Administrar documentos en carpetas de red es una alternativa muy común en las empresas. Las personas intercambian archivos, usan las carpetas como repositorio y las utilizan para compartir documentos más fácilmente.
Y puede ser que sean una alternativa mejor que la unidad, a menudo se utiliza en el proceso de gestión de documentos. Sin embargo, las carpetas de red presentan varias vulnerabilidades y pueden entorpecer bastante el proceso. Y es sobre eso que voy a hablar hoy.
Aquí, vale también lo que dije en mi artículo sobre el uso de Hojas de Trabajo en el SGC: A veces, algunos problemas que enfrentamos no están relacionados con la gestión, sino a las herramientas que usamos. ¡Y no lo percibimos!
Entonces, evalúe los puntos que levante en este artículo y vea si ellos también se aplican al contexto3 actual de su empresa. ¡Vamos a verlo!
¿Cuál es el problema de administrar documentos en carpetas de red?
En primer lugar, usted necesita entender que estamos hablando de una gestión efectiva y orientada a la Gestión de la Calidad. Y no sólo de lanzar los documentos en un repositorio cualquiera.
Pensando de esta forma, podemos enumerar una serie de factores. Desde problemas de TI y hardware hasta problemas con configuraciones y la necesidad de un profesional que sepa hacerlas. Sin embargo, voy a dirigir mi texto a problemas de 3 tipos:
• Problemas relacionados con la seguridad de la información;
• Problemas relacionados con la rutina de gestión de los documentos, y;
• Problemas relacionados con los procesos.
Problemas relacionados con la seguridad de la información;
Si usted toma en serio la gestión de documentos, sabe que la Seguridad de la Información es esencial. En ella se dirige parámetros importantes y que ayudan a evitar diversos otros problemas de gestión.
Dificultades para mantener la confidencialidad
Uno de los principios de la seguridad de la información es la confidencialidad. Según este principio, los documentos sólo pueden ser accedidos por quienes tienen permiso para ello. Sin embargo, administrar documentos en carpetas de red y mantenerse leal a este principio puede ser un desafío muy grande.
Esto es porque es muy complejo establecer permisos de acceso a los documentos en las carpetas de red. No es que no sea posible hacerlo por sector o área, hasta lograrlo, pero aun así es muy limitado. No podemos, por ejemplo, dar permisos específicos a cada persona que necesita acceder a los documentos.
De esta forma, aunque usted restrinja el acceso a un sector, puede que varios colaboradores todavía consigan acceder al documento, incluso sin permiso.
Dificuldades para manter a Integridade dos documentos
Otro pilar importante de la seguridad de la información es la Integridad. Dos puntos primordiales para garantizar esto son:
• Garantizar que no se pierda o deteriore;
• Asegurar que sólo las personas correctas van a editar el documento.
Si tiene un profesional competente en su TI, administrar documentos en carpetas de red hasta garantizar el primer punto. (a pesar de que ya nos enteramos de archivos esenciales a los procesos que ya fueron excluidos “sin querer” en carpetas de redes, en fin).
Sin embargo, es muy complejo garantizar que sólo las personas adecuadas tengan acceso al documento. Por lo tanto, asegurarse de que no sufren cambios indebidos será casi imposible
Cualquier persona que tenga acceso puede cambiar el documento y, aunque de forma no intencional, perjudicar su integridad.
Para intentar asegurar esto, algunas empresas optan por guardar documentos sólo en versión PDF. Sin embargo, esto genera mucho retrabajo, pues añade una etapa más al proceso. Además, es necesario mantener una carpeta con los documentos originales editables, para cuando las revisiones sean necesarias
Si las revisiones se centran en la Calidad, es incluso hasta más fácil (no para la Calidad, jeje). Pero si los colaboradores revisan, entonces es necesario enviarse documentos por correo electrónico o crear varias carpetas temporales para las transferencias de los documentos editables. Una complicación.
