Después de realizar diversas auditorías aquí en ForLogic, pudimos concluir que un informe de auditoría mal elaborado puede generar impugnaciones por parte del auditado y perjudicar la credibilidad del proceso de auditoría en su conjunto.

De hecho, el informe de auditoría es la pieza más importante y esperada, pues es a través de él que se comunican los resultados de la auditoría.

Por eso, hoy hablaremos específicamente sobre el informe de auditoría, basándonos en las directrices de la norma ISO 19011, que nos orientan sobre la preparación, la aprobación y la distribución del informe.

¿Cuál es el propósito de un informe de auditoría?

El informe de auditoría muestra lo que se examinó en la auditoría.

Es en ese momento cuando la dirección de la empresa tiene en sus manos datos y hechos para orientar la toma de decisiones y mejorar la eficacia de los procesos organizacionales y operativos.

Con base en la ISO 19011 (Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión), estas son ocho de las informaciones principales que CONVIENE incluir en un informe de auditoría:

1. Los objetivos de la auditoría

Definir los objetivos de una auditoría es importante para orientar el trabajo de los auditores.

Además, permite garantizar que la auditoría sea eficaz y eficiente, y que las partes interesadas en la auditoría puedan entender con claridad qué se está evaluando y cuáles son los resultados esperados.

2. El alcance de la auditoría

La definición del alcance ayuda a garantizar que la auditoría sea objetiva e imparcial.

Es importante porque ayuda a los auditores a concentrarse en las áreas más importantes y relevantes para la organización.

3. La identificación del cliente de la auditoría

La auditoría debe realizarse con base en las necesidades y expectativas del cliente.

Al identificar al cliente de la auditoría, garantizamos que sus expectativas se atiendan y ayudamos a definir el alcance de la auditoría y los criterios de evaluación.

4. La identificación del líder del equipo auditor y sus miembros

Al identificar al líder de la auditoría y a sus miembros, el equipo auditor puede organizarse de forma adecuada, según las habilidades y los conocimientos necesarios para la auditoría.

Esto ayuda a garantizar que la auditoría la lleve a cabo un equipo calificado y experimentado, y que cumpla los objetivos establecidos.

5. Las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de auditoría

Es extremadamente importante dejar muy claros y definidos la fecha y el lugar en que se realizará la auditoría.

Además de evitar confusiones, ayuda a quien lea el informe a entender el escenario en el que se evaluaron las evidencias y los hallazgos.

6. Los criterios de auditoría

El criterio define los requisitos o expectativas que se evaluarán y compararán con las prácticas y los procedimientos reales de la organización.

A partir de ahí, queda muy claro desde qué óptica se evaluaron las evidencias. Ellas responden por qué hay una conformidad destacada o una no conformidad, comparando lo planificado con lo ejecutado.

7. Los hallazgos de la auditoría

Los hallazgos también son importantes porque constituyen la base del informe de auditoría y ayudan a garantizar que sea objetivo, preciso y completo.

Los hallazgos aportan información esencial que respalda las recomendaciones de la auditoría y ayudan a la organización a entender las implicaciones de los resultados y a tomar decisiones informadas.

8. Las conclusiones de la auditoría

Las conclusiones son importantes porque ofrecen una visión general de la eficacia del sistema de gestión de la organización auditada.

Indican si la organización está operando de acuerdo con las expectativas y los requisitos establecidos, y si se están adoptando las mejores prácticas.

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Presenta tu buen trabajo de manera asertiva

Es importante recordar que puedes haber hecho un excelente trabajo durante la auditoría, pero si no sabes presentarlo debidamente, todo el esfuerzo puede ser en vano.

Es crucial dedicar tiempo al análisis y a la estrategia de la empresa, en lugar de gastarlo en consolidar información. Es fundamental usar todos los recursos disponibles para garantizar una presentación clara y precisa.

En ese sentido, Qualiex es una herramienta valiosa que puede ayudarte a tomar buenas decisiones y a presentar tu trabajo de manera eficaz. Con su ayuda, puedes tener la certeza de que todo tu arduo trabajo en la auditoría será reconocido y valorado.

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Si quieres entender por qué certificar tu sistema de gestión, lee también por qué tu empresa debería tener una certificación ISO.