Gestión de procesos

Porque descentralizar el proceso de Gestión de No Conformidades

gestão de não conformidades
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El proceso de Gestión de no conformidades es esencial para cualquier negocio. A través de él podemos reducir costos, eliminar desperdicios, mejorar y acelerar el proceso. Además, por supuesto, para garantizar que atendemos mejor al cliente.

Y creo que las personas finalmente están entendiendo la importancia de tratar las ocurrencias. Prueba de ello es que muchas empresas nos han pedido ayuda para descentralizar el proceso de gestión de la no conformidad.

El artículo de hoy es solo para hablar sobre descentralizar las NC´s  Y escribiré sobre esto porque sé que todavía hay muchos CN que están siendo tratados “dentro de las 4 paredes” del sector de la calidad cuando, de hecho, tuvieron que ser tratados en el proceso mismo.

La paradoja del compromiso (o la falta de …)

La calidad a menudo mantiene el proceso de gestión de No Conformidades centrado en sí mismo porque “los empleados no están comprometidos” y “no se ejecutan las acciones”. sin embargo, sin mucha dificultad encontramos que esta tarea nunca se les dio.

Nunca nadie ha delegado una NC para que los empleados la traten; no discutió con ellos el problema y la importancia de trabajar en ello. A veces ni siquiera les explico el proceso. Con esto, en el primer intento de llevar la situación al día a día, las personas son extrañas y piensan que eso no es parte de su trabajo. Y el proyecto de descentralizar el proceso va hacia atrás porque la gente no está comprometida.

Sin embargo, esto crea una paradoja. Para lograr el compromiso, las personas necesitan ver que NC cambie su vida diaria, mejore el proceso  y ayude a eliminar los problemas. No obstante, como no están involucrados en el acuerdo, no lo ven y, en consecuencia, no participan en “rutinas de calidad”. (Sé que también hay un problema de comunicación aquí, pero ese es un tema para otro texto).

Por lo tanto, descentralizar la gestión del incumplimiento es, ante todo, una forma de ayudar a garantizar una conciencia y compromiso de calidad. Después de todo, si las personas no tratan a sus propios NC, ¿cómo entenderán la importancia de la calidad para toda la empresa?

Velocidad²

Quizás no los pueda convencer con el capítulo anterior y lo encuentren todo “muy filosófico”. Así que centrémonos un poco más y hablemos de algo más tangible: la velocidad del proceso.

Sacar las NC del dominio absoluto de la calidad ayudará a hacerlos más rápidos. La calidad a menudo no funciona en todos los casos. Ya sea porque hay tantos o porque son muy complejos. Hasta ahora, creo que no hay noticias, ¿cierto?

¡Ahora piense conmigo! El enfoque del proceso de gestión de no conformidades es trabajar las ocurrencias identificadas en los procesos de su empresa. Abordar las NC no es un fin en sí mismo, es decir, no funciona para mejorar, sino para erradicar problemas y mejorar otros procesos: Los que afectan la calidad de su producto o servicio. ¡Y eso hace que el proceso sea mejor, más fuerte y más consistente!

Cuando acelera el tratamiento de las ocurrencias, está haciendo que otros procesos mejoren más rápido. Porque un proceso ágil resuelve más NC. Por lo tanto, al descentralizar el proceso de gestión de la no conformidad, también está ayudando a otros procesos a resolver sus problemas más rápido. Es una especie de efecto casacada ¡velocidad al cuadrado!

¡Las personas correctas están haciendo lo correcto!

Uno de mis procesos principales aquí en ForLogic  es escribir artículos (este texto que está leyendo es un resultado). Y creo que hago un buen trabajo, porque durante aproximadamente 2,5 años me especializo en mi proceso. Constantemente aprendo y practico lo que necesito hacer: escribir.

Y eso le sucede a cualquiera que ejecuta procesos. Trabajar diariamente en nuestras tareas les permite comprenderlas y encontrar formas de mejorar nuestro desempeño en ellas. Cuando las personas que se ocupan de las no conformidades no son las personas que ejecutan los procesos, todo ese aprendizaje y comprensión del proceso se pierde.

Esto se debe a que, aunque las personas de calidad dominan las herramientas  y metodologías, no siempre conocen el proceso a fondo. Por lo tanto, descentralizar el proceso de gestión de no conformidades ayudará a poner a las personas adecuadas en la negociación, y esto ayudará a garantizar una mayor efectividad, ya que las acciones serán planificadas por aquellos que realmente conocen el proceso.

Además, este factor también ayuda a manejar las cosas más rápido (tema del capítulo anterior) ya que participarán personas más competentes en el proceso.

¡No es una moda, es una mejora de gestión!

Sé que hablar de descentralización (lo que sea) está de moda. También sé que cada día surge una nueva moda. Y por esa razón, mucha gente deja de prestar atención a muchas cosas buenas, porque creen que es el momento.

Sin embargo, la descentralización está facilitando la ejecución del proceso, asegurando que ocurra naturalmente. Está resolviendo las cosas por aquellos que realmente se ven afectados por las acciones, generando aprendizaje y evolución. Es una parte fundamental de dar autonomía y responsabilidad a quienes lo necesitan para mejorar su trabajo.

Y todo esto es parte de una cultura fuerte en la que todos entienden su papel, entienden su importancia y actúan para evolucionar constantemente.

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