Sistema de Gestión

Porque utilizar software para la Gestión de Riesgos

Software para gestão de riscos
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En primer lugar, decidí hablar sobre el software para la gestión de riesgos por 2 razones:

Primero, porque hemos hablado sobre la automatización en la gestión de la calidad, creyendo que esta es una forma de evolucionar el trabajo y, en consecuencia, todos los procesos de la organización. Esto no es ningún secreto para ninguno de mis lectores.

Segundo, porque creo que las cosas están un poco estancadas en algunas empresas. Cuando ISO 9001   trajo la gestión de riesgos a la realidad empresarial, fue un alboroto. Nadie sabía exactamente qué hacer y el pánico fue casi generalizado.

Entonces, las personas crearon hojas de cálculo, las estudiaron, debatieron en las empresas y, para bien o para mal, elaboraron sus procesos de gestión de riesgos. Sin embargo, muchas compañías han hecho esto solo para cumplir con el estándar. O incluso no tenian un proceso tan maduro para hacer este trabajo. En ambos casos, incluso con buenas intenciones, las organizaciones no han entendido la importancia de la gestión de riesgos y no han evolucionado en  sus procesos desde la implementación.

¿La consecuencia de esto? Un conjunto de documentos que apenas identifican los riesgos. No ayudan a mejorar los procesos y a obtener más resultados. Qué sucede para:

  1. Falta de comprensión de la gestión de riesgos (proceso que Monise aborda magistralmente aquí en el Blog  y;
  2. Debido a la falta de sistemas o herramientas que brinden una gestión de riesgos efectiva (y de eso es de lo que voy a hablar hoy).

No es posible hacer la gestión por la mitad

El riesgo se puede gestionar sin software. Pero por mas competentes que seamos, existe un límite para lo que podemos hacer solo con hojas de cálculo y documentos físicos. Y generalmente son estos límites los que bloquean el proceso. Eso nos impide mejorar y lograr los resultados que deseamos.

En ese texto, no quiero analizar todo lo que un software de gestión de riesgos puede hacer por su negocio (incluso porque tendría que escribir un ebook). Así que me centraré en algunos de los factores que, sin software, se limita el el trabajo. ¡Veamos!

Centralización de la información y distribución de responsabilidades.

A menudo digo que esto es una paradoja. Si bien la descentralización del proceso es vital para ganar velocidad, efectividad y eficiencia; descentralizar su información es catastrófico.

Una empresa tiene centenas de riesgos involucrados en los procesos

Una empresa tiene cientos de riesgos involucrados en los procesos, quizás miles. Si no están bien asignados, distribuidos, es muy fácil perder el control y dejar de monitorearlos. Y mantener las existencias actualizadas es aún peor.

Pero cuando se trata de analizar un sector o contexto en particular, es imposible no necesitar toda la información en un solo lugar. ¿Cómo puede comprender la importancia del proceso  x, y o z sin tener en cuenta sus riesgos en su conjunto? Es muy lento (cuando no es inviable) realizar un análisis confiable si necesita recopilar información en cada contexto.

Y aquí es donde el software puede superar las limitaciones. Porque es posible distribuir acciones, formalizar responsabilidades y descentralizar el tratamiento de riesgos sin perder la centralización de los datos. En otras palabras, estructura el proceso en diferentes lugares, pero utilizando una herramienta integrada y estandarizada. Desde un punto de vista operativo, el proceso se extiende por toda la empresa, como debe ser. Desde un punto de vista gerencial, está unificado y estandarizado en el sistema.

Claridad en el análisis de riesgos

Cuando trabajamos en calidad , ya sea por pasión o necesidad, terminamos profundizando los problemas. Entonces comprende la importancia de definir, por ejemplo, qué impactos tiene el riesgo, qué probabilidad tiene de impactar y otra información más específica.

Pero al descentralizar el proceso, comenzará a tratar con muchas personas que no tienen exactamente el mismo conocimiento. Y eso puede ser un gran problema. Cuando se utiliza un software de gestión de riesgos, el sistema mismo tiene en cuenta algunos de estos factores. Dirigir a las personas a lo que necesita ser registrado.

“Wow, Davidson, ¡ahora ya no tendré que entrenar gente!” Si pensabas eso, calma, ¡ese no es el caso (en realidad no, jaja)! La capacitación siempre será necesaria, pero con la estandarización que traerá el software, será un poco más sencillo dirigir los ojos de las personas hacia los riesgos, ya que pueden seguir un “camino” de lo que hay que hacer. Por lo tanto, no tienen que ser maestros de gestión de riesgos de PHD para ejecutar el proceso.

Difusión de la misteriosa “mentalidad de riesgo”

Si sumamos todo lo que se ha dicho hasta ahora, nos damos cuenta de que el software ayuda a: estandarizar el proceso, distribuir acciones, definir responsabilidades   y registrar información centralmente. Y muchos sistemas también tienen capacidades de notificación y divulgación para todo lo que se les hace.

Por lo tanto, tener un software de gestión de riesgos combinado con acciones internas que fortalecen el proceso ayuda a difundir la mentalidad de riesgo. Después de todo, además de tener una base constantemente actualizada del riesgo de la empresa, las personas también reciben retroalimentación cuando se vuelve a analizar un riesgo o se produce una incidencia.

Nuevamente, esto no significa que no necesitará acciones que ayuden a las personas a pensar sobre los riesgos dentro de sus procesos. Sin embargo, el software facilitará la comunicación y ayudará a mantener informadas a las personas.

¡Hablar sobre el software de gestión de riesgos va más allá!

Finalmente, me gustaría enfatizar que tener una buena herramienta es el 50% del trabajo. Hemos tenido casos de empresas que buscan software de gestión de riesgos porque no quieren “trabajar con él”.

El software nunca reemplazará a la gestión, y el factor humano siempre será una parte fundamental del proceso. Es como dice Monise: “¡El software no es gestión! El software es la herramienta que lo ayuda a administrar mejor, pero usted todavía es responsable por hacer la gestión”

Sin embargo, el software para la gestión de Riesgos lo ayudará a cubrir puntos que normalmente se pasarían por alto, acelerar las cosas y garantizar que todo sea analizado, tratado y comunicado.

Estos factores, junto con el trabajo de sensibilización y calificación, ayudarán a su empresa a acelerar el proceso, anticipando situaciones que podrían perjudicar a la empresa o que pueden brindar oportunidades de mejora. ¡Y ese es el verdadero significado de un proceso de gestión de riesgos!

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