Esta semana vi una publicación en las redes sociales que mencionaba el 40 aniversario de la banda brasileña Legião Urbana y pedía a las personas que mencionaran qué canción de la banda preferían. Al leer eso, como fan de esta banda que marcó mi adolescencia, inmediatamente pensé que las cosas buenas se vuelven atemporales; superan la barrera del tiempo y siguen vivos hoy, marcando generaciones. Pero eso no sólo ocurre en el mundo del arte. Hoy, por ejemplo, les voy a traer un ejemplo de una herramienta que nació a mediados de la década de 1950 y sigue teniendo éxito en la actualidad. Tiene un nombre que parece complicado, hace referencia a una de las tantas siglas utilizadas en el área de la calidad, sin embargo, lo que lo hace tan aplicable en diferentes contextos es precisamente su facilidad de uso combinada con la eficiencia de los resultados. ¡Me refiero al 5W2H! Te invito a seguir leyendo para descubrir todos los beneficios que estas cinco letras pueden traer a tu empresa.
Los limones que se convirtieron en limonada
Puede ser difícil para nosotros imaginar realmente un escenario de posguerra. Ciudades destruidas, familias rotas, personas sin hogar, devastadas y emocionalmente sacudidas. Ahora, aumentar exponencialmente este ya complicado escenario, centrándonos concretamente en el caso de Japón, país que tuvo miles de civiles muertos tras el lanzamiento de las bombas atómicas sobre las ciudades de Hiroshima y Nagasaki en la tragedia que fue decisiva para la rendición japonesa y para el alto el fuego de la Segunda Guerra Mundial.
Esta era la realidad a la que se enfrentaban las empresas de aquella época. Existía la urgencia de retomar actividades, pero ¿por dónde empezar? ¿Qué hacer para movilizar todos los recursos necesarios y reconstruir el país? Fue en este contexto que nació la herramienta temática de este Artículo. Más precisamente, detrás de escena de las fábricas de Toyota, donde los japoneses buscaban soluciones para reiniciar el flujo de trabajo, haciéndolo más eficiente, ágil y eficiente. Y lograron crear algo que lo unía todo y aún tenía un elemento único y esencial: la simplicidad.
Los básicos bien hechos que funcionan
No es fácil crear una solución simple y eficiente a un problema, ya que solemos buscar los caminos más complejos que no siempre nos llevan al mejor resultado. La buena noticia es que esto no se aplica a 5W2H.
La esencia de la herramienta está ligada a la importancia de una buena planificación. Hoy sabemos que ese es el punto de partida para cualquier proyecto exitoso, pero los japoneses ya lo sabían desde ese momento y buscaron descubrir cuáles eran los temas esenciales para un buen plan de acción, aquellos que marcarían una diferencia total en el resultado, determinando el éxito o el fracaso de todo el esfuerzo.
Llegaron a la conclusión de que toda planificación debe incluir, al menos, siete elementos:
- What (Qué) – Qué se hará, describiendo el objetivo o problema a resolver;
- Why (Por qué) – da una razón o justificación por la que se debe realizar este trabajo. Los estudios muestran que las personas están más comprometidas con las causas que tienen sentido para ellas;
- Where Dónde – ¿Dónde tendrá lugar la implementación? Puede ser en un área específica de la empresa o en un proceso en particular. Esta definición influirá en el plazo y el presupuesto;
- When (Cuándo) – Debe definirse el plazo para la implementación de la solución de forma global y el cronograma de actividades;
- Who (Quién) – Define los responsables de cada actividad del plan;
- How (Cómo) – Este es un paso muy importante, ya que consiste en transformar el objetivo o problema mencionado en el ítem Qué en actividades que deben ser realizadas para que el flujo sea objetivo y eficiente;
- How much (Cuánto) – Se debe especificar cuál será la inversión financiera necesaria para resolver el problema.
Las letras iniciales de las palabras que forman los siete pasos esenciales de la planificación (WWWWWHH) dieron el nombre de la herramienta que hoy conocemos como 5W2H.
¿Cómo puedes aplicar 5W2H a tu negocio?
Las aplicaciones de esta herramienta en el entorno corporativo son diversas, incluyendo la planificación de acciones estratégicas, la resolución de problemas operativos y el detalle de demandas rutinarias. Es decir, temas donde la empresa necesita realizar diversas tareas con mayor eficiencia y agilidad, aumentando la productividad en su conjunto. Algunos ejemplos prácticos de la aplicación de esta herramienta incluyen:
- Ampliar el área de actuación de la empresa;
- Incluir un nuevo producto en la cartera;
- Hacer cumplir una norma o ley;
- Implementar un plan de mejora de la gestión;
- Reducir costos o reelaboración;
- Desarrollar habilidades de equipo.
Cinco consejos para hacer un mejor uso de la herramienta
A pesar de su sencillez, se pueden considerar algunos puntos para potenciar los resultados de esta herramienta:
- Distribuya las siete preguntas en el formato que mejor se adapte a su situación. Me gustan mucho las tablas o las hojas de cálculo, pero puedes usar un tablero o un archivo de texto que todos puedan contribuir y editar;
- Buscar involucrar al equipo al responder las preguntas, asegurando una visión más completa y haciendo que las personas sean parte del proceso;
- Asegurar una comunicación eficiente y clara, tanto en la planificación inicial como en el seguimiento y ajustes necesarios a lo largo de la ejecución;
- El gran secreto del éxito de esta herramienta es saber hacer las preguntas correctas y considerar las mejores respuestas como parte de la estrategia de ejecución;
- Siga las acciones durante el avance del proyecto y realice los ajustes necesarios, siempre enfocándose en el objetivo a lograr.
¿Por qué se sigue utilizando esta herramienta hoy en día?
La respuesta más obvia sería esta: porque es muy buena, como la banda Legião Urbana que mencioné al principio. Pero hay otros beneficios dignos de mención:
- Simplicidad, claridad y dirección en las estrategias de la empresa;
- Eficiencia en la elaboración de un plan de acción completo y funcional;
- Más fácil de comunicar y gestionar acciones;
- Mayor compromiso del equipo con los objetivos de la empresa;
- Herramienta que se puede utilizar sin ninguna inversión financiera;
- Flexibilidad de uso en cualquier negocio.
Los planes no son nada sin una buena planificación
Tal vez sea cierto que los brasileños no tenemos una cultura de planificación tan fuerte como la de los japoneses. Pero eso no quiere decir que debamos interiorizar la creencia y actuar de forma desorganizada con nuestros proyectos personales y, más aún, profesionales.
Basta entender que un buen plan es un factor que determinará el éxito o el fracaso de cualquier objetivo y que toda planeación debe ser simple, ejecutable y ejecutada y punto final. Ya está, la correcta aplicación de la herramienta 5W2H te garantizará, transformando esos “limones” de tu día a día en una excelente limonada.
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