Primero, ¿sabías que el retrabajo es uno de los grandes villanos en la optimización del tiempo y genera gastos evitables? Entonces, para que lo entiendas, ¡vamos a la definición de retrabajo!

Según el diccionario portugués en línea, Rework es: “Volver al trabajo; mejorar a través del trabajo constante: Reelaborar un léxico. Así que estamos reelaborando”.

En otras palabras, podemos decir que el retrabajo ocurre cuando la misma tarea o proceso necesita ser rehecho, en partes o por completo.

Comprender cómo el retrabajo puede generar pérdidas:

El daño más común que provoca el retrabajo es la Caída de la Productividad, que además del gasto en insumos para rehacer el producto o servicio, también está el factor tiempo, que es fundamental para rehacer el proceso o producto por segunda vez. Entender que este tiempo adicional se toma de otras actividades, lo que influirá directamente en la producción total final de la empresa.

Como consecuencia, tenemos una pérdida económica, la caída de la productividad no genera directamente un gasto personal, sin embargo, estás pagando lo mismo a cambio de menos resultados. Además, si intentas solucionar este problema aumentando el equipo de soporte, además de no tener ninguna garantía de la eficacia de esta solución, seguirás asumiendo más gastos de personal.

En particular, creo que el efecto más preocupante es la insatisfacción del cliente. No piense que solo las empresas pierden tiempo con el retrabajo, los clientes también pierden y aún tienen frustración después de un primer servicio fallido. Las empresas que valoran a sus clientes, generalmente al reponer el producto o servicio que no funcionó, tienden a elevar el nivel de lo ofrecido en la primera venta. Esta acción tiene como objetivo lograr la satisfacción del cliente. Recuerda: cuando estas situaciones se vuelven recurrentes dentro de la empresa, pueden derivar en la pérdida de clientes.

Los gerentes no son inmunes al retrabajo

El retrabajo no solo perjudica a las personas que están al frente de los procesos, créanme, los gerentes también se ven perjudicados. Dejame darte un ejemplo. Supongamos que en una empresa el tiempo medio de atención se estima en diez minutos. Sin embargo, si esta estimación de tiempo es el resultado de varios errores durante los procedimientos, el KPI se vuelve cuestionable.

Los errores y reelaboraciones recurrentes dificultan e incluso imposibilitan el análisis de la información relacionada con el desempeño general de la empresa. Cuando tenemos en cuenta que las bases para la toma de decisiones son información sujeta a errores recurrentes, el riesgo de gestión aumenta.

¿Qué genera retrabajo?

Si tu pregunta se acerca a la pregunta “¿Pero qué genera el retrabajo?”, realmente entiendes que causan daño, así que vamos.

Las principales causas que culminan en el retrabajo:

• Errores Individuales: puede ocurrir por varios factores tales como: falta de capacitación, falta de claridad en la actividad a realizar, falta de competencia para desempeñar la función, entre otros;
• Falta de planificación: genera una administración deficiente y puede llevar a la empresa a la quiebra;
• Toma de decisiones: basada en estimaciones dudosas;
• Errores colectivos: generalmente consecuencia de un clima organizacional desfavorable y fallas de comunicación;
• Falta de estandarización y control manual: normalmente los controles realizados en hojas de cálculo toman mucho tiempo y aún pueden generar pérdida de información, lo que dificulta la estandarización de los procesos.

La recurrencia de reprocesos en más de un área de la empresa es evidencia de una mala gestión.

Elimine a los ladrones de tiempo y comience a apuntar a las ganancias

Es común que surjan algunos imprevistos que requieren el antiguo método de “Extinguir el Fuego”, es decir, que el equipo se apresure a minimizar los problemas para lograr el mejor resultado posible.

Sin embargo, esta cultura no debe incorporarse a la rutina, ya que los procesos deben ser uno de los principales pilares de cualquier Sistema de Gestión de Alto Nivel.

Teniendo en cuenta que a muchas empresas les resulta difícil dar seguimiento profesional a sus procesos y proyectos, recomiendo el uso de software de gestión de procesos para gestionar y capturar la información correctamente.

Qualitfy

Qualitfy es sin duda la solución definitiva, especialmente para las pequeñas empresas. El software es modular y puede adquirirlos por separado. De todos modos, te dejo aquí los módulos que te ayudarán a eliminar el retrabajo, vamos:

Módulo Planes para Gestión de Proyectos: con él, asigna objetivos y prioriza tareas de Planificación, simplificando la comunicación de su equipo de proyecto. El módulo envía una alerta por correo electrónico a los involucrados cuando se registra una acción, lo que ayudará a cumplir con los plazos. El software también tiene un modo de vista de Proyecto para seguir la evolución del equipo: Kanban, Lista, Vista Jerárquica, Análisis. Así, sigues todas las acciones a realizar, facilitando el desarrollo y la mejora continua.

Módulo de Flujos para Gestión de Procesos – Con él gestionas procesos de manera profesional y tienes acceso a la información adecuada para la toma de decisiones, aumentando la efectividad de los flujos de trabajo y configurando flujos de acuerdo a las necesidades de tu equipo y empresa. Para que todos hagan las tareas correctas en el momento correcto.

El Módulo permite el seguimiento de flujos por área y estado actual de los procesos, y además, a través de los planos de flujo, cada empleado tendrá un rol claro en el proceso.

Módulo DOC’s para Gestión Documental – Las empresas que no invierten en Gestión Documental pueden tener grandes pérdidas a largo plazo, con el Software se reducen costos con: impresión, almacenamiento e incluso con pérdidas que pueden generar gastos en la remisión de un documento. ¡Sin mencionar el retrabajo que genera!

¡Además, el módulo cumple totalmente con la norma ISO 9001!