Es común que las auditorías internas de la ISO 9001: 2015 causan pánico en las empresas (a veces, tanto como externas). Y en muchos casos, esto se debe a la falta de información ya las dudas que podrían evitar mucho dolor de cabeza.
Digo esto porque muchas de las NC detectadas en las auditorías externas son fruto de descuidos, fallas en el proceso de auditoría interna. Por eso, en el artículo de hoy, me gustaría hablar sobre algunos aspectos básicos sobre auditorias internas de la ISO 9001: 2015.
Son cuestiones relativamente simples, pero que siempre generan confusión y siempre son objeto de preguntas aquí en el blog. Espero que este artículo te ayude a derribar esos mitos y creencias ya realizar auditorías mejores. Además, usted puede aplicar estas dudas a casi todas las normas de gestión, ya que los principios son los mismos. ¡Entonces vamos alla!
¿Auditor puede auditar el propio proceso?
Esta es una de las preguntas más frecuente sobre las auditorías internas de la ISO 9001: 2015 ¡Y la respuesta es no! Auditor no puede auditar el proceso. Y eso se debe a 2 motivos básicos:
- Uno de los pilares de la auditoría es mantener la imparcialidad, y alguien auditando el propio proceso puede interferir en ello;
- Muchas veces, cuando realizamos el proceso diariamente, dejamos de percibir detalles importantes y fallas que pueden estar ocurriendo. Esto no es mala fe o cosa del tipo, pero puede ser que entremos en el automático y las cosas no aparezcan para nosotros.
¿Puedo contratar una empresa externa para realizar auditorías internas de la ISO 9001: 2015?
Sí, es posible contratar una empresa externa para ejecutar las auditorías internas de la ISO 9001: 2015. Sólo es necesario garantizar que la empresa contratada siga las directrices de la norma para auditar. Además, algunos elementos necesitarán cierta acción conjunta de ambas empresas, como la definición de los criterios y el alcance de la auditoría interna (9.2.2, letra b).
En cuanto a tercerizar o no las auditorías internas, vale la pena entender el contexto.
Realizar auditorías internas con colaboradores internos requerirá entrenamiento y competencia, lo que puede ser un gran salto para su empresa. Al final usted estará capacitando a personas que van a usar los conocimientos no sólo en las auditorías, sino en el día a día. Pero eso también va a generar costos, después de todo usted necesitará entrenar a la gente. (Aquí en ForLogic, contratamos entrenamientos y formamos 2 grupos de Auditores Líderes ISO 9001: 2015)
Una empresa externa también generará costos. Y en ese requisito, el tamaño de su empresa y el contexto es que van a determinar lo que sale más barato: entrenar internamente o contratar. Además de los costos, en algunos casos, el equipo interno ya no puede ver mejoras (incluso cuando está bien entrenada), por estar muy acostumbradas a los procesos, entonces es una opción interesante tener una visión externa. Para ver puntos de mejora que el equipo ignora.
Resumiendo: El contexto es, siempre, ¡todo!
¿Necesito auditar todos mis procesos?
¿Qué exige la norma?
Si estamos hablando de las auditorías internas de la ISO 9001: 2015, no, no es necesario auditar todos los procesos.
Para certificarse, usted necesitara auditar los procesos que fueron definidos en el ámbito de la certificación. Son ellos los que serán auditados también externamente, en el momento de la auditoría de mantenimiento / obtención de la certificación.
El auditor externo entrevista a las personas de los procesos por muestreo y, en la ISO 9001: 2015, los procesos considerados son aquellos que afectan la calidad del producto / servicio. Entonces, los procesos que son obligatorios también en la auditoría interna son exactamente esos: los que afectan la calidad del producto / servicio. (disculpen la redundancia, pero era para reforzar, ja ja ja).
Lo que creemos
En nuestro portal de Viver Excelência , se muestra que se toma el tema de la Calidad muy en serio, e no solo obtener certificación. Por eso creemos que todos los procesos deben ser auditados. Nuestra auditoría interna de la 9001 fue así, auditamos todos los procesos. (yo fui uno de los auditores internos, inclusive)
Esto tampoco significa que tenga que auditar todos los procesos a la vez. Usted puede hacer una planificación de auditorías para hacer el trabajo que desea y teniendo en cuenta el tiempo disponible para ejecutarlo. Puede, por ejemplo, comenzar auditando su ámbito de certificación y luego evolucionar a otros procesos. Esto ayuda, incluso, a trabajar con más madurez en los nuevos procesos.
¿Cualquier colaborador puede hacer Auditorías Internas de la ISO 9001: 2015?
Aquí, podemos decir que tenemos una especie de paradoja. Porque la respuesta es sí y no.
A veces, recibimos dudas de personas que preguntan si ser auditor interno está de algún modo vinculado a la jerarquía de la empresa. Si sólo supervisores o gerentes pueden ser auditores internos. Y la respuesta es no. El auditor no tiene que ver con la jerarquía, cualquier colaborador tiene potencial para ser auditor interno.
Sin embargo, para ser auditor, el colaborador tiene que tener competencia en ello. Debe conocer la norma que será auditada y los procesos de auditoría. Además, por supuesto, de la competencia que tiene que tener en comunicación de la persona. Después de todo, el auditor interno se ocupará de las personas, los procesos, y por ahí va ..
Entonces, cualquier colaborador puede ser auditor, pero como no todos tienen competencia en eso, así, no todos los colaboradores pueden ejecutar Auditorías Internas de la ISO 9001: 2015.
¿Los auditores formados en la versión 2008 de la norma pueden auditar la versión 2015?
A pesar de que la transición ya paso, ésta sigue siendo una duda común. Además, siempre hay normas en transición y lo que voy a hablar aquí sirve para ellas también.
Como hemos visto en el tópico anterior, el colaborador necesita ser competente para poder auditar. Y eso implica conocer muy bien la norma. Cuando una norma de gestión es actualizada, como la 9001 constantemente es, es necesario actualizarse en los cambios para adquirir competencia en la nueva versión.
Por lo tanto, para ejecutar Auditorías Internas de la ISO 9001: 2015 es necesario ser capacitado en la versión 2015.
Y entonces, ¿Aun tiene más dudas sobre Auditorías Internas de la 9001: 2015?
Esas son algunas dudas comunes de personas que realizan Auditorías Internas de la 9001: 2015. Ellas llegaron a nosotros a través del contacto del Blog de la Calidad, comentarios de posts, nuestros grupos del Telegram / WhatsApp, e-mails, en fin.
A pesar de parecer simple, ellas ya le quitaron el sueño a mucha gente. Espero haberles aclarado un poco y que estos mitos y creencias hayan desapercido, je je je
¿Tienes alguna duda sobre las auditorías que no se contestó en este post? ¡Déjala escrita en los comentarios! ¡Estaremos atentos a ellas!
😉