Hay una etapa en el proceso de negocios de Qualiex (nuestro software de gestión de calidad) donde mapeamos los desafíos de los clientes.
Hacemos esto para comprender sus necesidades y expectativas. Para validar con ellos lo que quieren resolver y también entender si podemos servirles. Después de todo, incluso las empresas de la misma industria y tamaño similar pueden tener dificultades muy diferentes.
En esta etapa, un reclamo recurrente es que la gestión de la calidad es lenta. Los planes de acción, análisis, tratos de CN, etc., demoran para ejecutarse. Y a menudo ni siquiera salen del papel.
Lo curioso de todo esto es que las personas no siempre se detienen a pensar por qué son lentas.
De esa manera, en el artículo de hoy, me gustaría dar una antesala. Hablar sobre algo que puede ser la causa principal de que la gestión de calidad sea lenta en su empresa. (o una de las causas, ya que este problema generalmente no tiene una sola causa).
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La gestión de calidad es lenta debido a la “redundancia”
En gramática, la redundancia es el uso de palabras o términos que dicen lo mismo y, por lo tanto, son innecesarios. La redundancia más famosa es, por supuesto, “subir” o “bajar”.
Si sube, con seguridad subirá. Si baja, bajará. A menos que sea un poeta que usa metáforas, es humanamente imposible subir para abajo o bajar para arriba. De esta manera, cuando usa los complementos “para arriba” o “para abajo”, está usando palabras innecesarias.
Dicho esto, dejaré de ser un maestro de gramática (lo fui durante 3 años inclusive) y volveré para la cuestión. Al final:
¡Creamos redundancias en la gestión!
Así es, agregamos redundancias a procesos y empresas. Creamos varias “palabras” innecesarias.
Ese informe que debe pasar por 15 personas, y solo 1 lo usa para tomar decisiones. Aquellos registros de no conformidades que ejecutan toda la fábrica antes de ser aprobados. Esa falta de autonomía que hace que las personas necesiten de aprobación incluso para dar las buenas tardes en el café. Ese lote pasa por una inspección exhaustiva (casi el 100%) porque no confiamos en el proceso. Ese empleado que no sabe cómo realizar la tarea y luego necesita detener a otro empleado. Etc. Etc. Etc.
En resumen, creamos varias micro tareas o pasos que hacen que las decisiones y acciones sean lentas. (A veces no tan micro).
Muchas veces ni siquiera nos damos cuenta, porque son cosas muy pequeñas. Imperceptible para nosotros que todos los días ejecutamos el mismo proceso. El problema es que todas estas redundancias se suman. Como el polvo, que es una pequeña partícula microscópica que se une y forma capas que permiten a los niños escribir “¡Lávame!” En el para brisas de su automóvil.
¿Cómo eliminar la redundancia?
El primer paso es identificarlo. Encuentre las tareas, pasos o actividades que ralentizan la gestión de calidad. Y créanme, esto no siempre será fácil (o casi nunca lo será), porque tenemos una visión adicta del proceso en sí. Dejar este “modo automático” para ingresar a un “modo de búsqueda” siempre es complejo. (En este punto, una consultoría Lean, por ejemplo, puede ayudar mucho).
PD: ¡Esta identificación será un poco más fácil si el proceso se documenta en un flujo que representa exactamente cómo es!
Sin embargo, una vez que identifique los puntos de redundancia, básicamente tendrá tres caminos a seguir:
1 – Eliminar la tarea, actividad o etapa
Créame, las actividades que no tienen absolutamente ningún valor o utilidad para el proceso son más comunes de lo que pensamos. Cosas que simplemente no deberían existir, que en el pasado incluso tenían sentido, pero que simplemente se volvieron inútiles con el tiempo.
En tales casos, es simple, simplemente elimine y ya está. Lo curioso aquí es que incluso puede generar algo de fricción. Es posible que las personas no acepten bien la exclusión, pero no la van a sentir sino hasta después de un tiempo.
