Gestionar documentos en carpetas de red es una alternativa muy común en las empresas. Las personas intercambian archivos, usan las carpetas como repositorio y las utilizan para compartir documentos con mayor facilidad.
Y puede que incluso sean una alternativa mejor que el drive, que muchas veces se usa en el proceso de gestión de documentos. Sin embargo, las carpetas de red presentan diversas vulnerabilidades y pueden entorpecer bastante el proceso. Y de eso vamos a hablar hoy.
Aquí también vale lo que ya comentamos en nuestro artículo sobre el uso de hojas de cálculo en la gestión de la Calidad: a veces, algunos problemas que enfrentamos no están relacionados con la gestión, sino con las herramientas que usamos. ¡Y ni siquiera nos damos cuenta!
Por eso, evalúa los puntos que planteamos en este artículo y mira si también se aplican al contexto actual de tu empresa. ¡Vamos allá!
¿Cuál es el problema de gestionar documentos en carpetas de red?
Antes que nada, debes entender que hablamos de una gestión efectiva y orientada a la Gestión de la Calidad, y no de simplemente tirar los documentos en un repositorio cualquiera.
Pensándolo así, podemos enumerar una serie de factores: desde problemas de TI y de hardware hasta problemas de configuración y la necesidad de un profesional que sepa realizarlas. Sin embargo, vamos a centrar este texto en problemas de 3 tipos:
- Problemas relacionados con la Seguridad de la Información;
- Problemas relacionados con la rutina de gestión de los documentos, y;
- Problemas relacionados con los procesos.
Problemas relacionados con la Seguridad de la Información
Si te tomas en serio la gestión de documentos, sabes que la Seguridad de la Información es esencial. En ella se establecen parámetros importantes que ayudan a evitar muchos otros problemas de gestión.
Dificultades para mantener la confidencialidad
Uno de los principios de la Seguridad de la Información es la confidencialidad. Según este principio, los documentos solo pueden ser accedidos por quienes tienen permiso para ello. Sin embargo, gestionar documentos en carpetas de red y mantenerse fiel a este principio puede ser todo un desafío.
Esto sucede porque es muy complejo establecer permisos de acceso a los documentos en las carpetas de red. No es que no sea posible hacerlo por área o departamento, de hecho se puede, pero aun así es muy limitado. No podemos, por ejemplo, dar permisos específicos a cada persona que necesita acceder a los documentos.
De esta forma, aunque restrinjas el acceso a un departamento, puede que varios colaboradores sigan pudiendo acceder al documento sin tener permiso.
Dificultades para mantener la integridad de los documentos
Otro pilar importante de la seguridad de la información es la integridad. Dos puntos primordiales para garantizarla son:
- asegurar que el documento no se pierda ni se deteriore;
- asegurar que solo las personas correctas puedan editarlo.
Si tienes un profesional competente en TI, gestionar documentos en carpetas de red incluso garantizará el primer punto (aunque hemos sabido de archivos esenciales para los procesos que fueron eliminados “sin querer” en carpetas de red, en fin).
Sin embargo, como vimos en el apartado anterior, es muy complejo garantizar que solo las personas correctas tengan acceso al documento. Por eso, asegurar que no sufran alteraciones indebidas será casi imposible.
Cualquier persona con acceso podrá modificar el documento y, aunque sea sin intención, perjudicar su integridad.
Para intentar evitarlo, algunas empresas optan por guardar los documentos solo en versión PDF. Pero esto genera mucho retrabajo, pues agrega un paso más al proceso. Además, es necesario mantener una carpeta con los documentos originales editables para cuando haya que hacer revisiones.
Si las revisiones están centralizadas en el área de Calidad, es incluso más fácil (aunque no para Calidad, ja, ja). Pero si las hacen los colaboradores, entonces hay que estar enviando documentos por correo electrónico o crear varias carpetas temporales para transferir los documentos editables. Una complicación tras otra.
Problemas relacionados con la rutina de gestión de los documentos
Existen varias rutinas que no tienen que ver con los documentos en sí, pero que son necesarias para mantener el sistema en marcha. Y gestionar documentos en carpetas de red no te ayudará en absolutamente ninguna de ellas.
Por ejemplo, es necesario llevar un control para saber si los documentos se están revisando dentro del plazo, si hay atrasos y qué está por vencer. Las carpetas de red no te ayudarán con eso y tendrás que hacer un control manual aparte. En ese caso, tendrás que armar un listado maestro, por ejemplo.
Otra cuestión es que tendrás que avisar a las personas cuando sus documentos deban revisarse. Aquí, otra tarea manual: tendrás que revisar todos los documentos de tu listado maestro y, después, salir a avisar a todos. A eso súmale el trabajo de enviar los documentos a todos los involucrados, asegurar que se siga el flujo de revisión, etc., etc., etc. (y después convertir el documento a PDF, ¡no te olvides!).
Por último, está el problema de la falta de trazabilidad. En las carpetas de red no existe un historial de revisiones. Cuando se carga un documento nuevo, el anterior simplemente deja de existir. Así, no es posible saber qué se modificó, y mucho menos quién lo modificó.
Algunas empresas optan por guardar todas las versiones de los documentos en las carpetas. Sin embargo, esto crea una cantidad enorme de documentos “duplicados” y mucha confusión a la hora de actualizar, además del riesgo aún mayor de que alguien use un documento obsoleto.
Problemas relacionados con los procesos
Todos los problemas de gestionar documentos en carpetas de red que mencionamos hasta aquí son extremadamente complejos y te van a complicar bastante. Pero los que veremos ahora son mucho más serios.
Los documentos son herramientas que apoyan la ejecución de los procesos. Ese es el propósito de su creación. ¿Y qué pasa si las herramientas tienen defectos? Los procesos también tendrán problemas.
Uno de ellos, muy común, es el uso de documentos obsoletos, y gestionar documentos en carpetas de red lo acentúa. Como las personas pueden descargarlos sin ningún tipo de control, no es posible saber si están usando los documentos actualizados. Muchas veces los guardan en su propia computadora y usan solo esa versión.
Aunque Calidad se encargue de recoger las copias físicas después de las revisiones, no hay manera de saber si se recogieron todas. No existe ese tipo de control, ni siquiera con las copias controladas.
Lo que ocurre, entonces, es que los colaboradores terminan usando documentos obsoletos en el proceso y, con ello, ejecutándolo de forma incorrecta o desactualizada. Más aún, se corre el riesgo de que difundan documentos obsoletos e incorrectos por la empresa, enviándolos a sus compañeros de trabajo.
Cuando esto sucede de forma sistémica, en muchos casos se ignoran mejoras importantes o correcciones de fallas. Esto trae grandes perjuicios para la empresa y, además, afecta negativamente la calidad de los productos y servicios.
Gestionar documentos en carpetas de red es una medida paliativa
Creemos que hay contextos y contextos, y que las carpetas de red tienen su utilidad para compartir archivos. Pero debemos entender que no fueron hechas para gestionar documentos.
Entiende que la gestión de documentos es un sistema y que necesita funcionar de forma eficiente y optimizada. A partir de cierto momento, este sistema, como cualquier otro, necesita perfeccionarse y optimizarse. Y eso no lo vas a conseguir en las carpetas de red.
Piénsalo: no compras un serrucho para clavar clavos ni un destornillador para hacer agujeros, ¿verdad? Entonces, ¿por qué usar en la gestión algo que no fue hecho para la gestión? Si buscas la excelencia, empieza a pensar de forma excelente, enfocado en hacer lo mejor para tu sistema de gestión.
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