¿Por qué las organizaciones deberían mapear sus procesos?

Realizar el mapeo de procesos contribuye a elevar el nivel de eficiencia de los procesos de la organización.

Cuando tenemos un proceso mapeado, es decir, un proceso claro y bien definido, es más fácil implementar mejoras, identificar cuáles son las fallas, dónde puede estar generando alguna pérdida financiera, encontrar cuellos de botella, repeticiones y retrasos. De esta forma, será posible actuar de forma asertiva.

También es una forma de involucrar al grupo de personas que realizan ese proceso, ya que será más fácil saber qué, cómo y por qué deben desempeñarse en la forma mapeada, generando más enfoque y seguridad en la ejecución de las actividades.

La ISO 9001: 2015 también nos dice que, para una buena gestión es necesario gestionar los procesos de la organización. El ítem 4.4.1 dice:

4.4.1 La organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión de la calidad, incluidos los procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los requisitos de esta Norma.

Por lo tanto, en este texto, quiero traer una visión amplia del mapeo de procesos como una guía para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de la calidad basado en sus procesos.

¿Pero cómo mapear los procesos dentro de la empresa?

Por supuesto, un programa de mapeo de procesos puede llevar meses, y si hay mucha dificultad, recomiendo contratar una consultoría especializada que pueda ayudarle.  Pero quiero traer aquí, en general, una planificación basada en el PHVA para iniciar un proceso de mapeo de procesos.

Estos pasos le darán una idea general y amplia de cómo iniciar un proceso de mapeo de procesos en su organización.

Plan

1 ¿Cuál es el proceso que se necesita mapear?

Es importante conocer el proceso y para eso es necesario utilizar algunas técnicas, como, por ejemplo: realizar entrevistas y reuniones con las personas que realizan el proceso, observar cómo realizan las actividades, analizar la información documentada sobre las actividades en cuestión y recolectar datos.

La secuencia de los pasos en este punto no es importante, pero puede ayudarlo a recordar los pasos necesarios para su proceso.  Determine quién, qué y cuándo lo hace.

2 ¿Dónde o cuando comienza y termina el proceso?

Es necesario describir el proceso desde el inicio, comprender todas las actividades, que son elementos del PIPSC (proveedores, insumos, proceso, salida y clientes), quién realiza, cómo se desempeña, cuáles son los insumos necesarios, es decir, todo para la ejecución de ese proceso.

Además, es fundamental identificar qué no está funcionando en todo su potencial. Incluso la empresa más alineada y organizada tiene fallas y esas fallas merecen atención. Por pequeños que sean, los problemas generan una diferencia en el resultado y si se identifican y eliminan, será posible evolucionar el proceso.

Hacer

1 determinar y secuenciar los pasos

La elaboración de un diagrama de flujo será importante para poner todas las actividades en orden, junto con la información útil e importante que reunió durante el estudio de mapeo.

Al estructurar el diagrama de flujo, será importante considerar la conexión de cada actividad, especialmente si involucra a   diferentes equipos y sectores.

2 dibujar símbolos básicos del diagrama de flujos

Para la creación del diagrama de flujo, el uso de símbolos será esencial para construir una comprensión más intuitiva y rápida del proyecto. Es necesario tener un patrón de estos símbolos en la empresa, para que todos usen solo los símbolos listados como “oficiales” garantizando así una comunicación estandarizada.

Estos símbolos deben aplicarse correctamente, después de identificar el orden de cada actividad y la conexión entre los pasos del proceso.

• Los símbolos circulares muestran el comienzo o el final de un proceso
• Los rectángulos muestran una actividad que se realiza dentro del proceso
• Las flechas representan la dirección del flujo
• Los diamantes muestran el punto donde se debe tomar una decisión. Las flechas que salen de un diamante generalmente se etiquetan como Sí o No;
• Un paralelogramo muestra entradas o salidas

Verificar

1 finalizar el flujo de diagrama de procesos

Ahora que tenemos los procesos detallados y presentados en el diagrama de flujo, es extremadamente importante verificar el flujo con otras partes interesadas para asegurarse de que todos estén de acuerdo.

Tener un check list en esta etapa, puede facilitar esta verificación, aquí hay un ejemplo de puntos a cuestionar:

• ¿El proceso está mapeado como debería estar para la ejecución de actividades?
• ¿Seguirán los miembros del equipo el proceso mapeado?
• ¿Están todos alineados con el flujo del mapa de procesos?
• ¿Hay algo redundante?
• ¿Faltó algún paso?
• ¿Es necesario describir un procedimiento, instrucción de trabajo, check list o cualquier otro documento que respalde el proceso?

Actuar

Después de la verificación, ahora es el momento de identificar e implementar las mejoras. Solo podemos hacer evolucionar nuestros procesos una vez que estén claros, incorporados y estables.

Por último, el mapeo de procesos proporciona a las organizaciones información valiosa sobre cómo pueden mejorar sus procesos. Cuando la información importante se presenta visualmente, aumenta la comprensión, la adherencia y la colaboración para la ejecución de cualquier proceso.

Generando valor a través del mapeo de procesos

El mapeo de los procesos ayudará a comprender las debilidades de los procesos con mayor claridad, identificando qué se puede mejorar de manera asertiva. Este trabajo es ideal para garantizar la estabilidad y estandarización de las operaciones.

Y en su organización, ¿ha mapeado los procesos? ¿Qué beneficios ha obtenido de eso?