Control de pendientes o comunicación: ¿cuál es su desafío?

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Vanessa Prado

Vanessa Prado

A menudo nos encontramos con profesionales de Calidad con desafíos en la gestión de control o comunicación pendientes. Usted que trabaja con Metrología, seguramente también tiene desafíos en común, ya que se conectan con la Calidad.

Y hoy, me gustaría hablar sobre estos dos problemas comunes:

  1. Líderes que no pueden controlar si los problemas se están ejecutando.
  2. Dificultad de comunicación entre áreas o entre empleados de un mismo equipo por controles separados y no integrados.

Creo que te has identificado con algunos de estos problemas y, por supuesto, estás trabajando cada día para minimizarlos.

En la era de la tecnología, la tendencia es pensar en automatizar procesos para mejorar los controles. Sin embargo, muchas veces querer no es poder. Digo esto, porque la automatización requiere recursos financieros y puede que no sea el momento de que su empresa invierta y la Alta Dirección amplíe esta inversión.

Por lo tanto, para minimizar o incluso resolver estos problemas, propondré aquí el uso del método Kanban. Puede ser que aún no hayas pensado en esta metodología para solucionar estos problemas, aquí te hablaré de las principales características y beneficios prácticos de este método que me ha ayudado durante muchos años.

Kanban: elimina el estrés y la aprensión de no saber cómo van las cosas.

Destacaré algunas características de Kanban que considero fundamentales para abrir la mente de aquellos que todavía solo pretenden utilizarlo:

  • Democrático: es un método que se aplica a cualquier organización, independientemente de su tamaño, porte, ingresos o número de empleados. Puede que no se aplique a alguna área de tu empresa, pero para Calidad y Metrología es innegable.
  • Versátil: si tiene una demanda para procesar y requiere una entrega final, Kanban ciertamente se aplica. Cuando digo demanda, puede ser una idea, un proyecto, un pedido, un proceso con varias etapas entre el principio y el final.

Por ejemplo, el diseño de una nueva certificación ISO en su organización; o monitorear la calibración de todos los instrumentos de medición utilizados en el proceso de producción de una industria.

  • Adaptable: otra característica importante es que Kanban se puede utilizar en la versión digital o en la versión de gestión visual, a través de notas post-it en la pared o pizarras adecuadas para la gestión visual.

¿Qué beneficios proporciona Kanban?

Si no pudiste ver cómo se materializa Kanban, a continuación encontrarás una imagen para que quede más claro de lo que estoy hablando. Pero primero, destacaré algunos beneficios que se conectan con los problemas que mencionamos anteriormente:

Terminar lo que empezaste

Es común en las empresas llenas de ideas que muchos proyectos se inician, pero no se terminan por falta de estructura, principio, medio y final; definir responsable. El principio de Kanban es ayudarnos a terminar todo lo que comenzamos, lo dirige intuitivamente para terminar proyectos, completar tareas, mantener la continuidad de los procesos sin interrupciones.

Hay una frase que tiene todo que ver con Kanban:

“Deja de empezar y empieza a terminar”.

Productividad

La productividad es una consecuencia de organizar Kanban. Con organización encuentras tiempo para hacer todas las actividades y ganar escala en procesos y proyectos.

En primer lugar, al centrarse en lo que están haciendo, sin agotarse con la planificación “mental” de lo que queda por hacer, los empleados ganan velocidad, ya que no pierden el tiempo con incertidumbres o información no integrada.

Y en segundo lugar, Kanban brinda calidad de vida porque elimina el estrés y la aprensión de no saber cómo van las cosas. Conoces la pregunta del jefe: ¿qué has hecho? ¿Qué falta por terminar? Bueno, la respuesta está en Kanban.

Motivación

Kanban motiva a los empleados porque a todos les gusta ser productivos, útiles, importantes para la organización en la que trabajan.

Todo el mundo puede ver lo que se ha hecho a lo largo del tiempo. Esto trae un sentido de pertenencia y mucha motivación.

Gestión

Con Kanban difícilmente dirás que no sabes si los asuntos pendientes se están llevando a cabo.

Este método te permite monitorear los asuntos pendientes, cuáles son los problemas, cuáles son los puntos que están limitando la entrega, cuál es el tiempo de entrega y así ver cómo tu equipo va mejorando y evolucionando con el tiempo.

Comunicación

Kanban mejora la comunicación. Esta gestión visible hace que el estado de cada actividad sea claro para todos, proporcionando una mejor integración y armonía entre los empleados para la entrega de proyectos y sus respectivas actividades.

Imagínese, un tablero como el que se muestra en la figura siguiente, expuesto en un lugar accesible para todos y fácil de ver, siendo alimentado y actualizado cada vez que sea necesario.

kanban

Este es un tablero simple que representa Kanban donde mueves los post-its entre carriles a medida que evoluciona el proyecto.

Puede hacer las adaptaciones que considere necesarias para mantener al equipo lo más informado posible. Por ejemplo, imagina que el color de cada post-it representa a un colaborador diferente del equipo involucrado, todos sabrán quién es el responsable de la actividad.

Por fin…

En este juego de Kanban tenemos dos artistas principales: las personas y la herramienta.

Los artistas se complementan entre sí, una buena herramienta solo funcionará si las personas están comprometidas, de lo contrario, solo se interpondrán en el camino. Lo mismo ocurre a la inversa, las personas comprometidas sin una buena herramienta no llegarán muy lejos.

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