Problemas relacionados con la rutina de gestión de documentos
Hay varias rutinas que no tiene que ver con los documentos en sí, pero que son necesarios para mantener el sistema que se ejecuta. Y gestionar documentos en carpetas de red no te ayudará en absolutamente ninguna de ellas.
Por ejemplo, es necesario hacer un control para saber si los documentos están siendo revisados dentro del plazo. Si hay retrasos y lo que está por vencer. Las carpetas de red no le ayudarán en ello y usted tendrá que hacer un control manual aparte. En ese caso, tendrá que hacer una lista maestra, por ejemplo.
Otra cuestión es que usted tendrá que avisar a las personas cuando sus documentos tienen que ser revisados. ¡Aquí, otra tarea manual! Al final tendrás que chequear todos los documentos en tu lista maestra y luego salir avisando a todo el mundo. En el trabajo de enviar los documentos a todos los involucrados, asegúrese de que el flujo de revisión de los documentos se sigue, etc., etc, etc. (y luego convertir el artículo en PDF, no se olvidará, ¿no es así?).
En fin, existe el problema de la falta de rastreabilidad. Después de todo, no existe un historial de revisiones en las carpetas de red. Cuando un nuevo documento se reajusta, lo anterior simplemente deja de existir. Así no es posible saber qué ha cambiado, mucho menos quién ha cambiado.
Algunas empresas optan por almacenar todas las versiones de los documentos en las carpetas. Sin embargo, esto crea un número enorme de documentos “duplicados” y mucha confusión a la hora de actualizar. Además del riesgo aún mayor de alguien utilizar un documento obsoleto.
Problemas relacionados con los procesos
Todos los problemas de gestión de documentos en carpetas de red que he citado hasta aquí son extremadamente complejos. ¡Y van a estorbar bastante tú! Pero los problemas que voy a citar ahora son mucho más serios.
Los documentos son herramientas que apoyan la ejecución de los procesos Este es el propósito de su creación. ¿Y qué pasa si las herramientas están defectuosas? Los procesos también tendrán problemas.
Uno de ellos, muy común, es el uso de documentos obsoletos. Y administrar documentos en carpetas de red acentúa este problema. Como la gente puede descargar sin ningún tipo de control, no es posible saber si están utilizando los documentos actualizados. Porque muchas veces lo salvan en el propio ordenador y sólo usan esa versión.
Aunque la calidad hace el trabajo de pasar recogiendo las copias físicas después de las revisiones, no hay como saber si todas las copias fueron recolectadas. Pues no hay como tener ese tipo de control, ni siquiera con las copias controladas.
Lo que sucede, entonces, es que los colaboradores acaban usando los documentos obsoletos en el proceso, y con ello ejecutándolo de forma incorrecta o desactualizada. Más que eso, se corre el riesgo de que los empleados diseminen documentos obsoletos e incorrectos por la empresa, enviándolos a los compañeros de trabajo.
Cuando esto ocurre de forma sistémica, en muchos casos, se omiten mejoras importantes o correcciones de errores. Esto trae grandes pérdidas a la empresa. Además de impactar negativamente en la calidad de los productos y servicios.
Administrar documentos en carpetas de red es una medida paliativa
Creo que existen contextos y contextos. Y que las carpetas de red tienen su utilidad en el uso compartido de archivos. Sin embargo, necesitamos entender que no se han hecho para gestionar documentos.
Entiende que la gestión de documentos es un sistema y que necesita girar de forma eficiente y optimizada. A partir de cierto momento, ese sistema, así como cualquier otro, necesita ser mejorado, optimizado. Y usted no lo conseguirá en las carpetas de red.
Entienda, usted no compra un serrucho para martillar clavos, no compra un destornillador para hacer agujeros, ¿verdad? Entonces ¿por qué utilizar algo que no se ha hecho para la gestión en la gestión? Si usted busca excelencia, empiece a pensar de forma excelente, ¡centrado en hacer lo mejor para su sistema de gestión!