Gestión de procesos

[eBook] Como elaborar un proceso de GESTIÓN DE RIESGOS de acuerdo con la ISO 9001:2015

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En 2015 la ISO (International Organization for Standardization) lanzó una nueva versión de uno de los sistemas de gestión más populares del mundo: la ISO 9001: 2015. Se han producido varios cambios significativos, y muchas dudas surgieron, pero una de ellas fue (y aún es) la campeona de las campeonas: ¡La GESTIÓN DE RIESGOS!.

Yo escribí un eBook para orientar a quien necesita ayuda para iniciar el proceso de Gestión de Riesgos, principalmente para quien tiene la duda ¿”por donde comienzo?”. La versión en portugués ya tiene casi 3.000 descargas, con muchos feedbacks de personas que iniciaron sus procesos con el apoyo del eBook, por eso decidí divulgar un post del aquí. Aprenda cómo iniciar un proceso de gestión de riesgos de cero con una cultura de pensamiento basada en riesgos en su organización y luego descargar ¡el ebook completo!.

¿Por qué el tema “riesgos” fue incluido en la ISO 9001: 2015?

Las nuevas versiones de la norma ISO, están siendo estandarizadas de acuerdo con la estructura de alto nivel del Anexo SL, con lo que la gestión de riesgos se ha convertido en una de las actividades básicas para implementar sistemas de gestión ISO. Aunque no es obligatorio hacer un proceso documentado de riesgos, varios profesionales de la Calidad están implantando un proceso para así sistematizar actividades de prevención y fomentar la mentalidad de riesgo en la rutina de las personas de forma más organizadas. Todo esto es muy bueno para la empresa, por supuesto, pero la duda es: ¿por dónde empezar?.

Elija un proceso, Proyecto o Tema

Si usted comienza a hablar de riesgos de una manera muy amplia, pensando en todos los procesos y proyectos de la organización de una sola vez, todo quedará desordenado y confuso, y usted no conseguirá ni pedir ayuda a otras personas, pues ellas también quedarán perdidas y no contribuirá de manera productiva. Entonces, para facilitar, separe la organización en “pedazos”, sea por procesos, proyectos o temas y tenga bien claro lo que usted necesita hacer: “Vamos a levantar los riesgos del proceso de reclutamiento y selección”, o vamos a hablar de “Riesgos mercado “. Después de eso, marque una reunión con las personas que están involucradas, de alguna forma, en el asunto que usted eligió, sea en el operacional o estratégico, para discutir los riesgos de ese proceso, proyecto o tema.

Y en serio, no lo haga solo. Llame a la gente a participar en la construcción, sólo así usted comenzará a fomentar la mentalidad de los riesgos. El proceso por el proceso no valdrá nada si la gente no ve valor en aquello y vive de hecho, entonces no deje de involucrar a otras personas.

Haga una Lista de Riesgos

El método más común de levantamiento de riesgos es el brainstorming, pero para que ese método sea realmente efectivo, debemos preparar al equipo para esa reunión. Levante datos sobre resultados de Auditorías Internas y Externas, Encuestas de Satisfacción internas y / o externas, Análisis crítico de la dirección, Planificación estratégica y otras fuentes que juzgue necesarias para que usted aproveche el máximo de la experiencia de su equipo en el asunto y fomente la mentalidad de riesgos.

Todos estos datos son evidencias y hechos que serán como base para tomar las decisiones y discutir sobre los riesgos, por lo que envíe estos datos con antelación para que los participantes tomen ciencia y presente los mismos datos al inicio de la reunión como contenido introductorio, así usted garantizará que todos están más preparados para la reunión.

Identificar Amenazas

Junte a todas las personas involucradas en el proceso, proyecto o tema elegido en una sala de reunión y pregunte: “¿Qué puede ir mal en este proceso?”. Haga una lista con todas las sugerencias. Una lista simple de todo lo que se diga, sin hacer filtros o juicios, esta no es hora para eso. Pero trate de entender bien los riesgos discutidos, para que no queden dudas. No anote riesgos que usted no sepa de lo que se trata después, esto puede traer mucha confusión y desperdicio. Algunos riesgos operativos, es decir, relacionados con la operación de los procesos, son muy comunes, como: pérdida de clientes, desperdicio, reducción de ingresos, pérdida de personas, en fin.

Identificar oportunidades

Al igual que antes, marque una reunión sobre el mismo proceso en otro día y pregunte: “¿Qué podría traer un resultado más allá de lo esperado en ese proceso?“. Si hablamos de un proceso de producción, por ejemplo, podríamos decir que, si hubiéramos determinada certificación, podríamos ganar una licitación o vender a otros países. Podríamos tener la oportunidad de llegar al soñado 0 defectos, o terminar la producción un 30% más rápido de lo normal. En fin, recoja las ideas sin hacer filtros o juicios, así como lo hizo en el levantamiento de amenazas.

IMPORTANTE: No identifique oportunidades en la misma reunión que identificó amenazas, principalmente porque la predisposición mental de las personas ya está condicionada a pensar cosas negativas, lo que hará que la identificación de oportunidades no sea tan productiva. No es una regla, pero estoy seguro de que esto va a impactar el resultado.

Haga un filtro

He filtrado la lista de la reunión de reflexión y todavía tengo 347 riesgos relevantes para supervisar, ¿y ahora? ¿Necesito acabar con todos? No necesariamente. Usted tendrá que establecer algunos criterios para identificar lo que necesita ser monitoreado.

Piense que si usted tiene un riesgo como “caer un meteoro en la empresa” usted puede elegir supervisar o no, ¡y esta opción es suya! Elimine lo que usted no querrá en el radio de preocupación de su organización, considerando que debe tener total coherencia con la estrategia de la empresa. Limitar su campo de preocupación ayuda a enfocar, después de todo, usted quiere que su equipo invierta energía preocupándose por un “meteoro caer en la empresa” o con la posibilidad de un “¿producto salir con defecto de la línea de producción?”.

Si usted ha analizado el Contexto de la Organización muy bien, decidir cuáles son los riesgos que necesitan atención ¡no será tan difícil!.

¡La Gestión de Riesgos no es Burocracia!

Estos son sólo algunos de los pasos que usted puede seguir para empezar a monitorear los riesgos de su empresa, ya he dado algunos consejos que van a ayudar mucho a conseguir el trabajo. En el eBook, usted encontrará el resto del primer capítulo, que todavía va a hablar de la definición de responsables, de las categorías y clasificaciones de riesgos y del lugar del riesgo, y todo el contenido para completar el proceso de gestión de riesgos.

Con las instrucciones que he dado en el eBook, usted conseguirá montar un proceso de gestión de riesgos y fomentar la mentalidad de los riesgos en sus procesos, y eso es lo más importante. Los riesgos y oportunidades son formas de hacer que su empresa esté más preparada para ejecutar, además de posibilitar el aumento de los resultados (oportunidad) y de reducir cualquier efecto negativo (riesgos) que puedan ocurrir.

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