¿Cómo gestionar los procesos con el ciclo PDCA?

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Jeison

Jeison

El ciclo PDCA es un método de calidad famoso por su facilidad de comprensión y por los beneficios que genera para las acciones dentro del flujo, ya que este organiza las actividades de forma que se definan todos los recursos necesarios para su ejecución de manera que se controlen y analicen sus resultados.
Lo que mucha gente no ve es que esta sencilla y potente herramienta se puede aplicar para cualquier cosa, en definitiva, incluso para documentar y organizar un proceso. Cuando diseñamos un flujo de proceso, o describimos las actividades del procedimiento, centrándonos sólo en la ejecución, muchas veces algunos puntos importantes pasan desapercibidos, como por ejemplo, el control de rendimiento de las actividades.
Una forma de garantizar que el proceso tenga toda la información necesaria es escribirlo teniendo en cuenta la estructura PDCA. Pero ¿cómo hacerlo?

PLAN – Planificación

Todo proceso tiene una fase de planificación. Generalmente suele estar relacionada con sus entradas o con lo que hay que hacer al recibir la información que activa el proceso. En esta primera fase definimos lo que hay que hacer antes de ejecutar el proceso: ¿qué hago antes de iniciar la operación del proceso? A veces está relacionado con la realización de una investigación, con la organización de la información que llega de otros procesos o incluso con una reunión.
Lo que también se puede describir es la relación de este proceso con los objetivos estratégicos de su empresa, esto hará evidente que el contexto de la organización en relación con este proceso fue considerado, creando ya una base de datos para la fase de verificación.
Por lo tanto, su planificación de procesos debe explicar:

  • Qué roles son los responsables de llevar a cabo las actividades;
  • Qué resultados producen las actividades;
  • Cuando se realizarán las actividades y cuáles son los eventos que las desencadenan;
  • Dónde se llevarán a cabo las actividades;
  • Qué sistemas de información apoyan las actividades;
  • Cuáles son los riesgos y las oportunidades de las actividades.

Por ejemplo, en el proceso de auditoría, la fase de planificación describe la frecuencia de las auditorías de cada proceso, quién las realizará, a quién se auditará y qué norma se utilizará.

DO – Ejecución

La etapa de ejecución debe contener todas las actividades necesarias para llevar a cabo el proceso. Esta es la etapa más “fácil”, ya que generalmente lo que escribimos es todo lo que hay que hacer. Si todavía tiene dificultades para describir la ejecución del proceso, hay algunos artículos aquí en el Blog de la Calidad como 6 pasos para no complicar la ejecución de tus procesos” o “Cómo escribir buenos procedimientos” que pueden ayudarle a ser más claro y objetivo.
Esta fase debe contener:

  • Qué hacer con las entradas que llegan al proceso;
  • Cuáles son las actividades del proceso y cómo ejecutarlas;
  • Cómo se generan y entregan los resultados del proceso.

En el proceso de cuentas por cobrar, por ejemplo, las actividades de ejecución podrían ser: emisión de la factura, el envío al cliente y la contabilización de las cuentas por cobrar.

CHECK- Verificación

La fase de verificación tiene como objetivo supervisar el rendimiento real del proceso frente al rendimiento esperado, evaluando si la ejecución se ha desarrollado según lo previsto y si se han alcanzado los resultados. Ahora bien, hay dos criterios de verificación: el primero es cómo se controla la ejecución del proceso y el segundo es cómo se analiza el resultado del proceso. En este paso se describirá cómo se supervisará el proceso, definiendo qué controles se aplicarán y cómo se recogerán y evaluarán dichos controles.

ACT – Actuar de manera correctiva

El último paso del PDCA, actuar de forma correctiva, depende de que se produzca la fase de verificación, pues es la que garantiza que el proceso mejore constantemente. Las acciones para la gestión del cambio suelen provenir de esta fase del proceso.
Así que, con los datos obtenidos de la verificación del rendimiento, es necesario:

  • Formular acciones correctivas para detener los resultados insatisfactorios.
  • Formular acciones de mejoría para aumentar los resultados satisfactorios.

Estas acciones iniciarán otro ciclo PDCA, ya que también necesitarán planificación, ejecución, verificación y acciones correctivas, y se discutirán en las reuniones de evaluación y mejoría de los procesos.
PDCA
Aplicando el ciclo PDCA, podemos documentar y gestionar completamente los procesos, evitando la falta de alineación con los objetivos de la organización y el trabajo en “contra de cualquier incendio”, simplificando y agilizando la ejecución del proceso.

Referencia:
BPM CBOK Versión 3.0 – ABPMP Brasil
Palabra clave: ciclo PDCA
Autor: Jeison
Meta Descripción: El ciclo PDCA es un método de calidad simple y poderoso, si se aplica a cualquier cosa, incluso para documentar y organizar un proceso.

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