Gestión de procesos

Gestión de riesgos para líderes que no saben lo que son riesgos

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Si eres líder, gerente, coordinador, supervisor de cualquier área de la organización, es muy probable que, al igual que yo, usted no tengas una alta calificación en la gestión de riesgos y ni siquiera sabes exactamente qué métodos utilizar para hacer este trabajo. Sí, somos líderes comunes, y sinceramente, esta cosa de gestión de riesgos parece ser  fastidiosa, una burocracia innecesaria, pero estoy aquí para decirte cuánto de eso puede ayudarte a dejar de ser un líder “comun” para ser el mejor ¡líder que usted puede ser!

No necesitas pensar en Riesgos debido a la ISO 9001: 2015

Si la persona de la calidad de tu empresa dijo que no necesitas a comenzar a pensar en riesgos por cuenta de la ISO 9001: 2015, está equivocado. Necesitas pensar en riesgos para que tu vida deje de resumirse en sólo resolver problemas y  pueda trabajar en aquellos buenos proyectos que pensaste para mejorar los resultados de tu área.

La gestión de riesgos es una manera de trabajar preventivamente. ¿Sabes esas cosas que hacen en tu organización para que las cosas funcionen, pero que, tarde o temprano pueden salir mal? Entonces, ellas son riesgos! Pueden tratarse de procesos, instrucciones de trabajo, comportamientos y cualquier otro asunto que creas que pueda impactar en su resultado y el de tu equipo. La gestión de riesgos sirve para hacer un mapa de estas cosas y decidir qué vas a hacer con ellas.

Cuando haces esto, Creas un radar de lo que puede ir mal en el área de actuación; que puede ser desde tu departamento, hasta las actividades con otros sectores. Así, podrás estar alerta en la posibilidad o surgimiento de algún problema.

Entonces, ¿es sólo saber lo que va a salir mal?

Creo que esta es la primera gran ventaja: Estar atento a lo que puede salir mal. Pero quedarse aquí puede ser más angustiante, necesitas clasificar todas esas cosas, ver cuáles son realmente relevantes y las que necesitan mayor atención.

Ahora, se debe tomar cada elemento de la lista y señalar cuál es la probabilidad de que suceda. Puede ser solo especulativo, aproximado, pero sugiero pensar en cuántas veces ha sucedido. Es así ¿cuántas veces has tenido que detenerte para resolver ese asunto? O, si nunca sucedió, pero crees que puede suceder en cualquier momento. El profesional de la calidad de tu empresa te puede ayudar con eso, él puede darte alguna referencia y señalar si la probabilidad es muy baja, baja, media, alta o muy alta.

Podrias hacer la misma reflexión de cómo eso puede afectar tu trabajo. Por ejemplo, tendrás situaciones que, si ocurren, podrá afectar a todo el entorno. Otras que van a perturbar la operación, sin embargo el trabajo podra continuar. En fin, puedes definir junto con el profesional de la calidad cuál será el impacto de eso, como dije, si será muy bajo, bajo, medio, alto o muy alto. De esta manera, tendras una clasificación de lo que es más urgente y va a tener un poco más seguridad de que estás trabajando en lo que realmente deberías.

Sé lo que puede salir mal, también cuál es la urgencia, ¿y ahora?

¡Ahora necesitas decidir sobre que hacer con estos riesgos! Según la teoría, tienes 4 tipos de decisiones: eliminar (prevenir, evitar), reducir (mitigar), tercerizar (transferir) y aceptar.

Eliminar

Imagína que quieres comprar un coche, pero crees que el riesgo de ser robado representa una probabilidad muy alta y eso sería un impacto muy fuerte, entonces decides no tener coche, pues no quieres correr ese riesgo. Es cuando tomas la decisión de eliminar el riesgo, cuando dices ¡“no haremos más eso!”. Es un tipo de estratégia que no siempre se puede adoptar, pero puede ser que sea utilizada en algunas situaciones.

Reducir

En el mismo contexto del coche, imagína que en vez de “no tener el coche”, decides solo colocarle una alarma. En la estrategia de reducir, se tomaran acciones para disminuir  la probabilidad de que ese riesgo suceda, o minimizar el impacto de tal riesgo. ¡Es la estrategia más común!

