ISO 9001:2015 – 6.3 Planificación de los Cambios

El requisito 6.3 Planificación de los cambios, de la ISO 9001: 2015, de cierta forma ya existía en la versión 2008, pero disgregado a lo largo de la norma. Ahora, está destacado en un requisito específico y, por lo tanto, ha ganado más importancia en los sistemas de gestión.

Este requisito, así como algunos otros de la nueva norma, generó varias dudas en el personal,  tales como:

• Necesito un procedimiento de planificación de cambios?
• ¿Tengo que crear un proceso de gestión de cambios?
• ¿Qué tipo de hoja de cálculo debo utilizar para controlar los cambios?
• ¿Necesito utilizar esta hoja de cálculo para todos los cambios?

En el artículo de hoy, voy a hablar sobre el requisito 6.3 Planificación de cambios y tratar de responder a estas preguntas. Espero poder mostrar que este artículo es un poco más simple de lo que la gente se imagina. Antes de continuar, veamos lo que dice la norma:

6.3 Planificación de los cambios

Cuando la organización determine la necesidad de cambios en el sistema de gestión de la calidad, estos cambios se deben llevar a cabo de manera planificada (véase 4.4).
La organización debe considerar:
a) el propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales;
b) la integridad del sistema de gestión de la calidad;
c) la disponibilidad de recursos;
d) la asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.

Cada cambio es único y necesita ser tratado así

La primera cosa que usted necesita analizar en este punto es la complejidad del cambio que se realizará. En general, existen dos tipos de cambios a considerar: los que no causan (o casi no causan) ningún impacto en su empresa;  y las que pueden aumentar sus resultados o colocar su SGC en riesgo

Dicho esto, es más fácil entender que no es posible tener un “formulario de planificación de cambios” o una “hoja de gestión de cambios” que encaje en todas las situaciones, porque cada cambio que usted haga necesitará una planificación específica.

Lo importante aún es tener alguna “directiva”, algo que guíe la planificación de cambios dentro de su empresa. Aquí en Forlogic, por ejemplo, hacemos una “planificación de cambios” más completa, más controlada, en los proyectos estratégicos. Ya en los tácticos, no hay tanto control, y cada líder tiene la libertad para ejecutarlos junto con sus equipos.

El control del portafolio de proyectos estratégicos es mayor justamente porque decidimos que esos cambios estratégicos deben ser mejor analizados, deben ser conducidos con más atención. ¡Esta claridad en relación al impacto de los cambios debe estar bien definida dentro de su empresa! De lo contrario, usted y su equipo van a querer usar, por ejemplo, un 8D para todos los cambios, y si usted estandarizar la misma “tratativa” para todo en su empresa, en muchos casos, va a generar documentación y trabajo innecesarios, que pueden llevar a la burocracia.

Entonces, ¿cómo puedo cumplir este requisito?

Si usted tiene un sistema de gestión de calidad que se ejecuta en su empresa, usted probablemente ya gestiona los cambios de su empresa, aunque no lo sepa. Digo esto por, si usted utiliza alguna metodología de mejora continua (como el PDCA, el 8D o el MASP) usted está alterando aspectos de sus procesos de forma sistematizada y planificada.

Cuando usted trata una NC, por ejemplo, usted analiza las causas, traza planes de acción, define responsables y monitorea los resultados de ese trabajo. Al hacer esto, está analizando críticamente el SGC y cambiando lo que se necesita. Todas estas rutinas (análisis de causas, planificación, ejecución y monitoreo) son la “planificación de cambios de su organización”.

Entonces ¿solamente tratar NC´S ya basta para “Planificar los Cambios”?

No, pues la trata de NCs trabaja con un único aspecto de su SGC: las salidas no conformes. Sin embargo, hay varios otros cambios que pueden ocurrir en su empresa. Por lo tanto, es importante entender que los cambios pueden tener diversos orígenes: pueden venir de las reuniones de análisis crítico, de la gestión de riesgos, de las no conformidades, de las encuestas de satisfacción, pueden tener origen en alguna normativa o requisito legal de su negocio, y varios otros ejemplos que no caben en este post.

Algunos cambios, por ejemplo, pueden ser muy complejos y necesitar un monitoreo más profundo. Imagine cambiar todo el diseño de la línea de producción, teniendo que manejar máquinas sensibles o que pesan más de 1 tonelada. Si este cambio no se planea, pueden producirse muchos retrasos en las entregas, las máquinas se averiar y hasta perder la productividad después del cambio. ¿En ese caso, usted abriría una NC´s? Probablemente no, ¿no es así?

Para hacer esta transición desde la línea de montaje, por ejemplo, podría abrir un proyecto específico y trabajar en él de forma más enfocada, montando varios pasos basados en el 5w2h. En ese caso, usted planearía cada detalle pensando en cómo cambiar el diseño de su fábrica de la mejor manera posible. Así, el 5w2h sería la herramienta elegida para auxiliar la planificación de ese cambio.

Analizando críticamente el cambio

Es obvio que todos buscamos más resultados para nuestras empresas. Pero decir que necesitamos planear los cambios para alcanzar más resultados puede ser un poco abstracto. Por eso, la ISO 9001: 2015 indica algunos factores que pueden ser tenidos en cuenta a la hora de planificar los cambios, veamos:

a) el propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales;

En este punto, hay dos factores importantes. El primero tiene que ver con entender por qué el cambio está siendo hecho , y eso es lo que debe orientar la planificación. Sólo entendiendo el propósito de cambiar algo es posible planificar acciones que realmente ayuden a alcanzar el objetivo.

