Todos los días atendemos a muchos clientes, cada uno con sus dificultades y su historia. Una en particular me llamó la atención: trata de un enorme perjuicio causado por el uso de un documento obsoleto.

De qué trata la historia

Hace algunas semanas conversé con una de nuestras especialistas sobre cómo la solución de Gestión de Documentos de Qualiex está ayudando a nuestros clientes. Entonces, decidió contarme algunas situaciones reales para que yo lo entendiera mejor.

Entre las varias situaciones que me presentó, una me llamó especialmente la atención: la de un cliente del sector alimentario que guardaba sus recetas junto con los documentos generales de la empresa.

¿Dónde está el problema? Sigue leyendo y lo entenderás.

¿Qué es un documento obsoleto?

Primero, entendamos qué es un documento obsoleto: “Obsoleto: que ha caído en desuso; anticuado; superado”.

Personalmente, prefiero la definición que usó Monise en su artículo, un tanto graciosa, pero que tiene mucho sentido: “los documentos obsoletos no son más que documentos zombis”.

Ella lo explicó así: “¿Sabes qué tienen en común todos los zombis? Todos están muertos, pero deambulan por ahí como ‘muertos vivientes’. Es decir, un documento zombi es aquel archivo que sigue presente en la empresa aunque se lo considere muerto o inútil. Tiene información superada que quizás aún tenga sentido, pero está desactualizada. La falta de control de este tipo de documentos dificulta el rastreo, y así resulta casi imposible evitar que alguien imprima o use la versión equivocada. ¡Y ahí tenemos un problemón!”.

Qué dice la norma ISO 9001:2026 sobre los documentos

La norma ISO 9001 trata este tema en el apartado 7.5.3, dedicado al control de la información documentada. En esencia, exige que la información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad se controle para asegurar dos cosas:

• que esté disponible y sea adecuada para su uso, donde y cuando se necesite;

• que esté protegida de forma suficiente, por ejemplo, contra la pérdida de confidencialidad, el uso indebido o la pérdida de integridad.

Para controlarla, la organización debe abordar, según corresponda:

• la distribución, el acceso, la recuperación y el uso;
• el almacenamiento y la preservación, incluida la legibilidad;
• el control de cambios (por ejemplo, el control de versiones);
• la retención y la disposición.

Además, la información documentada de origen externo que la organización determine como necesaria para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad debe identificarse y controlarse, según corresponda.

Volviendo a la historia del cliente

Todo el control de documentos de este cliente se hacía de forma manual, hasta que un buen día llegó la “bomba”.

Uno de los empleados de la empresa, responsable de la producción de las bebidas, tomó una de las recetas que tenía en su computadora para elaborar el producto.

Lo que no sabía era que la versión de la receta que usó estaba obsoleta, es decir, desactualizada.

¿El resultado? Un lote entero de bebidas perdido y un enorme perjuicio para la empresa.

¿Cuáles son las consecuencias de usar un documento obsoleto?

Además del perjuicio financiero, podemos mencionar otros problemas:

• el desperdicio de producto (se perdieron todos los ingredientes);
• el retrabajo (más mano de obra para producir el lote con la receta correcta);
• el retraso en la entrega final (que genera insatisfacción en el cliente, que tiene que esperar la elaboración de otro lote).

Sin contar con que una situación así puede dañar la credibilidad de la marca.

Ahora quizás te estés preguntando: “¿y si necesito conservar la versión anterior de los documentos para analizar mejoras, actualizaciones, indicadores, etc.?”. ¡Por supuesto! Pero, siguiendo con la definición de “documento zombi”, los documentos obsoletos no pueden andar “deambulando” por la empresa. Deben guardarse en un lugar seguro para que no se utilicen de forma indebida o equivocada.

Cómo Qualiex ayuda a evitar perjuicios similares

Esta empresa contrató Qualiex y utiliza nuestra solución de gestión de documentos. Hoy tiene control total y trazabilidad de los documentos y procesos. Además, encuentra más rápido los documentos actualizados e importantes, controla todos los accesos y las nuevas versiones, y los gestores monitorean todo desde cualquier lugar con la versión móvil.

Al desarrollar Qualiex Docs, nuestro objetivo fue entregar la solución definitiva para la gestión de documentos. Sus principales ventajas son:

• acceder siempre a la última versión del documento;
• cumplir los plazos de aprobación y actualización;
• eliminar el extravío de documentos importantes;
• optimizar el tiempo de organización de los documentos;
• tener control de todos los cambios realizados.

Espero que este artículo te haya hecho reflexionar sobre la importancia de la Gestión de Documentos para una empresa que quiera crecer de forma rentable y sostenible.

Si tienes dificultades para gestionar de forma eficaz y sencilla los documentos más importantes de tu empresa, habla con nuestros especialistas y conoce la solución de Qualiex para la Gestión de Documentos.