En mi adolescencia me encantaba ver Globo Repórter, sobre todo cuando el tema estaba relacionado con algo poco conocido, como un lugar inexplorado, un misterio científico o un descubrimiento reciente. Todavía recuerdo las llamadas al programa, donde el presentador lanzaba el tema y lanzaba una serie de preguntas, avivando la curiosidad de los televidentes. Eso fue lo que me inspiró a definir el título del artículo de hoy, porque lo que vamos a abordar es una revelación deseada por muchos profesionales: el secreto para tener reuniones productivas.
Reunirse es eso que hace toda empresa, independientemente de su tamaño, segmento o facturación. Una herramienta que es amada por algunos y odiada por muchos, incluso se dice que muchas de ellas podrían ser reemplazadas por un correo electrónico. Son momentos en los que varias personas de la empresa se reúnen, presencial o remotamente, para discutir uno o varios temas, presentar información, discutir la agenda (y a veces el resultado del fútbol, el tipo de cambio del dólar, el panorama político, etc.) y luego terminan el evento, muchas veces con la sensación de que no han hecho nada.
¿Has pasado por esto? He pasado por eso y te confieso que estoy en el equipo de los que odian momentos como este. Es por eso que presentaré a continuación algunas estrategias que adopto para que las reuniones sean más productivas y efectivas. Siga leyendo para entender que con organización y control esto es posible.
Pasos para tener una reunión productiva
Una forma sencilla y funcional de tener una buena reunión es entender que es un proceso, que se puede organizar en tres etapas principales: el antes, el durante y el después. Cada uno de estos momentos requiere una adecuada preparación y conducción y eso es lo que asegurará al final esa sensación de misión cumplida. Entendamos cómo podemos prepararnos para cada uno de ellos.
Antes de la reunión
Todo encuentro nace de la necesidad de definir algo junto con otras personas. Este es un enfoque muy genérico, y si desea que su reunión sea productiva, debe tener cuidado de definir algunos puntos esenciales por adelantado, tales como: La definición clara de esta información le permitirá continuar con el siguiente paso, que sería:
- Definir la fecha, la hora, el lugar y el método (en persona o a distancia);
- Invitar a los participantes a la reunión;
- Poner los documentos a disposición de los involucrados para que los lean, si es necesario;
- Solicitar que los participantes preparen algún material para presentación en el evento, si aplica;
- Organizar la infraestructura necesaria, según el método adoptado. Si es presencial, debe reservar el lugar y asegurarse de que el equipo necesario esté disponible. Si es remoto, debe definir qué aplicación se utilizará y confirmar que todos los participantes ya están acostumbrados a usar la herramienta.
Durante la reunión
Es recomendable que una reunión tenga un mediador, alguien que se encargue de controlar el tiempo, moderar las discusiones e igual de importante: La elaboración del acta, ese documento con un nombre tan pequeño, es fundamental para lograr que los objetivos de la reunión sean logrados. Hablaré más sobre esto más adelante, ya que primero quiero presentar algunas precauciones importantes para el momento en que se lleva a cabo la reunión:
La importancia de las actas de reunión
El acta de una reunión no tiene por qué ser complicada, todo lo contrario, cuanto más sencilla mejor. Lo importante es que contenga toda la información definida durante la reunión realizada. Es interesante que su empresa tenga un estándar previamente establecido para este documento, ya que esto facilitará el uso y control de la información. Creo que una buena plantilla de minutos debe contener al menos:
- Información sobre la reunión, como la fecha, hora, nombre de los participantes, agenda discutida, responsable por el llenado del acta;
- Lugar para presentar las decisiones tomadas que no generan acciones, pero son información que debe ser registrada;
- Espacio para registrar las acciones a realizar. Es importante considerar que se debe definir la acción, el responsable y el tiempo esperado para su realización.
- Campo para la firma de los participantes.
Después de la reunión
Dicen que una reunión solo termina cuando se convierte en acción y yo lo creo. Finalmente, en una nota alta, asegúrese de que las actas se envíen a todos los participantes sin demoras indebidas.
Concluyendo
Talvez la dificultad de tener buenas reuniones pasa porque la gente trata de complicarse, entonces te recomiendo que no burocratices y hagas lo obvio. Sea simple, reúna a las personas adecuadas y haga que suceda. Descubrirás dos cosas:
- No hay necesidad de tener miedo de ir a la cocina por la noche y encontrar un link a la reunión;
- No todas las reuniones se pueden reemplazar por correo electrónico.
Así que les deseo a usted y a su equipo muchas reuniones productivas.