El PDCA es una herramienta utilizada para promover una mejora continua en las empresas. Por simple que parezca ser, es un método completo, que engloba la planificación, la ejecución, la medición de resultados y la definición
Creado por el gurú de la Calidad Walter Andrew Shewhart y más tarde difundido mundialmente por William Edwards Deming, El PDCA dejó de ser una herramienta de la calidad y pasó a ser una metodología de gestión, estudiada en casi todos (si no en todos) los cursos de administración del planeta.
Esto todo el mundo ya sabe, lo que todavía genera cierta confusión son las variaciones por las cuales el método pasó a lo largo del tiempo, configurándose como PDSA, PDCL o incluso SDSA. Y es sobre esas variaciones que voy a escribir en este artículo.
Recordando un poco sobre PDCA
No pretendo explicar lo que es PDCA en este artículo. Entonces, si usted todavía no conoce muy bien el método, le recomiendo que lea nuestro post sobre ¿Qué es PDCA?.
En la metodología clásica, el PDCA se compone de cuatro fases: Plan (Planear), Do (Hacer), Check (Check) y Act (Actuar). Conforme las empresas se profundizaron en el uso de este método, algunas etapas fueron sufrir modificaciones para hacerlo aún más enfocado y relevante para los diferentes contextos en que era utilizado. Veamos qué modificaciones se han hecho:
PDSA
En el PDSA se sustituye el paso de verificación (Check) por una nueva etapa definida en inglés como Study o, traduciendo, estudiar. Esto no quiere decir que el paso de verificación, donde los resultados y los números que se analizan, no se hará más.
En esta nueva configuración, el método pretende profundizar los análisis realizados en la 3 era etapa del ciclo, generando conocimientos acerca de lo que funcionó o no en el proceso. Los datos recogidos durante la ejecución del PDCA servirán como material de estudio, ayudando a comprender los motivos que llevaron al resultado alcanzado, ya sea positivo o no.
Este cambio fue propuesto por el propio Deming. Él quería que la tercera etapa del método (Check) llevarla a mayor profundidad y creía que el “verificar” traía un aire muy superficial a la metodología. Así, el estudio es una especie de actualización para el método, haciendo la etapa de verificación más significativa y estructurada.
PDCL
En esta variación, la Act (etapa de divulgación y estandarización) es sustituida por Learn (Aprender). Muy similar a la variación anterior, en esa modificación la cuarta y última etapa del ciclo está destinada al aprendizaje.
El PDCL propone que, después de verificar lo planificado y ejecutado, las personas destinen esfuerzos para aprender sobre el proceso basado en el ciclo rodado. Con ello, es posible ejecutar nuevamente la metodología, aplicando el aprendizaje obtenido anteriormente para intensificar las mejoras en el nuevo ciclo del PDCL.
SDSA
En la variación que tuvo más cambios, el Plan (Planear) da lugar al Standart (Estandarizar) y el Check es sustituido por el Study (Estudiar). El objetivo del ciclo es implantar modificaciones de procesos, entonces la primera etapa es la estandarización (standart) de las nuevas rutinas y procedimientos, o incluso de las actividades ejecutadas en el proceso.
Después de la estandarización, el proceso gira normalmente (Do) y regresamos al estudio (Estudiar). Sin embargo, en esta variación, el estudio es más enfocado en entender si los cambios han sido correctos y lo que puede o no ser alterado para mejorar aún más el proceso.
¿Cuál es la mejor de las variaciones del PDCA?
Esta es la pregunta retorica que no tiene respuesta. Si usted aplica el PDCA hace algún tiempo, probablemente se sentía que estudia durante el Check, o que estaba aprendiendo más sobre el proceso durante (act) Acción. ¡Y eso es normal!
Al igual que otras herramientas se utilizan en la fase de planificación del PDCA (como el 5w2h y los 5 porqués), también puede girar un PDCA estándar estudiando durante la fase de verificación y estandarizando los conocimientos adquiridos durante la cuarta fase del ciclo. Lo ideal es que usted tenga conocimientos sobre el método y lo modifique de acuerdo a las necesidades de su empresa, creando nuevas variaciones y versiones que le ayuden a usted y a sus colaboradores a alcanzar mayores resultados.
Usted puede, por ejemplo, ejecutar un PDCA para mejorar su proceso. Después, a la hora de estandarizar los cambios para el resto de la empresa, utilizar el SDSA para abrir otro ciclo sólo para el “proyecto” de estandarización. Así, usted podrá entender mejor cómo estos cambios están impactando en las salidas de los procesos.
Lo importante es mejorar continuamente
Todas estas versiones y cambios sólo existen porque promover la mejora no es algo estático, petrificado; muy por el contrario. Entonces, no importa qué variación del PDCA usted utiliza, lo importante es tener la disciplina de rodar correctamente el ciclo y mejorar sus procesos como un todo.
Si lo hace de la forma correcta, incluso sin saberlo, transitar entre todas estas variaciones, adecuando el método a la situación por la que está pasando. Y esa flexibilidad aliada al conocimiento que usted tiene sobre Gestión y Calidad es que van a garantizar procesos cada vez más rápidos, mejores y más lucrativos para su empresa.
Asegúrese de que su trata de NCs va a seguir la variación correcta
El PDCA es bastante utilizado en el tratamiento de las no conformidades, pero puede ser complicado cambiar entre esas variaciones. Cada ciclo tiene sus propias características y puede ser necesario crear varias hojas o formularios diferentes. Esto genera confusión a la hora de registrar la NC, exceso de documentación (tal vez hasta burocracia) y descentralización de las informaciones. Y todo esto dificulta, y mucho, la toma de decisiones.