Tercerizar

En el ejemplo del coche, tercerizar sería pagar un seguro que asume las consecuencias, si ocurre el riesgo (robo del coche). Esto no significa que, si pasa ese riesgo a otro departamento, estarias tercerizando, incluso porque nosotros tenemos que pensar que el riesgo no es de su área, es de la empresa, entonces, independientemente del responsable del riesgo, tercerizar significa que, si el riesgo ocurriera, otra empresa “sufrirá” (asumirá la consecuencia) con eso.

Aceptar

Compré el coche y no quiero hacer nada sobre el riesgo de que sea robado“. Es saber que tienes el riesgo, pero no vas a tomar ninguna actitud en cuanto a eso, simplemente va a dejar que acontezca algo. No tenga miedo, puedes muy bien “dejar todo como está”, pero es recomendable que usted tengas un PLAN B en caso de que suceda lo imprevisto, sólo para no dejar cabos sueltos.

Haga de esto parte de su trabajo diario

Después de hacer este trabajo, puedes supervisar los riesgos. Siempre que aquello suceda de nuevo, va a registrar en alguna parte lo que ocurrió, sólo para ver si la probabilidad y su impacto continúan siendo los mismos y si no necesita cambiar la estrategia. Tal vez algo que usted “aceptó” esté sucediendo tanto, que está valiendo la pena esforzarse un poquito para “reducir” ese riesgo, y esas nuevas decisiones sólo vendrán del seguimiento periódico. ¡Y recuerde, quien define la periodicidad eres tú!

No es nada tan complicado, es sólo prestar atención a las cosas que tienes que resolver en el día a día. Yo soy responsable de marketing en Forlogic, y uno de los riesgos que monitoreo aquí es la caída del servidor de los sitios web, es decir, yo cuido  que las páginas de la empresa estén siempre en el aire. Cuando el servidor se cae, por supuesto que tengo un montón de acciones para ejecutar, que incluso, he pensado en ellas, ya que no es sólo un problema, ¡es un riesgo! Pero registrar esta incidencia ayuda a analizar a lo largo del tiempo si no tengo que cambiar de servidor, si nosotros no sabemos hacer ese trabajo y en cuanto eso puede haber impactado en los resultados de nuestra empresa.

Esto no es sobre la gestión de la calidad, es Calidad de Gestión

Probablemente  tengas la impresión de que la mayoría de las cosas que las personas de la calidad hablan es aburrido y que todo eso no tiene ninguna conexión con tu trabajo, pero estas personas tienen mucho conocimiento sobre las herramientas que pueden hacer a un líder mejor. Ese mismo proceso para gerenciar riesgos puede ser usado para gerenciar oportunidades, y en la medida puedas hacerle frente a los problemas que surgan, abrazar las oportunidades para que su equipo y su área vaya evolucionando, mejor será su trabajo. Por eso, acercarse al personal de la calidad es una buena estrategia para descubrir nuevas herramientas que mejoren el resultado de su área, bien sea para ser más rápido, para detener   la locura de resolver mil problemas por día, para conquistar sus metas, o dejar a su equipo más calificado y feliz.

No sé lo que pensaste en el proceso de gestión de riesgos, pero cuando descubrí que esto podría hacer mi trabajo un poco más enfocado en los proyectos para mejorar mi día a día en lugar de resolver problemas de emergencia todo el tiempo pensé “VAYA, yo ¡NECESITO poner esto en práctica! “. Y sinceramente, todavía tengo problemas para resolver aquí, pero ahora, veo el área evolucionando constantemente, aprendiendo con cada plan de acción que hacemos para eliminar, reducir, transferir  o aceptar los riesgos y es mucho más difícil que suceda algo que nosotros no esperamos. Obviamente, no habrá nada que no dé un poco de trabajo al principio, pero yo les aseguro que las ganancias ¡valen mucho la pena!

[EBOOK] Liderazgo Transformador

Este artículo forma parte del eBook Liderazgo transformador, que habla un poco sobre la visión que la ISO 9001: 2015 tiene sobre Liderazgo (comentando todos los requisitos del ítem 5) y cuenta por medio de testimonios escritos por líderes de Forlogic como ellos trabajan diariamente para transformar la cultura de los equipos y las empresas.

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