Entre los problemas más comunes dentro de la Calidad, tenemos algunos ejemplos como:
- Falta de compromiso de los colaboradores;
- Falta de compromiso de la dirección;
- Dificultad para gestionar los pendientes;
- Acciones ineficaces;
- No conformidades recurrentes;
- Dificultad para asignar recursos;
- Dificultad para priorizar;
- Dificultad para definir planes de acción;
- Dificultad para capacitar a las personas;
- Etc., etc., etc.
Estos son problemas de gestión que, de una forma u otra, van a aparecer en tu empresa. Y no será el uso de una u otra hoja de cálculo lo que los resuelva. ¡Tendrás que actuar sobre ellos!
Sin embargo, además de eso, hay otros problemas más puntuales que las propias hojas de cálculo pueden causar, y son el tema de este artículo.
Nos pareció importante hacer esta diferenciación porque no podemos delegar la gestión. No sirve, por ejemplo, pensar que un software, una hoja de cálculo o una herramienta va a resolver todos los problemas de la empresa. Del mismo modo, no podemos permitir que problemas que se pueden resolver con un cambio de herramienta sigan perjudicando a la organización.
Dicho esto, vamos a los problemas causados por usar hojas de cálculo en la gestión de la Calidad:
1 – La gestión de la Calidad no se hace en solitario
No sirve: la gestión de la Calidad no es “cosa del área de Calidad”. Por eso, necesitarás una integración entre todas (o varias) las áreas de tu empresa.
Al gestionar indicadores, por ejemplo, lo más probable es que varias personas tengan que recopilar datos distintos. Solo después, alguien usará la hoja de cálculo para analizar el indicador. Y eso significa tener a muchas personas diferentes trabajando en una única hoja.
Imagina un indicador estratégico que depende, por ejemplo, de 5 recopilaciones de datos para poder analizarse. Cada una la hace un colaborador distinto. Cada vez que ese indicador deba analizarse, hay al menos 5 personas involucradas, 5 seguimientos que hacer y, en los casos menos optimizados, 5 hojas de cálculo diferentes que actualizar.
Esta falta de centralización de la información, propia de las hojas de cálculo, desmotiva el trabajo con la Calidad. A las personas les cuesta mucho más mantener la hoja al día que hacer la gestión en sí. Esto genera más pendientes, desmotivación y procrastinación.
2 – Hay que eliminar el trabajo innecesario
Cuando trabajas con hojas de cálculo, si eres un as de Excel, incluso puedes automatizar algunos cálculos. Pero solo puedes hacerlo con lo que está dentro de la hoja, es decir, con lo que insertaste manualmente.
Al usar hojas de cálculo en la gestión de la Calidad, no es posible extraer datos automáticamente del ERP ni de otra base de datos de la empresa. Y esto pasa constantemente. Existen muchas rutinas manuales que no agregan valor al proceso, pero que deben ejecutarse. Cuando usas hojas de cálculo, no es posible automatizar nada de eso.
Un ejemplo simple: en Qualiex tenemos una integración entre el tratamiento de indicadores y la gestión de no conformidades. Con ella es posible automatizar la recopilación de los indicadores relativos a las NC, y el sistema recopila todo solo.
Por ejemplo, es posible ver fácilmente las NC atrasadas, en curso o abiertas en el período que necesites. Así, puedes pasar directamente al análisis, en cualquier momento y desde cualquier lugar. No necesitas recopilar nada ni generar trabajo para que alguien tenga que hacerlo. Y esto está muy ligado al siguiente punto:
3 – Cuanto más lentas las decisiones, peor la gestión
Todo el trabajo de actualizar varias hojas de cálculo diferentes, estar reclamando información a las personas y haciendo circular documentos dentro de la empresa genera burocracia. Esto sucede porque se van creando capas adicionales dentro de las actividades.
Al registrar una no conformidad, hay un aprobador que la analiza e indica a la mejor persona (o área) para tratarla. Cuando se usa una hoja de cálculo, la persona tiene que completarla y enviarla al aprobador. Luego, el aprobador debe analizar la NC, indicar el tipo de ocurrencia y otra información importante, y enviarla a quien hará el tratamiento. Después, quien hace el tratamiento tiene que armar el plan de acción y (en algunos casos) devolver la hoja al aprobador, que, por último, deberá evaluarla y devolverla al responsable.
