ISO 9001:2015 – Información Documentada (Parte 1)

Desde el lanzamiento de la ISO 9001: 2015, lo que en la versión anterior era documentos y registros, ahora llamamos información documentada, que es un término común de las normas ISO y sistemas de gestión que se adhieren al Anexo SL.

A pesar de la terminología nueva, los requisitos del ítem 7.5 no difieren tanto de la versión 2008, lo que hará que las actividades de control de documentos no tengan tanto impacto, el mayor cambio es que necesitamos ver los documentos de otra forma y los formatos se ha vuelto más flexible, es decir, está más claro que la información puede estar documentada en cualquier medio, ya sea un documento en papel, vídeo, foto, disco de computadora, software, etc.

El requisito 7.5.1 de la ISO 9001: 2015 habla sobre las generalidades de la información documentada:

El sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir:

a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional;

b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

NOTA La extensión de la información documentada para un sistema de gestión de la calidad puede variar de una organización a otra, debido a:

— el tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios;

— la complejidad de los procesos y sus interacciones; y

— la competencia de las personas.

Esta documentación es la información que debe ser controlada y mantenida por la organización en el formato en que está contenida. Esto significa que, si usted decide guardar una información en foto, por ejemplo, usted tendrá que controlar y mantener en este formato, tomando los cuidados y medidas necesarias para eso, o sea, ¿la foto tendrá un código? ¿Tienes un lugar adecuado para guardar, identificar y conseguir encontrar la foto cuando sea necesario?

Independiente de los formatos que decida trabajar, debe guardar la información pertinente a:

• Sistema de gestión de la calidad, incluidos los procesos relacionados;
• Información que fue creada para que la organización pueda operar (documentación);
• Evidencia de resultados alcanzados (registros).

Uno de los objetivos de la revisión de la ISO 9001: 2015 es hacer que la documentación requerida por la organización sea más relevante para los resultados de la organización, es decir, no es para caer en la constante avalancha de documentos sin propósito, es para tener la información documentada necesaria para apoyar el ” crecimiento de la organización y evidenciar estos resultados. De esta forma, comenzamos a entender la documentación y su control como parte del apoyo necesario para alcanzar la estrategia de la empresa.

A partir de ese cambio de mentalidad, necesitamos hacer un análisis crítico de los documentos existentes e identificar oportunidades de optimizar nuestro sistema, o sea, eliminar, unificar o crear documentos, si es necesario. Usted puede comenzar este trabajo preguntando:

• ¿TODOS nuestros documentos están contribuyendo a cumplir nuestra planificación estratégica?
• ¿Todos son entradas, salidas o medio de un proceso que tiene un indicador? Es decir, ¿contribuye a algún resultado relevante de la organización?
• ¿Entrega algún valor para las partes interesadas que he fijado como importantes?

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