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Cómo elaborar un plan de contingencia

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En el artículo de hoy, hablaré sobre cómo elaborar un Plan de Contingencia. No tengo la intención de poner a disposición ningún tipo de modelo ni nada. Por el contrario, me gustaría darle algunas pautas que le permitirán establecer un Plan de Contingencia para cualquier área o situación.

Además, si no ha leído mi artículo anterior le recomiendo leerlo. Aunque no explica cómo desarrollar un Plan de Contingencia, he hablado mucho sobre la importancia de esta herramienta y cómo identificar la necesidad de dicho plan.

Cómo elaborar un plan de contingencia

¡De todos modos, vamos al contenido! En pocas palabras, se puede diseñar un plan de contingencia respondiendo 3 preguntas simples:

1 – ¿Cuál es el riesgo y qué efectos puede causar?

Si tiene una gestión de riesgos eficiente, esta pregunta se responderá casi naturalmente. El análisis de riesgos en sí mismo le mostrará que algunos riesgos tienen impactos muy graves y no pueden eliminarse por completo. Por lo tanto, necesita un plan de contingencia para tratar con ellos en caso de un incidente.

Tenga en cuenta que aquí ya ha actuado para eliminar, mitigar o transferir riesgos. Pero, aun así, hay factores que deben minimizarse en caso de incidencia. Ahora el trabajo es estudiar los efectos, es decir, lo que sucederá si surge el riesgo. Cada efecto puede requerir una actividad, planificación o tipo de tarea diferente. De esta forma ella es una fase fundamental, pues es partiendo aquí cuando sus acciones van a ser planificadas.

2 – Cuando (y si) se produce este riesgo, ¿qué podemos hacer para minimizar al maximo sus efectos?

En este punto, es posible hacer una tormenta de ideas, por ejemplo, para examinar todo lo que se puede hacer para minimizar los impactos de la incidencia. Por lo tanto, debe pensar qué se puede hacer después de que ocurra el riesgo.

Imagine una caldera industrial. Este tipo de equipo funciona con niveles muy altos de temperatura y presión. No importa qué tan bien se realice el mantenimiento, siempre habrá una posibilidad  (incluso pequeña y bien monitoreada) de que la caldera explote. Y si eso sucede, ¡los efectos pueden ser catastróficos!

Caldeiras industriais utilizadas como exemplo no post "Como elaborar um Plano de Contingência".

3 calderas industriales en paralelo, un factor que puede, por ejemplo, aumentar las variables de un plan de contingencia.

Entonces, si la caldera realmente explota, ¿qué podemos hacer para minimizar los impactos de esta explosión? ¿Pueden las paredes de construcción (o de refuerzo) alrededor del equipo ayudar a contener la explosión? ¿Las personas necesitarán máscaras de gas para lidiar con los gases tóxicos liberados en la explosión? ¿Hay alguna técnica o procedimiento que las personas necesiten saber (por ejemplo, correr a favor del viento para evitar estar expuestos a gases por más tiempo)? Al responder estas preguntas, llegamos a “lo que hay que hacer” y pasamos a la siguiente fase.

3 – ¿Qué haremos ante la posible incidencia para prepararnos?

En este punto, haremos el plan de acción que preparará todo lo necesario para el Plan de Contingencia. Aquí podemos usar 5w2h o cualquier otra herramienta de planificación. Tenga en cuenta que este no es el Plan de Contingencia en sí mismo, solo su planificación. Para que todas las funciones estén disponibles cuando sea necesario.

Siguiendo el ejemplo de la caldera del tema anterior. Si todas las preguntas que formulara tuvieran una respuesta positiva, necesitaríamos: a) construir muros alrededor de la caldera; b) comprar máscaras de gas para todos los empleados, y; c) capacitar a todos los empleados para que usen máscaras y enseñen los procedimientos de evacuación y contención en caso de explosión. Cada uno de estos tres temas necesitaría un plan de acción para ejecutarse.

Con esto, llegamos a la conclusión de que pensar en cómo desarrollar un Plan de Contingencia se divide básicamente en dos aspectos principales:

1) Crear un plan para ejecutar cuando surja el riesgo, y;

2) Preparar a la empresa con anticipación para poder ejecutar este plan después del incidente.

  • 1º criar um plano para executar quando o risco incidir, e;
  • 2º preparar antecipadamente a empresa para ser capaz de executar esse plano depois da incidência.

Involucrar a las personas

Sé que esta es una recomendación universal que se adapta a casi todos los contextos. ¡Pero vale la pena mencionarlo! Si está haciendo un Plan de Contingencia, es porque algo muy serio puede poner en riesgo su negocio. Por lo tanto, involucrar a personas directamente involucradas en el proceso hace toda la diferencia.

En algunos casos, incluso, requerirá mucho estudio y competencia técnica para mapear los impactos del riesgo y proponer acciones. No involucrar a las personas puede hacer las cosas aún más difíciles. Creando más problemas tanto en la definición de acciones como en la comunicación del Plan de Contingencia al resto de la empresa.

¿Eso es todo?

En este artículo, traté de mostrar cómo diseñar un Plan de Contingencia señalando solo lo que es esencial. Dando una especie de camino lógico que puedes seguir. Sin embargo, debe comprender qué se requerirá para su proceso. Agregando a cada paso (pregunta), lo que sea necesario.

Al responder estas 3 preguntas, tendrá una gran cantidad de información importante a mano que guiará su Plan de Contingencia. De esto, elegirá las herramientas más apropiadas para planificar. Hará las cosas a su manera, siguiendo la cultura de su organización.

Algunas empresas, por ejemplo, sienten la necesidad de tener incluso una Política de Contingencia (documentada y todo) para guiar este tipo de planes. No es común, y en la mayoría de los casos es innecesario, ¡pero solo tú puedes evaluarlo! Solo usted puede decidir qué es lo mejor para su negocio en función de su contexto.

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