Ocasionalmente llegan algunas preguntas aquí en el blog sobre cómo definir el Contexto de la Organización en la ISO 9001: 2015. Personas que quieren saber: ¿Qué herramienta utilizar?; cómo hacer la definición del contexto; si el método X, Y o Z es el adecuado; por citar un ejemplo. La verdad es que no existe correcto o incorrecto, ni siquiera una herramienta obligatoria para ello. Si su auditor requiere alguna, puede decirle a él y preguntar dónde está escrito en la norma que es obligatorio usar la herramienta A, B o C.
Sin embargo, una de las herramientas más utilizadas para determinar el contexto es la Matriz SWOT, que ya era utilizada en los planes de negocio mucho antes de que la ISO 9001: 2015 requiriera ese análisis. En este post, me gustaría proponer una forma de hacer la matriz SWOT aún más eficaz, mezclándola con el diagrama de Ishikawa.
Es importante resaltar que no voy a explicar cómo utilizar estas herramientas. Entonces, si usted todavía no está familiarizado con ellas, le sugiero que lea nuestros posts sobre Matriz SWOT y nuestra “guía de uso” del diagrama de Ishikawa, Sólo después vuelva a ese post, su lectura va a ser mucho más productiva.. 😉
Piense en todos los aspectos de su empresa
Básicamente, para realizar un análisis SWOT, usted necesita analizar su empresa en 4 aspectos fundamentales:
- Las fuerzas que ella ya posee;
- Las oportunidades que pueden ser perseguidas,
- Las debilidades que necesitan ser atacadas;
- y las amenazas que rondan el negocio.
Es relativamente sencillo hacer este análisis, sin embargo, a la hora de profundizar el análisis y pensar en cada uno de estos ítems por separado, puede ser un poco complejo ver la organización de forma más sistémica, pero generalizada.
Para facilitar a análise e torná-la mais abrangente, é possível focar nos itens de verificação do Diagrama de Ishikawa. Em cada um dos aspectos da SWOT, você pode fazer uma espinha de peixe procurando, por exemplo, por oportunidades em mão de obra, máquinas, materiais, meio ambiente, métodos e medidas (os 6Ms).
Esto va a garantizar un mayor nivel de detalle a su análisis y ayudarle a ver su empresa en su conjunto, no dejando de lado ningún requisito importante.
Ejemplo de análisis del contexto de la organización que combina SWOT e Ishikawa
Para ejemplificar, imagine que vamos a realizar el análisis SWOT de la Tornearía Ramos (Yo no tengo torno, es sólo un ejemplo mismo, je je). Vamos a analizar las fuerzas de esa empresa. Basta seguir con la metodología SWOT y enfocar nuestro análisis en los 6Ms de Ishikawa, entonces, podríamos llegar a las siguientes conclusiones:
Maquinarias:
- Maquinaria nueva, lo que confiere más agilidad a los procesos;
- Sistemas de torno computarizado (Torno Control Numerico) , lo que garantiza mayor numero de piezas conformes;
Materiales:
- Asociación con buenos proveedores, garantizando la continuidad y la conformidad de las materias primas.
Mão de obra:
- Equipo experimentado y baja rotación, lo que garantiza más agilidad y confiabilidad en los procesos.
Medio ambiente:
- Tradición en el mercado de tornería
Método:
- Proceso de calibración de los equipos consolidado, garantizando un bajo número de retrabajo
Medidas:
- No encontrado.
Vea como quedo mi Diagrama de ISHIKAWA
Ahora basta con llenar la SWOT con las fuerzas que usted identificó usando el Ishikawa. Se percibe que la mecánica de análisis del diagrama (la forma en que utiliza la herramienta) no cambia, sólo hay un cambio en lo que está buscando. Normalmente, usted estaría buscando la causa-raíz de un problema ocurrido en su empresa; aquí usted utiliza la estructura del análisis para buscar los puntos fuertes de su organización.
