Hoy voy a mostrar una forma diferente de pensar en proyectos y planificaciones: voy a presentar el Planeamiento Ágil de Significado (PAS).

De entrada, ya te digo que esta idea está anclada en dos referencias que admiro y sigo desde hace mucho tiempo. David Allen, creador del método GTD del célebre libro “Organízate con eficacia”, y también Roberto Tranjan, cofundador de Metanoia, que tiene el concepto de Metaproyecto.

Ambos conceptos son independientes y tienen métodos distintos, pero, a mi modo de ver, traen muchas similitudes, y fue con ellas que creé el PAS, aprovechando lo que considero mejor de los dos mundos.

Planificar no es aburrido

Algo que me gusta diferenciar es planificación de plan. Planificar es muy divertido; seguir planes, a veces, es aburrido. ¡Planificar debe ser un ejercicio de creatividad y alegría! El momento de planificar es cuando todo es posible y cuando las ideas brotan.

Estás todo el tiempo planificando, ¿quieres ver? Si decides hacer un asado para celebrar algo, o para reunirte con amigos. En cuanto decides “por qué” hacerlo, ya definiste el propósito de ese asado.

Entonces piensas en “a quién” vas a invitar, y eso puede o no ajustar el propósito, ya que, dependiendo de quién venga, el propósito puede cambiar. También empiezas a reflexionar sobre “qué cosas no puedes dejar de lado”: la música, el horario y todo lo demás que sea innegociable.

Luego decides “qué” vas a hacer. Imaginas cómo va a ser, qué carne, qué bebida, el horario y otros detalles. Reúnes a las personas (tu esposa, esposo, hijos u otras personas importantes para ti) y conversas sobre eso. Les preguntas qué les parece un asado y entonces viene una lluvia de ideas sobre qué podría haber, cómo podrían organizarlo y también quién podría venir.

Después de la charla, deciden cómo va a ser, actualizan las expectativas y empiezan a trabajar en “cómo” hacer todo; ahí llegan las acciones y las tareas. Comprar la carne, invitar a la gente, limpiar la parrilla, y así sucesivamente.

Listo: hiciste una planificación.

El trabajo debe tener significado, todo el tiempo

Las personas conscientes hacen lo que tiene sentido para ellas. Por eso, siempre antes de “hacer un asado” piensas en “quién” y “por qué”. Porque eso le da sentido. De hecho, los “quiénes” y los “porqués” le dan sentido a la vida de las personas.

El PAS no se caracteriza por una secuencia rígida de actividades, sino por estimular un trabajo creativo, consciente y orientado al resultado, con mucho significado.

Sin más preámbulos, veamos cómo hacer el PAS.

El PAS ocurre básicamente con los siguientes pasos:

1. Propósito: define el porqué de lo que vas a hacer.
2. Cliente foco: define quién va a ser el cliente de ese proyecto, de ese plan.
3. Principios: aquello de lo que no vas a prescindir. Es innegociable, son los puntos que vas a mantener y cumplir.
4. Visión de resultados: imagina qué sucede cuando esto haya salido bien.
5. Ideación: escucha ideas y sugerencias (lluvia de ideas).
6. Equipo: quiénes son las personas que se van a comprometer con ese proyecto.
7. Líder: quién va a ser el responsable del éxito o del fracaso, y de quitar los obstáculos.
8. Acciones: cuáles son las acciones y, principalmente, los próximos pasos para que el proyecto suceda.
9. Indicadores: cómo vamos a evaluar si el proyecto fue o no exitoso.

Son muchos pasos, pero ¿es complicado? ¿Cómo se hace?

¿Cómo realizar el Planeamiento Ágil de Significado?

Puedes hacer todo en una mañana, en dos horas, o en 20 minutos. Eso depende de la complejidad del proyecto o plan, del tamaño del equipo, de tu concisión y foco.

Pero si tuviera que dividir el trabajo en 3 momentos, los separaría de la manera que voy a presentar, en reuniones de 30 minutos a 1h30.

Paso 1: El propósito, los principios y el cliente foco

El propósito del proyecto es el motivo real de que eso ocurra, es el “por qué”. Cuando las personas saben por qué trabajan en algo, le ven sentido a eso. Y eso aumenta mucho la entrega del equipo hacia el resultado del proyecto.

Tan importante como el propósito es el foco de ese proyecto. ¿Quién es el cliente del proyecto? ¿Para quién genera valor ese proyecto? Solo obtienes resultados si generas valor para alguien. El “quién” influye directamente en el “por qué”; por eso, estos dos se van “autoajustando” a medida que se van creando.

