¿Cómo reducir el tiempo empleado semanalmente en recordatorios a los colaboradores?

“No puedo hacer esto ahora …” ¿Cuántas veces has escuchado eso?, Recordatorios a los colaboradores, hablemos un poco de eso:

Esta es la vida difícil de quienes dependen de otros colaboradores para que se realicen “cosas de la calidad”. Y la próxima semana, nuevamente, le recordaremos la actualización del documento pendiente o el incumplimiento, con la esperanza de que la persona sea conmovida por nuestro sufrimiento.

Con esto, pasamos horas y horas recogiendo temas pendientes que nunca se resolverán. Pero, ¿sabía que, si continúa recordando por finalizar los problemas, nunca podrá involucrar a las personas? ¿Y siempre necesitara estarle recordando a los empleados? Un poco confuso ¿verdad? Pero tranquilos, en breve lo explico.

Primer punto: Los recordatorios a los colaboradores no son buenos para quienes lo hacen, mucho menos para quienes la reciben

Estar haciendo recordatorios a los colaboradores es una cosa demasiado molesta, ¿cierto? A menudo digo que no tengo un hijo de ese tamaño, jaja. Es agotador que se le pida complacer a alguien para que haga el trabajo.

Pero cuando le recuerdas, es automático que la persona entre en modo defensivo. Pensamientos como “¿quién cree ella que va a venir a decirme qué tengo que hacer” o “¿Será que duda de mi competencia?”. Son cosas que pasan por la cabeza del colaborador que es victima del recordatorio o reclamo y la reacción del es defenderse de aquello.
En estas situaciones, lo único que hace que una persona haga lo que está pidiendo es la amistad entre usted o el temor de ser etiquetado como incompetente (o despedido).
Si usted es el “mejor amigo” de la persona, ella estará feliz de hacer este gran POR FAVOR para usted.
Si la situación no es esa, lo hará porque teme que el jefe se entere.
Es decir, los recordatorios a los colaboradores te desgasta y te estresa a la otra persona.

Segundo punto: ¿Alguna vez te has puesto a pensar por qué las personas no terminan sus pendencias?

Me atrevo a decir que las personas tienen 3 dificultades: Ellas no entienden por qué tienen que hacerlo, no saben cómo hacerlo o no saben cuándo pueden hacerlo.

Ellas no entienden por qué tienen que hacerlo

Si usted es un profesional de buena calidad, sabe que la ISO no se implementa solo porque es legal tenerla certificada. Usted comprende que una ISO aporta mejoras de proceso y resultados a la empresa.

¿Pero los colaboradores de la empresa lo saben? Este mismo significado debe ser generado para el colaborador, después de todo, es natural dejar de hacer cosas que no tienen sentido, porque no parecen ser importantes.

Ellas no saben cómo deben hacerlo

Incluso teniendo toda la voluntad en el mundo, ¿cómo hace algo que no sabes cómo hacer? Eso pasa mucho. La calidad está llena de herramientas y técnicas que son difíciles de usar si usted no lo sabe.

Por ejemplo, el Diagrama de Ishikawa  es muy intuitivo para cualquiera que lo sepa, pero esas 6 M no tienen sentido para nadie que nunca lo haya visto. Es decir, o calificas al equipo, o se detendrán y no podrán abandonar el lugar.

Ellas no saben cuándo podrán hacerlo

Incluso si el análisis de un indicador trae muchas revelaciones sobre el proceso, debemos recordar que el cliente externo está al otro lado esperando su producto o servicio. Y él gritará fuerte si su producto no se entrega, jaja. Y el desarrollador, por supuesto, utilizará su tiempo para asegurarse de que se realice la entrega al cliente, en lugar de resolver los problemas de “calidad”.

Y luego llegamos al dilema: ¿es “mejor” para un proceso interno o para el cliente externo?
Desafortunadamente, la rutina se traga cualquier otra cosa que deba hacerse y es muy difícil separar el tiempo para trabajar con la gestión de la calidad, así como con la gestión del equipo y cualquier otra cosa que no sea el producto o servicio del cliente.
“¡Pero tratar una NC es mejorar el producto para el cliente!”.
Sí, pero esto es algo que el cliente no verá en el corto plazo, algo que no puede interferir con la entrega del mismo. Si él lo solicitó y usted accedió a vender, querrá que le entreguen su empresa, sin importar lo que tenga que hacer internamente. ¿si me logra entender?

“Perfecto Marina, ¿entonces cómo puedo tratar todo esto?”

No pierda su tiempo haciendo recordatorios a los colaboradores, invierta su tiempo ayudandolos. ¡Créame, necesitan tu ayuda!

Use su tiempo para dar significado a “cosas de calidad” compartiendo su rico conocimiento y resolviendo los problemas junto con el colaborador.

Un caso RAP – Reunión de Análisis de Pendencias

Este año, aqui en Forlogic, renovamos varios de los ritos de la empresa. Ahora tenemos ROCK, SAMBA, MPB, RAP.

La RAP es la reunión de análisis de tareas pendientes, nuestra antigua hands-on, En esta reunión, la calidad se reúne con el colaborador que tiene pendiente y la ayuda, sin cargos ni juicios. Vea dónde tiene dificultades y ayuda a resolver esos impedimentos.

Nos encargamos de programar una reunión para que el colaborador pueda reservar un tiempo en su agenda para trabajar en los problemas y prestarle atención individual.

Vivian mi fiel escudera de la calidad, ja ja, comienza la reunión mostrando el empleado que se encuentran pendientes, para dar prioridad a donde van a trabajar en primer lugar. A partir de ahí, va a hablar con la persona sobre la fabricación o el proceso, o para actualizar un documento, analizar la causa de una no conformidad, analizar un indicador, etc. Cuando la persona se cuelga, ella está allí para ayudar, de modo que la reunión fluye y los problemas se resuelven.

Los colaboradores ven que pueden contar con alguien que los ayude, y esto nos ha dado muy buenos resultados.

Entiienda:  Hacer recordatorios a los colaboradores es una medida paliativa, temporal, ineficaz. Incluso puede ayudarlo a eliminar los problemas del mes, pero no le impedirá tener que recordarles a todos nuevamente el mes siguiente. Entonces quedará atrapado en un sinfín de cargas y cargos y malentendidos.

Y esto sucederá porque al recordar, no ha ayudado a la persona a: entender por qué hay que hacer las cosas, aprender a hacer cosas y separar el tiempo para hacerlo.

Si puede hacer que las personas tomen conciencia de estos tres aspectos, ya no actuará sobre el efecto del problema: retrasos; Pero sobre las causas de las personas que retrasan las “tareas de la calidad”. ¡Y esto es lo que reducirá el tiempo empleado semanalmente para recordar a los colaboradores, no las veces que les hace recordatorio!