Si has leído algo sobre gestión de riesgos, ya tienes una buena orientación sobre el tema. Hoy hablaré un poco sobre la Gestión de Riesgos con la Matriz de Probabilidad e Impacto, con un enfoque más práctico que el del artículo anterior. ¿Estás listo?
La matriz de probabilidad e impacto
Existen muchas (muchísimas) maneras de gestionar riesgos. Puedes usar herramientas como el AMEF, el FODA, el ¿Qué pasaría si…? o los 5 Porqués, entre muchas otras.
De cualquier forma, elegí la matriz de probabilidad e impacto porque es una herramienta simple que puede generar un resultado significativo si se usa de la manera correcta.
Se compone de las siguientes etapas:
- Identificación del riesgo;
- Análisis cualitativo;
- Análisis cuantitativo;
- Respuesta al riesgo;
- Monitoreo del riesgo.
Hoy vamos a explorar cada una de ellas.
El primer paso es identificar el riesgo
Con la información relacionada con la organización, el proceso, el proyecto o lo que corresponda, necesitas entender cuál es el OBJETIVO involucrado.
Esto implica revisar los registros internos de la empresa, investigar información externa y consultar a especialistas en el tema.
También es importante tener en cuenta las expectativas y preocupaciones de las partes interesadas de la empresa, es decir, los accionistas, clientes, empleados, proveedores, entre otros. Considera a todas las que apliquen al proceso en cuestión.
Normalmente utilizo el diagrama de flujo del área, que reúne todas las etapas, identifico los puntos críticos y tengo muy claro cuál es el objetivo del proceso.
La pregunta que debes hacerte es: ¿qué puede pasar en este proceso que me aleje o me acerque a ese objetivo?
Todas las respuestas que tengas son tus riesgos. Recuerda que si me aleja, es una amenaza, y si me acerca, es una oportunidad.
Veamos un ejemplo:
- Proceso: Compras
- Objetivo: Asegurar que el material esté disponible en la cantidad y calidad necesarias para la operación.
- Riesgo inherente: Que el material no esté disponible para la operación.
Analizando los riesgos de manera cualitativa
Una vez que identifiqué todos los riesgos adecuadamente, necesito analizarlos de manera cualitativa.
Aquí vas a evaluar la severidad del riesgo, es decir, qué impacto tendría si ocurre (o, como dicen muchos, si el riesgo se materializa).
Esa severidad depende mucho de las características de la organización, pero, de manera simple, puede ser: Severidad Baja / Media / Alta.
Clasifica como severidad “baja” las situaciones con un impacto insignificante y como “alta” las de alto impacto para el objetivo del proceso.
El análisis cuantitativo del riesgo
Después del análisis cualitativo, pasamos al análisis cuantitativo. Con base en tu historial, ¿cuál es la probabilidad de que este riesgo ocurra?
- ¿Cuántas veces ocurrió el último año?
- ¿Cuántas veces ocurrió el último semestre?
- ¿Cuántas veces ocurrió el último trimestre?
- ¿Cuántas veces ocurrió el último mes?
- ¿Cuántas veces ocurrió la última semana?
A partir de esa respuesta, podemos clasificar el nivel de probabilidad de ocurrencia.
Si no ocurrió en el último año, o ocurrió solo una vez, lo clasificamos como probabilidad baja de ocurrencia. Por el contrario, si ocurre todas las semanas, la probabilidad es alta.
Desarrollando la respuesta al riesgo
Una vez hechos los dos análisis, llegó el momento de responder al riesgo. Esa respuesta depende de la relación entre los análisis y de los criterios definidos por la empresa:
¿Lo voy a aceptar o no?
Si lo acepto, solo lo monitoreo…
Si no, ¿cómo voy a adaptar mi proceso para garantizar que no ocurra o para reducir su impacto?
Por ejemplo, puedes usar el siguiente criterio:
- Severidad alta y probabilidad alta: riesgo crítico;
- Severidad baja y probabilidad baja: riesgo leve;
- Severidad media y probabilidad media: riesgo medio.
Y así sucesivamente.
Para los riesgos considerados altos, debes implementar respuestas, ya sean de mitigación o de prevención.
El monitoreo del riesgo
Con todo esto hecho, pasamos al monitoreo del riesgo.
Es importante destacar que monitorear significa estar atento a cualquier cuestión que ocurra en el día a día. Sin embargo, si un riesgo se materializa, se convierte en una no conformidad y debe tratarse como tal.
Por supuesto, cada no conformidad que ocurre debe retroalimentar la gestión de riesgos, y viceversa.
Y recuerda que periódicamente DEBES evaluar si el riesgo aún existe y si el análisis cualitativo y cuantitativo sigue siendo válido. Ya sabes: el escenario cambia y los análisis de los riesgos también cambiarán.
Gestionando riesgos: un resumen de lo que vimos hasta aquí
Si tienes pésima memoria y sabes que vas a olvidar todo lo que leíste, por favor recuerda estos 4 puntos:
- El riesgo es el efecto de la incertidumbre sobre los objetivos;
- Gestionar riesgos significa actuar de forma preventiva;
- Los riesgos dan origen a nuestros procesos: cada respuesta que doy a un riesgo caracteriza una rutina necesaria dentro de mi proceso;
- La materialización del riesgo caracteriza una NO CONFORMIDAD.
Sé que esta práctica puede transformar la realidad de las organizaciones.
Con una mentalidad de riesgos, estás atento a las posibilidades, y eso hace que estés más preparado para las circunstancias y los desafíos del día a día.
¿Te ayudé a entender un poco más sobre los riesgos? ¡Ayúdame a saberlo y a mejorar mi trabajo! Déjanos tu comentario en este post.
Hasta la próxima.
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