Análisis crítico de la Dirección en tiempos de crisis (o fuera de ellos)

Imagen con un cuaderno sobre una mesa de cristal con algunos resultados en pantalla. Esta imagen simboliza el artículo del Blog de Calidad sobre análisis crítico por parte de la dirección.

En tiempos de crisis, comenzamos a repensar muchas cosas. Esto se debe a que las crisis nos sacan de nuestra zona de confort, cambian nuestro entorno y nos obligan a adaptarnos a lo nuevo. En el artículo de hoy hablaré sobre el Análisis Crítico por dirección!

Estoy trabajando en la Delegación Anticrisis de Forlogic. Desde el principio, hemos estado analizando cómo lograr los resultados de los procesos y proyectos cambiando la forma de ser ejecutados. Nuestras reuniones se reformularon y han sido un poco diferentes desde abril, las reuniones de acompañamiento de nuestro equipo se han realizado diariamente, entre otros cambios etc.

Trabajo con calidad y estrategia, por eso comencé la evaluación de riesgos con los líderes. Una de las primeras conclusiones que tuvimos fue: recesión económica mundial. Fue en ese momento que realmente cayó mi récord porque a principios de año documenté el análisis DOFA y el escenario económico era optimista.

En ese instante pensé: “¡wow, qué gran cambio de contexto!”. Voy anotar esto para la sesión de Análisis Crítico. Inmediatamente después, “lo pensé de nuevo”: “Pero la sesión del Análisis Crítico está a solo dos semanas, no podemos esperar hasta esa fecha. Pero, ¿cómo mostraré este análisis? ¿Tendré que volver a llevarlo a revisión?

La pregunta sigue siendo: Pero si no lo llevé a la reunión de revisión. ¿No hice la revisión?

Después de todo ¿Qué es el Análisis Crítico?

Volví a consultar la norma ISO 9000: Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario. Según ella, el análisis crítico es la ” determinación de la pertinencia, adecuación o eficacia de un objeto para alcanzar los objetivos establecidos “.

También fui tras la ISO 17000, que habla de evaluación de la conformidad, y su análisis crítico se define como “verificación de la pertinencia, adecuación y efectividad de las actividades de selección y determinación, y los resultados de estas actividades en relación con la comprensión, para un objetivo de evaluación de la conformidad, de los requisitos especificados”.

Al leer estas definiciones y pensar en todo este contexto, llegué a la conclusión de que un análisis crítico es, por lo tanto, el acto de verificar que lo que se ha hecho ha logrado el resultado deseado, y confirmo lo que estaba pensando: ISO 9001: 2015 Nunca dije que el análisis crítico es una reunión.

En algún momento, realizar un Análisis crítico por dirección Direccióna través de una reunión con la Alta Dirección se convirtió en una de las mejores formas de hacerlo y sirvió. Incluso entiendo por qué, y estoy de acuerdo, especialmente porque la ISO dice que la revisión debe realizarse a intervalos planificados.

Pero esa no es la única forma de hacerlo, especialmente en momentos como este, de crisis, cuando no se planeaba nada. Nos acostumbramos a hacer el análisis crítico por dirección periódicamente y anotarlo en el acta, pero todas las demás decisiones que se toman por y con la Alta Dirección también son un Análisis Crítico, y debemos considerarlas como tales.

Mitos de Calidad

Cuando vamos a implementar cosas nuevas en la empresa, solemos intentar averiguar cómo están otras empresas con el famoso benchmarking . El problema es que cada empresa tiene su contexto y las cosas funcionan de manera diferente dentro de las particularidades de cada contexto.

En Forlogic, por ejemplo, logramos hacer una transición rápida del 100% del equipo a trabajar desde casa, y sé que esta es una realidad imposible para muchos de nuestros clientes. Entonces, no puedo seguir diciendo que todos tienen que trabajar desde la oficina en casa (esto parece obvio, pero existe esa frase: lo obvio solo parece obvio para las mentes preparadas). En otras palabras, si no sé cómo hacer una determinada cosa, la copiaré y probaré hasta que me dé cuenta si es o no posible ejecutarla de esa manera. Es un proceso de prueba y error.

Y está bien, ¡así es como sucede! Solo si no tenemos claro que se está probando en nuestra realidad, terminamos tomando varias cosas como verdades absolutas e intentamos adaptarnos a los mitos.

La reunión de revisión es solo una de esas cosas. Todavía tenemos varios ejemplos de mitos como este:

  • Solo la lista de documentos maestros muestra los documentos pendientes de revisión.
  • Solo las descripciones de puestos y los salarios muestran responsabilidades y roles.
  • Solo un certificado puede demostrar competencia.
  • Sólo funciona la auditoría si es presencial, etc.

Esta es una buena oportunidad para repensar nuestro ‘cómo’

La crisis nos trae varios riesgos, pero también varias oportunidades, si estamos preparados y dispuestos a verlos, uno de ellos es mejorar nuestro Sistema de Gestión.

En este momento, estoy reconsiderando el Análisis Crítico. ¿Vamos a eliminar la reunión de revisión en Forlogic? No lo sé, y creo que nuestra dinámica funciona bien, ¡así que no es necesario! Pero sé que estamos haciendo un Análisis Crítico en varios puntos fuera de la reunión de Análisis Crítico.

“Pero Marina, entonces ¿por qué no repensar? “

ISO respalda todos los cambios que queremos hacer en nuestro SGC, después de todo, nos ha dado un requisito que habla solo de eso, que es 6.3 Planificación de cambios.

Lo importante es que se sigan cumpliendo las buenas prácticas de calidad, como dice el requisito: el SGC no puede perder su integridad.

En mi caso, el análisis crítico es solo una de las cosas que me tomó por sorpresa durante la crisis, pero este es un buen momento para releer ISO 9001 y cualquier otra ISO que estemos dispuestos a cumplir, y repensar todo lo que hemos estado haciendo hasta ahora. Luego está la tarea: ¿Cómo podemos mejorar y cambiar nuestro SGC para seguir el contexto de nuestra empresa?

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