¿Ves cómo usar hojas de cálculo en la gestión de la Calidad agrega muchas actividades al proceso? Y eso genera una fricción enorme en toda la cadena, en todo el sistema de gestión.
Cuando usas un sistema integrado, nada de eso es necesario, porque toda la información está centralizada. No hay envío de documentos ni siquiera necesidad de notificar, pues el propio sistema notifica a todos los involucrados sobre el avance de la no conformidad.
Y esta falta de integración hace que las cosas sean lentas y demoradas. No puedes aprobar una no conformidad y empezar a tratarla de forma ágil y optimizada. Todo lo que hay que hacer lleva más tiempo. Si una NC genera 10 mil dólares de desperdicio por día en tu empresa, podrías perder 100 mil dólares porque la ocurrencia tardó 10 días en llegar al aprobador (esta demora es común, por ejemplo, en logística, un sector en el que las NC suelen llegar en documentos físicos que viajan en los camiones).
Problema extra – Dificultad para centralizar los datos
Aunque los dashboards se están apoderando de la gestión, sabemos que los informes siguen siendo importantes. Se solicitan en diversos momentos de las revisiones por la dirección, por ejemplo, y también son importantes para las auditorías.
Si usas un sistema de gestión (y, por supuesto, recomendamos Qualiex, ja, ja), con 2 o 3 clics emites un informe. Uno completo, organizado, con un diseño atractivo y con el logo de tu empresa. Incluso es posible tener diferentes modelos de informes. Es decir, en pocos minutos tienes toda la información en tus manos.
Ahora, cuando usas hojas de cálculo en la gestión de la Calidad, la mayor parte de la centralización de los datos en un informe tendrá que hacerse manualmente. Después de todo, tendrás que reunir los datos, pasarlos a un documento, darles formato, crear gráficos y volver a darles formato. Y si necesitas cambiar algo, otra vez a darles formato.
Tenemos clientes que tardaban 15 días en armar los informes y los datos necesarios para la revisión por la dirección, una semana completa de los cuales se iba solo en reunir y armar los informes y organizar la información de una manera que las personas pudieran entender.
Por qué hablar de los problemas causados por usar hojas de cálculo en la gestión de la Calidad
Este artículo nació de un momento cotidiano de un fin de semana. Para concluir, vamos a contar lo ocurrido y, después, explicar por qué vale la pena pensar en este tema.
Estábamos limpiando la casa y escuchando un podcast. El tema, en realidad, era la gestión del tiempo. Pero en determinado momento uno de los participantes dijo que tenía una hoja de cálculo increíble de gestión financiera. Dijo que, si los bancos vieran su hoja, la comprarían para venderla a sus clientes.
Hasta ahí, todo bien. Pero a medida que avanzaba la conversación, el invitado dijo que a veces no ejecutaba algunas operaciones básicas en la hoja porque era muy complejo cargar información en ella. Que todo lo que necesitaba hacer llevaba mucho tiempo y era difícil de hacer en la hoja de cálculo.
Antes, había hablado con tanta confianza de lo increíble que era su hoja que pensamos: “¡Vaya, queremos esa hoja de cálculo!”. Pero después, con poco tiempo de reflexión, él mismo identificó que la hoja no era tan buena como decía (al menos creemos que lo identificó, ja, ja).
Y esa es la alerta:
No dejes de analizar tu sistema de gestión
Usar hojas de cálculo en la gestión de la Calidad es casi una tradición. Es verdad que, en muchos casos, las empresas empiezan la gestión así. Y en muchos casos son necesarias e incluso ayudan.
Sin embargo, nos apegamos a ellas y, aun sufriendo muchísimo para mantener la gestión al día, no entendemos que eso es un problema. No nos damos cuenta de que esa hoja de cálculo (que ya fue refinada al máximo) no va a resolver el problema y, peor aún, está causando otros. No entendemos que hay alternativas que darán velocidad al proceso y lo harán más confiable y ágil.
Si estás usando hojas de cálculo en la gestión de la Calidad y no tienes estos problemas (lo cual nos parece un poco difícil, pero…), perfecto. Pero si te está pasando, es hora de reevaluar las herramientas de tu sistema de gestión, porque lo importante no es qué herramienta usas, sino el resultado que necesitas que te aporte.
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