Así como los principios del proyecto. Los principios son los valores, conductas, virtudes y cosas de las que no prescindes en ese plan. En el caso del asado, por ejemplo, yo no renuncio a la buena música. Si yo organizo el asado, ¡no suena reguetón! Eso es un principio para mí.

En esta etapa, tal vez todavía no tengas el equipo completo, pero es importante que varias personas participen para mejorar la comprensión del proyecto. Y recuerda: es de aquí de donde todo comienza, pero no tengas miedo de volver y ajustar el propósito en cualquier momento, si así fuera necesario.

Paso 2: Visión de resultados, ideación e indicadores

La visión de resultados es lo que vas a haber obtenido después de ejecutado el proyecto. Un error común de los planes y proyectos es que, generalmente, queremos ir del punto A al punto Z. Cuando partimos de manera racional (y no creativa), por algún motivo lo hacemos así, en este orden:

• Punto A,
• Punto B,
• Punto C,
• … varios puntos después,
• Punto Z.

En ese camino corremos el riesgo de cometer varios errores, como ejecutar puntos innecesarios, perdernos en tareas y olvidar el propósito del proyecto, hasta llegar al absurdo (¿quién nunca?) de mover la meta y decir que “llegamos a donde queríamos”, cuando en realidad decidimos parar donde llegamos.

Por eso la visión es importante: se trata de imaginar el proyecto concluido y los resultados que obtuvimos con él. ¡Ese es el punto Z! Después de encontrarlo, hay que ir regresando del punto Z al A, pensando en qué debemos hacer para cumplir cada ítem de esa visión.

Ahí es donde entra la Ideación. David Allen hace una observación excelente, que viene a decir más o menos así: “si pides buenas ideas, llegarán pocas ideas. Pide ideas, cualquier idea, sin juzgar”.

Esto abre espacio para la creatividad y le quita el “peso” a que una idea sea juzgada como tonta, cuando puede ser sensacional. Puedes hacer una lluvia de ideas para recolectar ideas de los más diferentes tipos. Después de un tiempo recolectando, es hora de clasificar las ideas, ver qué se va a convertir en acción y qué puede convertirse en un nuevo ítem de la visión.

Sí, alguien puede haber traído una expectativa del proyecto que no había sido pensada, un principio, o incluso algún punto que necesite actualizarse en el cliente foco o en el propósito.

Por último, piensa en qué puede convertirse en indicador, o en cualquier otra medición real de que el proyecto entregó resultados. Esto es importante para tener la certeza de que el proyecto fue efectivo, y también indica “cuánto” va a costar y a rendir el proyecto.

Paso 3: Equipo, líder y acciones

Tanto el equipo como el líder del proyecto pueden estar claros desde el inicio, o no. En las fases 1 y 2, las discusiones pueden tomar rumbos que aclaren la necesidad de otras competencias para el éxito del proyecto. Muchas veces, la necesidad de otra persona para liderarlo.

Por eso, aquí se definen el equipo y el proyecto, y, sobre todo, los involucrados asumen un COMPROMISO FORMAL con el éxito del proyecto. Y eso ya está conectado con el conjunto de acciones o planes de acción que son el “CÓMO” va a suceder el proyecto.

Todavía caben ajustes en la visión, el propósito y los indicadores, pero después de definido el equipo, lo acordado debe perseguirse. Esto porque, en este punto, todos conocen el significado del proyecto para ellos mismos y para el cliente, los principios, la visión de adónde quieren llegar, y ahora tienen un conjunto de acciones para realizar.

El líder debe quitar los obstáculos y centrarse en garantizar las entregas del equipo.

Una vieja forma nueva de pensar

Fíjate que no presenté ninguna técnica nueva ni ninguna idea rebuscada; simplemente armé el trabajo de una forma en la que las personas influyen en el resultado, entienden su autonomía y saben el significado de lo que hacen.

Después de los planes de acción, si quieres crear un GANTT, usar Project, o Qualiex (lo recomiendo mucho) para coordinar las acciones, hazlo sin problema. Pero eso, en muchos casos, es el menor de los problemas.

Esto es nuevo porque cambia el centro de gravedad de los planes y proyectos, del “control” hacia el “significado”. ¿Ya lo habías pensado así?

Vamos a hablar más del PAS en el futuro, claro, pero ¿esto tuvo sentido para ti?