Esto es interesante porque amplía su campo de visión a la hora de analizar la empresa. La SWOT, por sí sola, ya ayuda bastante, pero aun así hay mucha información que se puede dejar de lado y es mucho más complicado intentar evaluar todo al mismo tiempo.
Para encontrar las Oportunidades, Debilidades y Amenazas, basta repetir el proceso de análisis, buscando, por ejemplo, por amenazas referentes a los materiales utilizados o al ambiente de la empresa.
Algunas salvedades
Observe que no es obligatorio rellenar TODOS los campos de Ishikawa. Si su empresa no tiene una fuerza relacionada con las máquinas utilizadas, por ejemplo, no es necesario rellenar este campo. En mi matriz, no encontré una fuerza relacionada con las medidas.
Sin embargo, la existencia de campos en blanco en el análisis de fuerzas puede revelar una debilidad o amenaza a su empresa, después de todo, si sus equipos no son los mejores del mercado, por ejemplo, puede que usted esté trabajando con máquinas obsoletas, reduciendo sus entregas. Esto puede ser considerado como una oportunidad de mejora.
Además, el diagrama de los 6Ms fue diseñado originalmente por Kaoru Ishikawa para analizar factores internos de la organización, es decir, situaciones dentro de las organizaciones que causan problemas de cumplimiento o rendimiento, por ejemplo. Al utilizar este diagrama para optimizar el análisis SWOT, hay que dejar bien claro que tanto factores internos como factores externos tienen que entrar en la ecuación.
En mi análisis, por ejemplo, podemos ver en “Medio Ambiente” que hay un factor externo: la credibilidad (tradición) que la empresa tiene con los clientes que atiende. Es un hecho que esto se debe al buen desempeño (interno) de la organización, sin embargo, es una percepción del mercado en que está inserta, una percepción que elementos externos tiene respecto a las entregas de esa empresa.
Algunos consejos mas
Utilizar estas dos metodologías en conjunto no va a resolver todos sus problemas. Llamar a todo el equipo (o sólo a los líderes) sigue siendo vital para un análisis SWOT de calidad. Y hacer una reflexión en cada uno de los aspectos ayudará a no dejar nada de lado.
Además, sugiero fuertemente que usted no analice todos los aspectos en la misma reunión. Monise también habló sobre esto en el eBook Cómo montar un proceso de gestión de riesgos de cero , cuando se enfoca, por ejemplo, en las debilidades de su empresa, todos se concentrar en ese aspecto y el cambio de contexto puede ser un poco complicado, las personas pueden no conseguir “parar de pensar” en las debilidades. Esto hará que su análisis sea menos productivo o, incluso, incompleto.
Programe una reunión para las Fuerzas, Oportunidades y otra para las Fuerzas y debilidades, en días diferentes. Dependiendo de la complejidad de su organización, puede fijar incluso un encuentro para cada aspecto de la SWOT. De esta forma, usted conseguirá obtener el máximo de la metodología y hacer un análisis que realmente ayude a su empresa y pensar mejor sobre lo que puede ayudar u obstaculizarlos a alcanzar los resultados deseados.
No es sobre llenar la hoja de cálculo, es sobre pensar en el futuro
Reforçando, essa não é a única forma de analisar o contexto da sua organização, existem várias outras formas, como o Canvas, por exemplo. Mas a SWOT é uma metodologia relativamente simples e bastante interessante. Se bem executada, irá fornecer um bom panorama da situação atual da sua empresa e ainda estar de acordo com ISO 9001:2015.
La Definición del Contexto de la Organización por la norma es una manera de hacer que los gestores de las empresas piensen más allá de la ejecución de sus procesos, atentándose a aspectos que pueden traer más resultados a las empresas o reducir la posibilidad de que sorpresas entorpecen la estrategia adoptada por la organización.
Entonces, esta definición no sólo sirve para cumplir con un requisito ISO, ¡por el contrario! Ella sirve para ayudar a que la empresa sea más sostenible, conectando la situación actual de su empresa a lo que espera a largo plazo. Y eso significa generar acciones hoy para cosechar los frutos mañana.