Y el segundo tiene mucho que ver con riesgos. Pues antes de efectuar los cambios en la práctica es preciso pensar cuáles pueden ser las potenciales consecuencias de esos cambios, que nada más es que gestionar los riesgos presentes en el proceso de cambio. ¿Qué sucede si cambia de proveedor? ¿Qué pasa si cambia el diseño de la fábrica? ¿Qué pasa si cambia mi flujo de trata de NCs? Y este aspecto está muy ligado al siguiente tema (sobre el ítem b, pero ya llego allí).

También es importante encontrar formas de saber si el propósito fue alcanzado (después de que el cambio ocurra), pues no todos los cambios son simples de ser visualizados. Tal vez, entonces, sea interesante vincular un indicador al cambio, o crear uno que la evalúe, para saber si lo que usted se propuso hacer bien o no.

b) la integridad del sistema de gestión de la calidad;

No se puede planificar cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad si el Sistema de Gestión de la Calidad no existe, ¿no? Y eso es lo que trata de asegurar que, incluso después de los cambios que usted desea realizar, su SGC continuará funcionando, continuará ayudando a su empresa a entregar conformidad y aumentar la satisfacción del cliente, a alcanzar los objetivos preestablecidos.

Este elemento puede incluso parecer tonto si pensamos en todo el sistema, pero cuando lo traemos a esferas menores, para cambios menores, tiene todo sentido. Usted necesita pensar en cómo los cambios pueden afectar negativamente a su SGC, evitando que los cambios dañinos a él se ejecuten. Después de todo, ¡usted necesita garantizar la integridad del sistema de gestión de la calidad!

Considere un cambio en su cadena de proveedores ese cambio le impide entregar en el plazo combinado e impactar negativamente la satisfacción del cliente, ¿usted realmente debe ejecutarla? La satisfacción del cliente es un aspecto importante del SGC (¡eso es un hecho!), así, al perjudicarla, usted está perjudicando la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad.

c) La disponibilidad de recursos;

También será necesario garantizar que los recursos necesarios estén disponibles para realizar los cambios. Aquí, es interesante pensar de manera más amplia, pensando no sólo en los recursos necesarios para efectuar el cambio en sí, sino también en los que serán necesarios para mantener el status del cambio.

Este ítem refuerza la necesidad de una planificación de cambios bien elaborada, pues no basta cambiar, es necesario que ese cambio sea sostenible y se mantenga a largo plazo. En muchos casos, después de realizar una acción de mejora en el SGC, por ejemplo, son necesarios recursos que ayuden a consolidar la ejecución de las tareas o mantener los procesos funcionando. En estos casos, no sirve de nada cambiar, es necesario tener medios para mantener el cambio en la rutina de las personas.

d) la asignación o reubicación de responsabilidades y autoridades.

No es raro, al cambiar algún proceso del SGC, también hay que cambiar quién ejecuta las tareas, analiza indicadores o administra las NCs, por ejemplo. Y estos cambios en los papeles también tienen que ser considerados.

Pensando en ese aspecto, es posible, por ejemplo, anticipar la necesidad de contrataciones o incluso reubicar equipos en puntos específicos del proceso o proyectos. Además, al pensar en quién va a actuar en qué cargo o papel después de los cambios, usted también comenzará a analizar las competencias de las personas, identificando la necesidad de entrenamientos y capacitación

Algunos cambios en el SGC fracasan por el simple hecho de que no hay nadie responsable de garantizar que se incorpore a los procesos, por no tener un líder responsable de mantener la mejora activa después de que el trabajo de cambio acaba.

No se preocupe en sólo atender la ISO, anticipe riesgos y aproveche oportunidades

Podemos decir que la planificación de cambios no es un elemento de la ISO 9001: 2015, sino un requisito importante de su SGC. La preocupación aquí no debe ser en crear documentos, sino asegurar que los cambios sean significativos y traigan buenos resultados para la empresa.

Además, si usted estaba atento al texto, debe haber percibido que en realidad el requisito 6.3 La planificación de cambios no es nada nuevo, mucho menos un mostruo de 7 cabezas. Por el contrario, es una forma de que la ISO 9001 diga a las empresas que ellas necesitan evolucionar su gestión, planeando y ejecutando cambios de acuerdo con lo que fue planeado, y no con acciones inconexas y sin objetivo.

Planifique los cambios mediante la conexión a indicadores y objetivos estratégicos

Generalmente, los proyectos estratégicos son las acciones que provocan más cambios significativos dentro de las empresas, incluso porque generalmente son esos proyectos que trabajan las visiones a largo plazo. Y cuanto más grande y más importante sea el cambio que usted desea ejecutar en su empresa, mayor será el nivel de información que usted necesitará manejar, principalmente pensando en los proyectos estratégicos de su empresa.

Sin embargo, cuando el flujo de información es alto, puede ser difícil controlar el progreso de la estrategia y la ejecución de las actividades. La gente puede no actualizar las hojas de cálculo y mantenerse actualizado acerca de lo que ya se ha ejecutado o no puede ser más difícil que trabajar en los planes en sí.

Pensando en ello, creamos  Forlogic Planner, una herramienta que ayuda a controlar esa información. Planner muestra de forma visual cómo los proyectos están conectados a los objetivos estratégicos ya los indicadores de la empresa, facilitando el control y ayudando a planificar cambios a nivel estratégico dentro de la organización.

Acceda a nuestro sitio y solicite una presentación de Planner con ejemplos de su empresa. Nuestros auditores líderes ISO 9001: 2015 le mostrará cómo podemos ayudar a su empresa a planificar y realizar cambios que realmente traen resultado!