Dependiendo del nivel de burocracia de sus despidos (y de la empresa en general), ¡solo aquí la gestión de calidad dará un buen salto! Créame
2 – Calificar a las personas
A menudo, los despidos se deben a la falta de competencia de las personas (entiendan la competencia como la suma de Conocimiento, Habilidad y Actitud).
Cuando las personas no están lo suficientemente calificadas para realizar el proceso, es natural que surjan algunos despidos. El control, por ejemplo, que hacemos sobre el trabajo del otro es una redundancia. Piensa en mí, si la persona fuera competente, no necesitaríamos evaluar su trabajo. Después de todo, es como dice Crosby: “Hacer las cosas bien desde la primera vez”.
Además, cuanto más calificamos, más vemos redundancias en los procesos. Comenzamos a percibir otras formas, a ver otras realidades y formas de hacer. Lo que da autonomía para actuar y mejorar sin que alguien tenga que señalarnos esto.
3 – Invertir en tecnología
También se encontrará con situaciones donde los despidos están fuera de los límites humanos. Y eso significa que no podrá eliminarlos a menos que invierta en tecnología
Problemas como las colectas que realiza manualmente pero que podrían automatizarse. Recordatorios de que también debe disparar manualmente, pero también podría automatizarse. E incluso pase horas reuniendo informes que los sistemas informáticos entregan con un solo clic, de manera simple, ordenada y sin perder tiempo, incluso formateando el documento.
Es un error pensar que solo la automatización eliminará todas las redundancias en su Sistema de Gestión de la Calidad. Aunque muchos de ellos pueden ser reemplazados por rutinas automáticas, con poca o ninguna interacción humana. Sin embargo, la automatización permite allanar el camino para que florezca la burocracia y la lentitud.
Me gusta citar una frase que aprendí de Monise : “la tecnología no es gestión” (de hecho, ella usa la palabra software: “el software no es gestión” – Hoy estoy lleno de adaptaciones, jaja). Pero en muchos casos es esencial que las cosas evolucionen.
Creo que es como tener un barco. ¡Tener un barco definitivamente no es navegar! ¡Pero sin un barco claramente no puedes navegar! Jeje.
Las inconsistencias en el Sistema de Gestión de la Calidad también generan redundancias.
Hay otro caso que no se ajusta a lo que dije antes. No se trata de tareas inútiles, falta de habilidades y necesidad de tecnología. Tiene que ver con no hacer lo que definimos, no vivir realmente la calidad
Cuando, por ejemplo, un TI o procedimiento está desactualizado, el empleado a menudo tiene que detener a otra persona para obtener información. Si el procedimiento fuera correcto, nadie necesitaría detener a nadie. Y si no se necesita hacer algo que se está haciendo, ¡tenemos una redundancia!
En este ejemplo, tenemos algo que ya se ha definido. Sabemos que esto ayudará a que la empresa sea mejor y más rápida. Sabemos que este es un factor importante que necesita atención. Sin embargo, por varias razones, no lo hacemos. Y las consecuencias de esta “negligencia” son muchos, muchos puntos de redundancia que no deberían existir.
¿El problema es la gestión de calidad?
Cada vez más, nos esforzamos por demostrar que la calidad no está separada de los procesos de la empresa. ¡De hecho, la calidad es gestión y punto! Sin división, separación o nicho.
Entonces, si sabe que tiene una “Gestión de calidad” lenta, malas noticias: ¡su negocio es lento! Y puede ser extremadamente perjudicial para cualquier objetivo que esté buscando.
Sospecho un poco, porque por aquí estamos casi obsesionados con hacer las cosas más rápido (lo que de todos modos también trae algunos problemas). Pero creo que su próximo paso ahora es analizar qué redundancias están obstaculizando el flujo de procesos. ¡Después de eso, es Guerra Total para eliminar la lentitud!