámonos de acuerdo, peor que tratar las no conformidades es tratar siempre las mismas no conformidades (problemas), ¿no?

Si pensamos desde el lado que tener no conformidades es bueno, ya que son fuente de mejora continua, no hay problema. Por el contrario, demuestra el compromiso del personal con la mejora de procesos, registrando las no conformidades identificadas.

Sin embargo, por otro lado, se convierte en un problema si las no conformidades identificadas y registradas se repiten. De hecho, solo se están acumulando, generando reprocesos, no promoviendo mejoras en los procesos y, lo que es peor, poniendo en jaque al Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa.

Cerrando el incumplimiento con llave de oro

En cuanto al tratamiento de las no conformidades, nos dedicaremos a hablar de la parte (paso) “Verificación de la Eficacia”, porque esta es su última oportunidad de actuar para evitar la reincidencia de las no conformidades.

Con esto quisiera señalar las que considero que son las principales observaciones que debe hacer el responsable de la verificación de la efectividad al realizar este paso; y en definitiva promover la mejora continua, eliminando de raíz ese problema que siempre aparece.

Análisis de causa superficial de recurrencia de no conformidades

Es importante que el verificador de efectividad esté al tanto de los procesos de la empresa, pero también que actúe con una visión “fuera de la caja” para no verse sesgado durante el análisis de la causa. ¿Qué quiero decir con eso: sabes cuando la persona “piensa” que ya sabe la causa del problema y comienza a responder los 5 por qué de una manera sesgada para llegar a la causa que “piensa” que es? Bueno, eso genera un análisis superficial.

Acción incompatible con la causa.

Así que supongamos que se realizó un análisis de gran causa, usando la herramienta correcta correctamente, con la participación del responsable del proceso, con la persona que realiza el procedimiento y llegamos a la verdadera causa raíz. ¡Genial, hasta ahora!

Sin embargo, si las acciones que defines no tienen conexión (o coherencia) con las causas planteadas o si no defines acción para todas las causas que necesitas, puedes sentarte y orar, porque si depende de tu plan de acción, se producirá la reincidencia del incumplimiento.

Es en este punto que puedes caer en la trampa de la que habla Rogério Meira en el artículo que mencioné anteriormente.

Verificación de efectividad basada en evidencia

Para terminar con el tratamiento del incumplimiento de una llave de oro, ponga en evidencia su opinión sobre la eficacia de la acción.

Es necesario tener una opinión sin sesgos de subjetividad, por lo tanto, con pruebas claras de que la causa fue afectada.

Su gestión de no conformidades debe estructurarse de tal manera que sea posible identificar rápidamente los casos de recurrencia del problema. No caiga en la trampa de justificar la efectividad únicamente sobre la base de las no conformidades de la auditoría, porque, por supuesto, las auditorías se realizan por muestreo. Mire el interior de la casa con ojo crítico y sea honesto con su Sistema de Gestión.

Gestión de no conformidades

Las no conformidades merecen gestión, merecen ser vistas como un proceso con un sistema adecuado.

Y en este proceso de gestión de no conformidades, pensará en cada parte, cada parte del ciclo de vida de una no conformidad, desde la apertura hasta el cierre, completando el ciclo PDCA.

Ya sea a través de hojas de cálculo o software, gestione las no conformidades. No mire cada uno de ellos uno a la vez, mírelos de manera integral e involucre otras áreas que pueden verse afectadas por un incumplimiento.

Lo más importante es que veas rápidamente las incidencias y recurrencias y cambies la ruta de tus acciones en el momento oportuno para que no se produzcan cada vez más NC hasta que se complete la verificación de la efectividad de la primera NC. Lo más probable es que la reincidencia se deba a que usted no está identificando ni cambiando las acciones planeadas inicialmente.

Si ya ha intentado aplicar esto en su gestión de no conformidades, pero no está funcionando, consume mucho tiempo porque se hace en hojas de cálculo, aproveche para conocer el módulo de Ocurrencias de Qualiex que fue desarrollado especialmente para este propósito.

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