Los planes de acción son esenciales para los que quieren llegar a algún lugar, y hay buenas prácticas que pueden tenerse en cuenta para su elaboración. Sin embargo, según Falconi, hay malos planes de acción, que son los que no generan ningún resultado. Pero ¿cómo reconocerlos?
Varias empresas están ejecutando planes para mejorar sus procesos, aumentar la productividad de los equipos, generar compromiso con la calidad, entre muchos otros. Pero estas acciones se alargan en pequeñas actividades que parecen interminables, trabajosas, y en las que el progreso se arrastra lentamente.
El sábado pasado, me senté y dije que sólo haría otra actividad después de escribir un texto para el Blog de la Calidad. A partir de ahí empecé a leer varias cosas de diversos temas para ver si tenía alguna visión o si se me ocurría algún tema interesante que fuera bueno para abordarlo aquí.
Sin embargo, el lunes no había escrito nada.
¿Cuál era mi problema?
- Tenía un objetivo claro: escribir un texto para el Blog.
- Tenía referencias: varios blogs y sitios web favoritos que leo a menudo.
- Me concentré: leí seriamente durante horas, prácticamente 15 horas, sumando todas ellas.
- Sabía lo que tenía que hacer: tengo el hábito de escribir, lo que hace que esta tarea no sea algo totalmente nuevo.
- Tenía un propósito: ¿quién no cree que sea genial compartir conocimientos y experiencias?
Después de analizar estos hechos, terminé descubriendo que mi plan de acción es malo simplemente porque tiene estas 3 características principales:
1 – Establecer metas que no aclaran el objetivo
Un objetivo necesita una meta y una meta necesita un objetivo.
Cuando me propongo una meta que no deja claro el objetivo, tengo esa sensación de que, no importa la dirección en que camine, estaré en camino hacia la meta.
Si pasara todo ese tiempo en las redes sociales, ¿podría obtener alguna información sobre un nuevo texto? Sí, y si me pasara el día hablando con mi madre sobre la vida, ¿podría tener una idea de qué escribir? ¡Sí! Si durmiera todo el día, ¿podría soñar con algo que me diera alguna idea? Vaya uno a saber…
Supongamos que tengo el objetivo de “mejorar los procesos de la empresa”, entonces desplegaré este objetivo poniéndome la meta de “Mejorar el proceso de atención al cliente en 2 semanas, para que tenga más velocidad, aumentando la asistencia diaria de 10 a 16”. Fui más específica, dije un plazo y dije un resultado. No todos los planes de acción servirán para lograr ese objetivo.
Recuerde: los objetivos mal fijados conducirán a planes de acción que no darán resultados.
Cuando cualquier plan de acción se ajusta al objetivo, hay muchas más posibilidades de no llegar a ninguna parte. En este caso, es bueno deconstruir los objetivos. Quizá si el mío fuera: “Escribe un texto sobre cómo los objetivos pueden influir en tu resultado, para publicarlo el martes en el Blog de Calidad” sería más fácil.
Si te fijas objetivos S.M.A.R.T. tendrás menos problemas.
2 – ¡Parece que está ejecutando, pero no es así!
Hay planes de acción que llevan a una falsa sensación de ejecución, pero en realidad, no se ha salido del plan: “Leer un texto sobre indicadores”, “Comprobar un informe de productividad”, entre otros. En mi ejemplo, estuve “leyendo blogs de referencia” durante 2 días. ¡¡¡No me salí del plan!!! ¡Estuve en el P de PDCA todo ese tiempo! De hecho, lo que definiría mi ejecución sería escribir.
Y, de hecho, ni siquiera lo consideré una acción. Si hubiera enumerado todas las acciones necesarias para llegar al resultado esperado, tendría una visión mucho más clara del trabajo. Tal vez habría definido un tema antes de ir a estudiar, así distribuiría el tiempo de forma asertiva.
3 – ¡No hay un resultado específico y medible!
Cuando el plan de acción no genera un documento, o un número, o una evidencia clara, o algo para aplicar el paso CHECK y ACTION del PDCA, no es un plan de acción, ¡es una tarea!
Un BUEN plan de acción genera un resultado. En mi ejemplo, “escribir el artículo para el Blog”, a pesar de no especificar un tema, genera un documento, algo que es posible verificar. Pero en el plan de acción “Leer referencias del blog”, no genera nada. ¿Cómo medir el resultado del conocimiento? ¿Cómo saber cuánto ha contribuido a mi objetivo? Es prácticamente imposible.
Las tareas no tienen la obligación de dar resultados complejos. “Pagar una factura”, “Ir a una reunión”, “Enviar un correo electrónico”, “Leer un artículo”, ¡son tareas! No es necesario aplicar el ciclo PDCA en él, a lo sumo el PLAN y el HACER… sólo se puede aplicar el PDCA completo de forma efectiva, especialmente el CHECK y el ACTION, en los planes de acción.
Trabaje con disciplina y cambie hábitos
En el momento de escribir esto, estoy revisando y mejorando mis planes de acción para aumentar mi curva de productividad y mis resultados. Tiene más que ver con un cambio de hábito y disciplina, pero si lo prueba notará la gran diferencia que puede hacer.
Si conoce más características de los malos planes de acción, ¡Cuéntenoslo!